Reservas

El panel de reservas es el módulo donde se administra todo lo relacionado con el viaje. Esto incluye la creación y gestión de reservas de viajes, la asignación de clientes a estos reservas, el seguimiento de los pagos, la aplicación de conjuntos tarifarios, comisiones, descuentos, entre otros aspectos.

Formas de acceder al módulo de reservas

Se puede acceder de dos formas.

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Panel de seguimiento de reservas y panel de reservas

Panel de seguimiento de reservas

Para consultar la funcionalidad del panel de seguimiento reservas, haga clic aquí: https://v4.docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-airvi-software/page/seguimiento-de-reservas

  1. Ingrese al módulo de reservas desde el ícono de reservas de la página principal.

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    También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón reservas:

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El panel de seguimiento de reservas es el siguiente:

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Panel de reservas

El panel de reservas, por otro lado, se refiere al panel donde se administran todos los detalles de las reservas, incluyendo pagos, reembolsos, tarifas, listado de pasajeros, entre otros aspectos:

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Mensajes de errores

Viaje Cancelado: Si intentas acceder al panel de reservas de un viaje que ha sido cancelado, recibirás un mensaje de error indicando que el viaje está cancelado. Esto te informa que no puedes gestionar reservas para ese viaje.

Viaje Eliminado: Al intentar acceder al panel de reservas de un viaje que ha sido eliminado, se mostrará un mensaje de error que te notificará que el viaje ha sido eliminado. Esto significa que el viaje ya no está disponible para gestionar reservas.

Herramientas del panel de reservas

Panel de reservas

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Herramientas

image.png Para crear un nuevo cliente.

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 Para registrar un nuevo proveedor. 

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 Para registrar las facturas y los pagos a proveedores.

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 Apoyo contable.

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 Editar.

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 Menú con todas las opciones.

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 Para descargar el voucher o el paz y salvo directamente al PC 

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 Para visualizar el voucher o el paz y salvo en el navegador 

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 Para descargar directamente el voucher sin logo o el paz y salvo al PC 

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 Para visualizar el voucher sin logo y el paz y salvo en el navegador 

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 Botón para enviar el paz y salvo al correo registrado en el cliente titular de la reserva. 

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 Permite cambiar la programación del viaje del grupo. Es importante destacar que para realizar este cambio, es necesario que la programación deseada ya esté creada previamente.

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 Informa que el grupo de viaje no ha realizado ningún abono 

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 Elimina el grupo de viaje. Esta opción aparece cuando no hay ningún registro 


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 Crea nuevos grupos de viajeros 

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 Descarga la lista de pasajeros 

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 Descarga la planilla de acomodación 

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 Descarga la lista de los clientes para la póliza de viajes 

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 Al hacer clic calculará el valor en pesos  colombianos según Tasa Representativa del Mercado (TRM) cuando se estén manejando tarifas en moneda extranjera 

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Aplicará la tarifa seleccionada para todos los pasajeros

 

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 Aplicará el punto de encuentro seleccionado para todos los viajeros

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Seleccionar el titular del viaje

 

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 Registrar clientes de forma masiva 

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 Registra un nuevo cliente 


¿Cómo crear una reserva?

Para poder crear una reserva, primero se deberá tener la programación del viaje creada; de no ser así, debemos programar la salida de un viaje antes de continuar.

  1. Ingrese al módulo de viajes desde el ícono de viajes de la página principal.

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    También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de hamburguesa y luego seleccionando el botón Viajes:

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Plan y tarifas

1. Plan y Tarifas

Esta sección agrupa todas las configuraciones relacionadas con la estructura operativa y económica de la reserva, permitiendo ajustar fechas, servicios, tarifas y condiciones de pago.

1.1 Programación de salida y regreso

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La sección Programación de salida y regreso permite visualizar y definir:

Esta información es fundamental para clientes y agentes de viajes, ya que facilita la correcta organización del itinerario y la planificación operativa del servicio.

1.2 Conjunto tarifario

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La sección Aplicar conjunto tarifario permite seleccionar y asignar un conjunto tarifario específico a una reserva o a un servicio.

