Parámetros y configuración del sistema

• Parámetros
• Empresa
• Página de inicio
• Información legal
• Bancos
• Impresión
• Notas de cancelación
• Comprobante de reserva
• Comprobante de pago
• Cotización
• Paz y Salvo
• Moneda
• Misceláneo

Parámetros

El módulo de Parámetros es accesible únicamente desde el menú principal y está disponible solo para usuarios con permisos de administrador.

Este módulo te permite visualizar y configurar diversos parámetros del sistema, tales como:

• Empresa: Muestra y permite editar la información configurada de la agencia.
• Página de inicio: Permite configurar la TRM que se desea visualizar en la pantalla de inicio en la sección de bienvenida, las cuales son el Dólar=USD, el Euro=EUR, el peso mexicano=MXN, el sol peruano=PEN y l
• Legal: Aquí puedes redactar toda la información referente a las políticas de la agencia, que se mostrará en todas las reservas y cotizaciones.
• Banco: Permite redactar un mensaje informativo para los clientes sobre cómo y dónde pueden realizar transferencias bancarias.
• Impresión: Configura los elementos que aparecerán en los vouchers emitidos. 
• Comprobante de reserva: En este módulo se configura la información que se mostrará en el voucher de reservas.
• Comprobante de pago: En este módulo puedes activar la opción para mostrar la información de la cuenta bancaria.
• Cotización: Ajusta los parámetros relacionados con las cotizaciones.
• Paz y Salvo: Permite la gestión y configuración de este documento.
• Moneda: Configura la moneda predeterminada y habilita otras opciones de moneda para usarlas en las reservas.
• Misceláneo: Establece el porcentaje del IVA aplicable. Configuración de la base comisionable de los agentes.
  

Empresa

En este módulo podrás gestionar la información principal de tu agencia de viajes. Aquí se puede registrar el nombre del sitio web y el número del Registro Nacional de Turismo (RNT). Más abajo encontrarás las secciones para configurar las imágenes gráficas que se usan en los distintos formatos del sistema.

Ahora, además de ingresar las URL, podrás subir directamente los archivos del logo y el pie de página, los cuales serán almacenados en CDN para mejorar el rendimiento y disponibilidad.

Podrás configurar:

• El logo de tu empresa (540px * 230px), mediante URL o carga directa de archivo
• La imagen del pie de página para formatos de impresión (1280px * 285px), mediante URL o carga directa de archivo
• La URL de la imagen de fondo general para formatos de impresión (750px * 790px)
• La URL de la imagen de fondo para cotizaciones (750px * 790px)

Esto permite personalizar todos los documentos y darle identidad visual a tu agencia en cada impresión o envío de cotización, con una gestión más sencilla y optimizada de los recursos gráficos.

Página de inicio

TRM visibles en la página principal

Esta funcionalidad permite agregar o quitar la Tasa Representativa del Mercado (TRM) de diferentes monedas extranjeras, como el Dólar (USD), Peso Mexicano (MXN), Euro (EUR), Sol Peruano (PEN) y Colón de Costa Rica (CRC). Esto facilita la consulta rápida de las tasas de cambio directamente desde la página principal, brindando una herramienta útil para la gestión financiera y operativa.

Información legal

La parametrización de la "Información legal" se refiere al proceso de configurar y establecer los distintos aspectos legales dentro de un sistema o plataforma. Esto incluye definir y personalizar políticas, términos de servicio, políticas de privacidad y cualquier otra información legal relevante para los usuarios y la empresa. Además, implica asegurar el cumplimiento normativo en las distintas jurisdicciones donde opera la empresa.