Esta funcionalidad garantiza que la reserva utilice las tarifas correctas según:

2. Información del paquete

Podemos agregar  un título personalizado a la reserva a demás de una descripción corta. También podemos agregar notas privadas para registrar información adicional y establecer fechas límite para el pago de la reserva.

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2.1 Servicios de alojamiento

La sección Servicio de Alojamiento permite detallar la información relacionada con el hospedaje incluido en la reserva, tales como:

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2.2 Receptivos y adicionales (opcional)

La sección Receptivos y adicionales permite registrar servicios complementarios asociados a una reserva, como:

Estos servicios pueden:

Mensaje informativo del sistema

El sistema muestra una alerta indicando que:

Es necesario especificar, en la pestaña de tarifas, el valor de venta y la cantidad de personas que tomarán cada servicio adicional o receptivo.

Esto garantiza que el cálculo de la reserva sea correcto y coherente con los servicios añadidos.

Controles disponibles
Información del servicio o producto

Cada receptivo o adicional se configura de forma individual mediante los siguientes campos:

Nombre del servicio o producto

Campo obligatorio para identificar claramente el servicio adicional (ej. Traslado aeropuerto – hotel, Tour opcional, Entrada a parque).

Fechas y horarios (opcionales)

Permiten asociar el servicio a un momento específico del viaje:

Su uso es recomendable cuando el servicio depende de horarios definidos, como vuelos, traslados o actividades guiadas.

Descripción

Permite ingresar información detallada del servicio mediante un editor de texto enriquecido, con soporte para:

La información puede ser visible para el cliente o de uso interno.

Añadir al itinerario

Al activar esta opción, el servicio se integra al itinerario de la reserva.
Si no se activa, el servicio quedará como un adicional operativo o financiero sin mostrarse al cliente.

Consideraciones importantes

2.3 Tarifas

La sección Tarifas permite configurar el valor de venta de los servicios indicando:

Tipos de pasajero

Además de los tipos estándar (adulto, niño, infante), es posible crear etiquetas personalizadas, como:

Cada etiqueta debe contar con su tarifa y cantidad correspondiente.

Cálculo automático

Para cada servicio se define:

Receptivos y adicionales – Tarifas de venta

Cuando se crea un receptivo o servicio adicional, el sistema genera automáticamente un bloque asociado en la pestaña Tarifas 

En este bloque es obligatorio completar:

Esta información permite que el sistema calcule el costo del servicio adicional y lo sume al total de la reserva.

2.4 Incluye (opcional)

Permite listar los servicios incluidos en el valor de la reserva.

Uso recomendado:

2.5 No incluye (opcional)

Permite detallar los servicios o gastos no contemplados en el valor del paquete.

Uso recomendado:

2.6 Itinerario de viajes (opcional)

Permite registrar y personalizar el detalle completo del recorrido asociado a la reserva.

Funcionamiento

2.7 Observaciones (opcional)

Permite registrar aclaraciones importantes que el cliente debe conocer.

Uso recomendado:

2.8 Recomendaciones (opcional)

Permite sugerir acciones o elementos para una mejor experiencia del viaje.

Uso recomendado:

2.9 Ficha técnica (opcional)

Permite registrar información técnica y descriptiva del producto o servicio, principalmente para uso interno.

Incluye:

2.10 Notas privadas de la reserva y notas de despacho (uso interno)

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Permite registrar información visible solo para el personal interno.

Uso recomendado:

3. Fechas Límite de Pago

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La sección "Fechas Límite de Pago" permite establecer y visualizar las fechas importantes relacionadas con los pagos de la reserva.

  1. Fecha límite de pago inicial: Especifica la fecha en la que debe realizarse el primer pago para garantizar la reserva.
  2.  Fecha límite del próximo pago: Indica la fecha para el siguiente pago programado.
  3.  Fecha límite de pago total: Señala la fecha en la que el pago completo debe estar finalizado.
Escenarios:

Pagos

En la sección de Pagos, se registran los abonos realizados por los clientes. El sistema solicitará la fecha del pago, su valor, el nombre del pagador, y si el pago corresponde al grupo o es individual. También se podrá adjuntar el comprobante de la transacción y especificar la forma de pago. Adicionalmente, se brinda la opción de agregar notas u observaciones, así como seleccionar la cuenta en la que se ingresó el dinero, de forma opcional, y finalmente guardar.

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Resumen vigente de estado de pagos de la reserva.

Al momento de visualizar el comprobante de los abonos de los pagos de las reservas, dicho informe cuenta con; el valor total, el pagado, los reembolsos y el valor pendiente por pagar.

Para visualizar el comprobante solo debes hacer clic en el botón azul, si lo deseas descargar presiona el botón de color verde.

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Pagos por Remesas

En la sección de Pagos, ahora podrás escoger el método de pago remesas y deberás poner el nombre de esa remesa en el campo de observaciones.

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Como añadir archivos a los pagos de la reserva

Para agregar archivos a los pagos de una reserva, existen dos maneras. La primera es al editar un pago ya registrado. En la parte inferior del formulario de edición, se habilita la sección "Archivos", donde los usuarios pueden adjuntar documentos relacionados, siempre que cumplan con el límite de tamaño permitido (12 MB) y el tipo de archivo autorizado (imágenes o documentos). Esto facilita la gestión y el respaldo de la información asociada al pago.

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La segunda manera de agregar archivos a los pagos de una reserva es desde el panel de pagos, en la columna "Soportes". Al hacer clic en "Ver archivos", se abrirá una ventana que mostrará los archivos previamente cargados, si existen. En esta misma ventana, los usuarios también pueden agregar nuevos archivos relacionados con el pago, lo que facilita la gestión y organización de los documentos de soporte.

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Medios de pago 

En el sistema, al agregar un nuevo pago o editar un pago existente, los usuarios pueden seleccionar el medio de pago utilizado por el cliente. Los medios de pago disponibles son los siguientes:

Estos medios de pago permiten una gestión flexible y adaptada a las necesidades de los clientes, facilitando el control y registro adecuado de las transacciones.

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Como crear un medio de pago

Para crear un medio de pago, nos dirigimos al menú de la parte izquierda y nos dirigimos a el módulo de medios de pago

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En el módulo de medios de pago hacemos clic en crear nuevo medio de pago 

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Para crear un nuevo medio de pago, haz clic en el botón "Crear", ingresa el nombre del medio de pago que deseas registrar (por ejemplo: Efectivo, Transferencia, Nequi, entre otros) y luego haz clic en "Guardar" para almacenar la información en el sistema. Este proceso permite personalizar los métodos de pago disponibles para la gestión de reservas y ventas dentro de la agencia.

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Asignar un Cliente a un Pago

Al momento de registrar o editar un pago dentro de una reserva, es fundamental asignar correctamente el pago al cliente correspondiente. Esto garantiza un control adecuado de las transacciones y facilita el seguimiento de los pagos realizados. A continuación, se explica cómo hacerlo:

  1. Acceder a la Sección de Pagos:
    Diríjase a la sección de pagos del sistema, ya sea para agregar un nuevo pago o para editar uno existente dentro de la reserva correspondiente.

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  2. Campo "¿Quién realiza el pago?":
    Seleccione el nombre del cliente que está realizando el pago. Este cliente debe estar registrado previamente en el sistema.

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  3. Campo "Asignado a":

    • Si el pago es para todo el grupo de viaje, seleccione la opción "--Pago grupal--", lo que indica que el pago será aplicado al total del grupo.

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    • Si el pago es específico para un cliente dentro del grupo de viaje, seleccione el nombre del cliente correspondiente. Esto permite identificar qué persona realizó el pago y a quién se debe aplicar.

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Envío comprobante de pago por correo 

El sistema permite enviar el comprobante de pago directamente al correo del cliente de manera sencilla. 

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Reembolsos

En la sección de Reembolsos, se registran las devoluciones de dinero realizadas a los clientes. El sistema solicitará la fecha del reembolso, el valor, el nombre del beneficiario, y si el reembolso corresponde a un grupo o es individual. También se podrá adjuntar el comprobante de la transacción y especificar el motivo del reembolso. Adicionalmente, se ofrece la opción de agregar notas u observaciones, así como seleccionar la cuenta desde la cual se hizo la devolución, de forma opcional, y finalmente guardar.