• Documentos en los que se muestran las políticas: Permite seleccionar en qué módulos se mostrarán las políticas mediante un checklist. Así, pueden elegir si desean que aparezcan en todos los módulos o solo en algunos específicos.
• Política de reservas: Detalla los términos y condiciones para realizar reservas, incluyendo los requisitos de pago, las políticas de modificación de reservas y cualquier otra información relevante para los usuarios al momento de reservar.
• Política de cancelación: Establece las condiciones y los términos bajo los cuales los usuarios pueden cancelar sus reservas, incluyendo posibles penalizaciones o reembolsos.
• Tratamiento de datos personales: Define cómo se recopilan, utilizan, almacenan y protegen los datos personales de los usuarios de acuerdo con las leyes de protección de datos aplicables, como el RGPD en la Unión Europea o leyes locales de privacidad.
• Advertencia de puntos de encuentro: Informa a los usuarios sobre los puntos de encuentro para los servicios turísticos y proporciona cualquier instrucción o advertencia relevante para su seguridad y conveniencia.
• Aviso legal: Establece las responsabilidades legales y las limitaciones de responsabilidad de la plataforma en relación con el uso de los servicios, incluyendo información sobre derechos de autor, propiedad intelectual y otras disposiciones legales.
• Advertencias por cambios en itinerarios de viajes: Informa a los usuarios sobre la posibilidad de cambios en los itinerarios de viaje y proporciona orientación sobre cómo se manejan estos cambios, incluyendo posibles compensaciones o alternativas disponibles.

Bancos

La parametrización de "Bancos" implica configurar la información bancaria relevante que los clientes necesitan conocer para realizar pagos de manera segura y efectiva. Aquí están algunos aspectos clave que se incluyen en esta parametrización:

Información bancaria: Se proporciona información detallada sobre las cuentas bancarias de la agencia, incluyendo el nombre del banco, el número de cuenta, el tipo de cuenta y cualquier otra información relevante para facilitar las transferencias de fondos.

Se parametriza las cuentas bancarias que tenga la agencia.

Impresión

La parametrización de "Impresión" abarca una serie de configuraciones importantes relacionadas con la generación de documentos impresos, tales como vouchers, recibos, cotizaciones y certificados de pago. Aquí se detallan algunos aspectos clave de esta parametrización:

Prefijos de impresión: Se establecen prefijos personalizados para los vouchers y recibos, lo que permite una identificación clara y organizada de los documentos generados.

Mostrar detalles del hotel en el voucher: Podrás activar o desactivar la visualización de la fecha de check-in y los contactos del hotel.

Configuración general de documentos imprimibles:

Fuentes, tipografía y márgenes: 

En esta sección, podrá:

• • Elegir tipografías diferentes a la actual, de entre cerca de 30 opciones diferentes.
  • Elegir el color de fondo de los títulos de las secciones de los PDF
  • Elegir el tamaño de la fuente para cada tipo de documento
  • Ajustar las márgenes

Notas de cancelación

Nota personalizable de cancelación automática de la reserva

Para editar este campo, debe tener un perfil de administrador en Airvi.

Airvi no tiene la facultad de cancelar una reserva de manera automática; esta acción debe ser realizada por un operador. Sin embargo, se ha añadido un campo especial donde puede ingresar una nota para informar al cliente sobre la eventual cancelación de su reserva si no se realiza el pago antes de la fecha límite, establecida en los campos "Fecha Límite de Pago".

Para modificar esta nota, diríjase al panel de Parámetros en el menú principal. Luego, ubique la pestaña "Comprobante de reserva" y modifique la siguiente sección:

Nota personalizable sobre disponibilidad de cupos y vigencia de tarifas.

Para editar este campo, debe tener un perfil de administrador en Airvi.

El sistema cuenta con un campo donde puede diligenciar una nota indicando al cliente que los cupos y tarifas de la cotización están sujetos a cambio y disponibilidad.

Para modificar esta nota, diríjase al panel de Parámetros en el menú principal. Luego, ubique la pestaña "Impresión" y modifique la siguiente sección:

Comprobante de reserva

En este módulo se configura la información que se mostrará en el voucher de reservas. A través de casillas de verificación, podrás activar o desactivar elementos como: el usuario que registró la reserva, el responsable, el intermediario (agencia o freelancer), los puntos de encuentro, enlaces válidos, estado de la reserva (ya sea Borrador o Confirmado), fecha de nacimiento del pasajero y el punto de encuentro en el listado de pasajeros.

Además, se pueden personalizar dos notas automáticas importantes:

• Nota de cancelación sin pago: se mostrará cuando no se haya recibido el primer pago y exista una fecha límite establecida.

• Nota de anulación automática: informa al cliente que la reserva será cancelada si no se realiza un pago antes de la fecha límite.

Estas opciones permiten controlar con precisión la información visible para el cliente en su comprobante.

Firma de contrato

El módulo de Firma de contrato permite configurar el contenido legal que será incluido en el comprobante de la reserva, destinado a la aceptación expresa de las condiciones del servicio por parte del cliente.

Configuración del texto de la firma del contrato

Texto predeterminado de firma del contrato
Permite definir y personalizar el texto legal que el cliente deberá aceptar. Este texto puede incluir:

• Confirmación de que ha leído y comprendido la información del comprobante

• Aceptación de las condiciones del servicio

• Declaración de veracidad de la información suministrada

• Compromiso de cumplimiento de las obligaciones derivadas de la reserva

Editor de texto enriquecido
El sistema cuenta con un editor que permite dar formato al texto del contrato mediante herramientas como negrillas, cursivas, alineación, enlaces y otros estilos, facilitando la adaptación del contenido a los lineamientos legales y comerciales de la empresa.

Habilitar o deshabilitar la firma del contrato
Mediante una casilla de verificación, se puede activar o desactivar la inclusión de la firma del contrato en el comprobante de la reserva.

Visualización de la firma en el voucher

Al habilitar la firma del contrato, el voucher de la reserva incluirá un apartado adicional de firma, en el cual se mostrará:

• Información del cliente titular de la reserva

• Información de la agencia

• Espacios destinados para la firma del cliente y la firma de la agencia

Este apartado se visualiza directamente en el voucher, fortaleciendo el carácter contractual del documento y dejando constancia expresa de la aceptación de las condiciones del servicio.

Comprobante de pago

En este módulo puedes activar la opción para 

• Mostrar la información de la cuenta bancaria.
  
• Mostrar archivos adjuntos en el comprobante de pago.

en el comprobante de pago. Solo debes marcar la casilla correspondiente según prefieras que esa información sea visible o no para el cliente.

Cotización

Permite personalizar los textos que acompañan las cotizaciones generadas, estableciendo tanto el diseño del texto previo como el posterior al cuerpo de la cotización, además de incluir un texto de advertencia si es necesario.

Funcionalidades principales:

1. Texto personalizable
   Diseñe y edite los textos que aparecerán antes y después de la cotización, asegurando una presentación clara y profesional para los clientes. También puede añadir un texto de advertencia relacionado con términos o condiciones específicas de la cotización.
   

   

2. Parametrización de vigencia
   Configure el número de días durante los cuales una cotización será válida, asegurando claridad sobre los plazos para el cliente.
   

   

   
   

3. Variables disponibles
   Para un diseño dinámico y personalizado, puede incorporar las siguientes variables en los textos:

   • General
     

     • Fecha de la cotización: #fecha-de-cotizacion#
     • Nombre del usuario que genera la cotización: #nombre-del-usuario#
     • Email del usuario que genera la cotización: #email-del-usuario#
     • Teléfono del usuario que genera la cotización: #telefono-del-usuario#
     • Nombre del cliente en la cotización: #nombre-del-cliente#
     • Nombre de la cotización: #nombre-de-la-cotizacion#

     Agencia
     

     • Nombre de la agencia: #nombre-de-la-agencia#
     • Dirección de la agencia: #direccion-de-la-agencia#
     • Ciudad de la agencia: #ciudad-de-la-agencia#
     • País de la agencia: #pais-de-la-agencia#
     • Sitio web de la agencia: #sitio-web-de-la-agencia#
     • Teléfonos de la agencia: #telefono-de-la-agencia#

     Sede
     

     • Código de la sede: #codigo-de-la-sede#
     • Ciudad de la sede: #ciudad-de-la-sede#
     • País de la sede: #pais-de-la-sede#
     • Dirección de la sede: #direccion-de-la-sede#
     • RNT de la sede: #rnt-de-la-sede#
     • Identificación de la sede: #identificacion-de-la-sede#
     • Email de la sede: #email-de-la-sede#
     • Teléfono de la sede: #telefono-de-la-sede#

Beneficios:

• Flexibilidad y personalización: Adapte las cotizaciones a los estándares de comunicación y branding de la agencia.
• Eficiencia operativa: Al usar variables dinámicas, se automatiza la personalización de las cotizaciones, reduciendo errores y ahorrando tiempo.
• Transparencia: Los textos claros y la parametrización de vigencia establecen expectativas precisas para los clientes

Paz y Salvo

Esta sección permite personalizar el contenido del mensaje para la carta de paz y salvo, adaptándolo a las necesidades de la agencia. El diseño del texto puede configurarse en dos formatos: presentación estándar y marca blanca.