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Adjuntar archivos a un reembolso
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Para agregar archivos a los reembolsos de una reserva es desde el panel de reembolsos, en la columna "Soportes". Al hacer clic en "Ver archivos", se abrirá una ventana que mostrará los archivos previamente cargados, si existen. En esta misma ventana, los usuarios también pueden agregar nuevos archivos relacionados con el pago de reembolsos, lo que facilita la gestión y organización de los documentos de soporte.

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Descuentos

Dentro de este módulo encontraremos dos (2) conceptos para aplicar el descuento.

Al hacer uno de estos conceptos, es necesario elegir al freelance en el módulo de comisiones para poder aplicar este tipo de comisión.

Para registrar un descuento, sigue estos pasos:

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Porcentaje y valor de retención image.png

  1. Porcentaje de Descuento: Representa una reducción proporcional aplicada al valor de la reserva. El usuario puede ingresar el porcentaje deseado y el sistema calculará automáticamente el monto correspondiente.

  2. Valor de Descuento: Permite establecer una reducción fija en moneda local (COP). Al ingresar este valor, el porcentaje de descuento se ajusta automáticamente para reflejar el monto especificado.

  3. Porcentaje de Retención: Indica la porción del valor de la reserva que será retenida, calculada de manera proporcional. Este valor se aplica automáticamente según el porcentaje ingresado.

Conservar Porcentaje o Valor del Descuento

El módulo de descuentos incluye un interruptor (switch) que permite al usuario elegir entre conservar el porcentaje o el valor del descuento al realizar ajustes en el valor de la reserva.

Estas opciones brindan flexibilidad a los usuarios, permitiendo adaptar los descuentos según las necesidades del cliente o las políticas comerciales de la empresa.

Proveedores

En la sección de Proveedores, se gestionan las facturas y los pagos correspondientes a los gastos incurridos con los proveedores para una reserva específica.

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Al registrar las facturas, es necesario completar todas las celdas, a excepción de la celda de observaciones, que es opcional. Los datos a diligenciar incluyen:

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Registrar el pago de una factura


Herramientas

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Modificar la información registrada en la factura o en el pago. 

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Eliminar registro. 

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Visualiza al detalle la factura en una nueva pestaña del navegador.  

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Descarga un archivo con el detalle de la factura de proveedores.

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Permite adjuntar a la factura. 


Para modificar la información registrada en una factura o en un pago

Relacione el valor o porcentaje de la retención aplicada a una factura de proveedor

También puede relacionar el valor de la retención aplicada a una factura de proveedor. Con esta funcionalidad, evitará diferencias entre el valor que sale de su cuenta y el valor registrado en Airvi como pagado al proveedor.

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Recibir pagos por Wompi y Bold

Para habilitar la recepción de pagos a través de Wompi o Bold, es necesario que la empresa cuente con una cuenta activa en esta plataforma y comparta la información requerida para su configuración con Airvi.

Una vez configurado, Airvi simplificará la generación de enlaces de cobro. Para entender mejor su funcionamiento, es importante destacar tres aspectos clave.

Es importante tener en cuenta que, en caso de que el viaje esté parametrizado en una moneda extranjera, se habilitará una celda adicional para establecer la Tasa Representativa del Mercado (TRM) correspondiente al momento del cobro. 

Una vez que Wompi  o Bold confirmen la realización exitosa del pago, el sistema registrará automáticamente la transacción en Airvi, discriminando el valor del fee bancario.

Tasa Administrativa

Permite registrar un valor adicional en las reservas por concepto de gestión operativa y administrativa. Este valor puede configurarse de forma manual en cada reserva o definirse como predeterminado desde el módulo de Parámetros en la sección Misceláneo. Además, ofrece la opción de asignar un porcentaje de comisión sobre la tasa, el cual se descuenta de la base comisionable.

Como configurarlo en la reserva

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Como configurarlo en los parámetros

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Comisiones

Es el porcentaje o valor asignado como compensación al agente por la venta.

Para utilizar esta herramienta, dirígete a la sección de Comisiones y elige entre Agente, Freelance o ambos. Luego, haz clic en guardar.

El sistema calculará automáticamente la comisión si se ha parametrizado previamente; de lo contrario, deberás hacerlo manualmente y guardar.

Comisiones a Freelancers

Comisiones para freelancers son el porcentaje o valor asignado como compensación a personas que no forman parte de la compañía, pero que han influido en la venta.

Comisiones a Agentes de viajes

Las comisiones para agentes de viajes son el porcentaje o valor asignado como compensación al agente por su participación en la gestión de la venta.

Bloqueo de cupos

Bloqueo de cupos es el proceso de reservar un número determinado de espacios en una reserva para pasajeros según su tarifa y tipo de acomodación, sin especificar aún los nombres de dichos pasajeros. Es crucial actualizar el bloqueo a medida que los viajeros se vayan incorporando al viaje.

Archivos

Funcionalidades
Subida de Archivos en Diferentes Perfiles y Reservas

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Adicionalmente, se pueden subir archivos no solo de imágenes, sino también en formato PDF, Word, Excel, PowerPoint y archivos de texto plano.

Elegir el cliente propietario de un archivo

Cuando suba archivos a nivel de reserva en el módulo de Archivos, podrá elegir el propietario o titular de cada uno de los archivos. Posteriormente, en el perfil del cliente, podrá ver la relación de archivos asociados a su perfil.

Validación de guardado de archivos

El sistema valida si existen archivos pendientes por cargar y muestra una alerta cuando aún no se han subido al sistema. Esta funcionalidad evita omisiones al momento de guardar información importante, asegurando que los documentos requeridos sean adjuntados correctamente antes de finalizar el proceso.

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Factura asignada y comentarios de facturación

Esta sección permite registrar el número de factura asociado a la reserva y agregar comentarios internos relacionados con la facturación. La información ingresada es utilizada como referencia administrativa y contable, permitiendo llevar control sobre la factura emitida y notas internas que no serán visibles para el cliente.

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Cierre de ventas y marketing

Modificar Cierre de Ventas y Marketing

En la sección Cierre de Ventas y Marketing de la reserva, puedes realizar las siguientes acciones:

  1. Modificar la Fecha de Venta: Esta opción te permite establecer o ajustar la fecha de cierre de la venta de la reserva.

  2. Modificar el Origen o Medio de Conocimiento: También podrás cambiar el origen o medio por el cual el cliente conoció la empresa o el tour.

  3. Modificar la Ubicación/Sede: Permite cambiar la sede asignada a la reserva de forma rápida y sencilla.

Una vez que hayas realizado los cambios necesarios, haz clic en el botón Guardar para aplicar las modificaciones.

 

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Políticas

Este módulo está diseñado para gestionar y aplicar políticas asociadas a las reservas. Permite modificar condiciones específicas como cancelaciones, cambios o requerimientos particulares, asegurando que cada reserva se adapte a las necesidades del cliente o a las directrices de la empresa.

Para actualizar las políticas de una reserva, dirígete a la sección de Políticas, selecciona la nueva política que deseas aplicar y, finalmente, presiona el botón Guardar para confirmar los cambios. Esta acción garantiza que la reserva quede regida por los términos actualizados de manera inmediata.

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Etiquetas

Permite asignar etiquetas personalizadas a la reserva para facilitar su organización, búsqueda y clasificación interna.

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Establecer el titular de la reserva

Para establecer el titular de la reserva, puedes optar por una de las dos opciones disponibles:

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 Se puede establecer como titular de la reserva

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 No se puede elegir este cliente como titular de la reserva. Por favor revise que sea mayor de edad, tenga país asignado, teléfono, documento de identidad, tipo de documento y que el cliente no esté inhabilitado a nivel de sistema

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 Es el titular de la reserva

Registro de clientes en la reserva e importación masiva de clientes

Registro de clientes en la reserva

Para integrar a los viajeros en las reservas, simplemente debemos dirigirnos a la parte final de la reserva, donde encontraremos en una franja gris la opción "Añadir clientes a la reserva". Al hacer clic en esta opción, si contamos con clientes previamente registrados, aparecerá una lista desplegable.