Funcionalidades principales:

1. Personalización del texto

   • Diseñe el contenido del documento según el estilo y tono requerido, ya sea para uso interno o externo.
   • Adapte el mensaje utilizando variables dinámicas que garantizan precisión y profesionalismo.

2. Variables disponibles
   A continuación, se detallan las variables que se pueden integrar en el cuerpo del mensaje:

   • Reserva
     

     • Número de la reserva: #numero-de-la-reserva#
     • Fecha de la reserva: #fecha-de-la-reserva#
     • Valor de la reserva #valor-de-la-reserva#

     General
     

     • Nombre del Agente: #nombre-del-agente-de-viajes#
     • Número de Identificación de la Agencia: #nit-de-la-agencia#
     • Número de registro de turismo: #rnt-de-la-agencia#
     • Nombre de la agencia: #nombre-de-la-agencia#
     • Dirección de la agencia: #direccion-de-la-agencia#
     • Ciudad de la agencia: #ciudad-de-la-agencia#
     • País de la agencia: #pais-de-la-agencia#
     • Sitio web de la agencia: #sitio-web-de-la-agencia#
     • Teléfonos de la agencia: #telefono-de-la-agencia#
     • Fecha de certificación #fecha-de-la-certificacion#

     Sede
     

     • Código de la sede: #codigo-de-la-sede#
     • Ciudad de la sede: #ciudad-de-la-sede#
     • País de la sede: #pais-de-la-sede#
     • Dirección de la sede: #direccion-de-la-sede#
     • RNT de la sede: #rnt-de-la-sede#
     • Identificación de la sede: #identificacion-de-la-sede#
     • Email de la sede: #email-de-la-sede#
     • Teléfono de la sede: #telefono-de-la-sede#

Beneficios:

• Profesionalismo: Garantiza que cada carta esté alineada con los estándares de comunicación de la agencia.
• Flexibilidad: Permite adaptar el mensaje tanto para clientes como para propósitos administrativos internos.
• Eficiencia: Al utilizar variables dinámicas, se automatiza la generación de cartas, minimizando errores y optimizando el tiempo.

Moneda

La parametrización de Moneda permite definir las opciones de moneda con las que se realizarán las transacciones en las reservas de viajes. El sistema actualmente tiene configuradas las siguientes monedas:

• Pesos colombianos (COP) – Moneda predeterminada.
• Dólar americano (USD)
• Euro (EUR)
• Pesos mexicanos (MXN)
• Sol peruano (PEN)
• Colón costarricense (CRC)

Esta configuración brinda flexibilidad al sistema, permitiendo adaptarse a las preferencias y necesidades comerciales específicas de los clientes. Por defecto, los Pesos colombianos (COP) se establecen como la moneda predeterminada.

Importante:

• La moneda predeterminada (COP) no podrá ser modificada una vez que se inicie el uso del sistema.
• La tasa Representativa del Mercado (TRM) se actualizará de forma automática, a menos que se desactive el checkbox correspondiente, permitiendo ajustes manuales.
• Los puntos decimales se agregaran dependiendo del valor que le asignes, por ejemplo pones para el dólar y el euro 2 decimales, entonces el valor se reflejara de esta manera, 150.75, 
  

Misceláneo

En este módulo se configuran aspectos clave relacionados con el cálculo de comisiones e impuestos. Podrás establecer el porcentaje del IVA aplicable sobre los ingresos propios, ingresando un valor numérico entero (por ejemplo: 19).

También se define la tasa administrativa, la base comisionable de los agentes y el comportamiento del sistema frente a los descuentos en el cálculo de ingresos para terceros. Puedes elegir si los descuentos se restan del valor de venta al momento de calcular los ingresos propios y los de terceros.

• Si la casilla está activa, el valor base será el resultado después de aplicar los descuentos.

• Si está inactiva, se tomará como base el valor antes de descuentos.

Estas opciones permiten que cada empresa adapte el cálculo de ingresos según su modelo operativo.