En el desplegable, podemos elegir al cliente seleccionándolo de la lista o escribiendo su nombre. Una vez seleccionados, clic en guardar.

Después de seleccionar los clientes, solo queda establecer la tarifa correspondiente. y clic en guardar.

Por defecto, todos los clientes son acomodados en adultos.

Registro masivo de clientes

Registrar un nuevo cliente en el sistema es un proceso sencillo que se puede realizar desde el plan de viaje. En la parte final de cada reserva, encontraremos dos botones: uno de color naranja y otro de color azul.

El botón naranja nos permite una lista de pasajeros a la reserva de manera masiva, siguiendo estos 4 pasos:

  1. Ingresar los datos
  2. Validación
  3. Crear clientes
  4. Añadir a la reserva

Para facilitar el primer paso, podemos utilizar una hoja de cálculo con diez columnas. Estas columnas se nombran de la siguiente manera: Documento, Tipo de documento, Nombre, Fecha de nacimiento, Celular, Email, Dirección, Ciudad y nota

Nota: Es importante asegurarse de que no haya espacios vacíos en ninguna de las columnas. En caso de que alguna columna no tenga información disponible, se recomienda agregar una palabra para identificar que el campo está vacío. Este proceso garantiza que la información esté organizada y sea fácil de importar al sistema.

Una vez completada la hoja de cálculo, simplemente seleccionamos toda la información y la copiamos. Luego, al ingresar al sistema, elegimos la opción de importar y pegamos los datos en el campo correspondiente, seleccionando la opción de separación por tabulador. Posteriormente, hacemos clic en "Previsualizar" para asegurarnos de que la información se haya importado correctamente antes de confirmar el proceso.

Si la información está en un archivo plano separado por comas, también podemos importarla al sistema. En este caso, la primera línea del archivo debe contener los criterios de separación por coma, como "Documento, Tipo de documento, Nombre, Fecha de nacimiento, Celular, Email, Dirección, Ciudad, Nota", y debajo de esta línea se incluirá la información de los clientes, cada uno en una fila separada por comas. Una vez que el archivo esté preparado de esta manera, procedemos a importarlo al sistema, seleccionando la opción de separación por comas y luego haciendo clic en "Previsualizar" para confirmar la importación correcta de los datos.

En el siguiente paso, que es el de validación, se mostrará una vista previa de los clientes que se registraron en el sistema, así como aquellos cuya información se actualizará. Esto último ocurre cuando un cliente ya estaba registrado y se selecciona esta opción en el paso anterior. Además, se mostrarán los clientes que se omiten porque ya estaban registrados previamente. Una vez validada la información, podemos continuar al siguiente paso haciendo clic en el botón "Procesar clientes".

En el tercer paso continuamos dando clic en el botón “Elegir clientes para la reserva”

En el cuarto y último paso, seleccionamos cuáles de los nuevos clientes creados se añadirán a la reserva.

El botón azul nos desplegará una ventana de creación de clientes, la cual también se puede encontrar en la página principal seleccionando el módulo de clientes o accediendo directamente desde el menú desplegable. Luego, completamos la información requerida y la guardamos. Una vez guardado, simplemente lo seleccionamos de la lista de clientes de la reserva.

Una vez en la reserva, confirma los nuevos clientes agregados seleccionándolos individualmente y haciendo clic en el botón "Confirmar" junto a cada uno, o simplemente haz clic en el botón "Confirmar todo" si deseas confirmar todos los nuevos clientes de una vez.

Establecer tarifas a los viajeros

Establecerlas tarifas para cada uno de los viajeros dentro de la reserva

En el listado de pestañas de la sección Plan y Tarifas > Información del paquete, encontrarás una sección denominada "Tarifas". Al hacer clic en esta sección, se desplegará una lista con todas las opciones disponibles de tarifas. 

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Las tarifas que se mostrarán por defecto son:

Después de seleccionar o modificar la tarifa correspondiente para cada viajero, asegúrate de guardar los cambios antes de continuar para que se apliquen correctamente las tarifas establecidas.

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Información importante acerca de las tarifas

Nota: Para los viajes y servicios que gozan de tarifas estables y permanentes durante períodos largos de tiempo, recomendamos registrar las tarifas en los conjuntos tarifarios del Producto, de modo que al programar viajes, cotizar y crear reservas, estas tarifas ya vengan prestablecidas.

Por otro lado, si las tarifas cambian continuamente, recomendamos dejar los tarifarios en valor 0 y establecer las tarias al momento de cotizar o de crear las reservas.

 

Descargar listado de pasajeros

Para descargar el listado de pasajeros, simplemente pasa el puntero del ratón sobre el botón de creación de grupos de viaje, que es un botón azul con tres estrellas ubicado en la parte inferior derecha. Cuando lo hagas, se desplegarán tres opciones adicionales: una de color naranja, otra de color fucsia y otra de color verde. Para descargar la lista de pasajeros, simplemente haz clic en la opción de color verde.

Listado de Cumpleaños en lista de pasajeros

A partir de ahora, al descargar el listado de pasajeros de una reserva, el archivo incluirá una pestaña adicional donde se listan los clientes que cumplen años en una fecha cercana a la operación del viaje. Esta pestaña muestra automáticamente los pasajeros cuya fecha de cumpleaños ocurre 15 días antes o después de la fecha de salida de la reserva.

Esta funcionalidad permite identificar fácilmente cumpleaños próximos dentro del grupo de pasajeros, facilitando acciones comerciales, detalles personalizados o gestos de atención durante el viaje.

 

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Descargar listado de pasajeros para seguro de viajes

Para descargar el listado de pasajeros para seguros de viajes, simplemente pasa el puntero del ratón sobre el botón de creación de grupos de viaje, que es un botón azul con tres estrellas ubicado en la parte inferior derecha. Cuando lo hagas, se desplegarán tres opciones adicionales: una de color naranja, otra de color fucsia y otra de color verde. Para descargar la lista de pasajeros para seguros de viajes, simplemente haz clic en la opción de color naranja.

Control de disponibilidad de cupos

Anteriormente, la plataforma no validaba el control de cupos, lo que permitía que las reservas superaran el límite máximo establecido para cada producto. Aunque en la configuración de los productos se definían tanto un cupo mínimo como un máximo, el sistema no restringía la asignación de espacios cuando se alcanzaba el tope, lo que generaba inconvenientes en la gestión de disponibilidad. Con la nueva actualización, ahora se implementa una validación automática que impide exceder el cupo máximo, garantizando un control más preciso y eficiente sobre las reservas.

Primer escenario 

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Segundo escenario

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Tercer escenario

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Cuarto escenario

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Quinto Escenario

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Sexto escenario

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Séptimo escenario

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Notas de seguimiento

El módulo de Notas de seguimiento permite registrar anotaciones internas sobre una reserva o cliente, no visibles para el cliente final. Cada nota incluye un campo de texto obligatorio, la opción de notificar a otro usuario de la plataforma mediante un selector desplegable, y un nivel de prioridad (Alta, Media o Baja), representado con colores rojo, amarillo o verde. Las notas se visualizan con la fecha, hora de creación, nombre del autor, destinatario (cuando aplica), y pueden eliminarse si el usuario tiene permisos. Este módulo está ubicado en el panel de la reserva, y está diseñado para mejorar la gestión operativa dentro de la agencia. Las notificaciones internas se activan si el usuario seleccionado tiene habilitadas las alertas por correo o interfaz.

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Modulo de servicio de transporte

Servicio de transporte: Permite configurar la logística del transporte dentro de una reserva, definiendo el Destino del viaje y los responsables operativos mediante los campos Agente contable, Agente comercial y Agente de logística. También se incluyen opciones como Verificación de antecedentes y ¿Es servicio de cartera?, que permiten marcar condiciones específicas del servicio según la operación.

Adicionalmente, se puede seleccionar el Tipo de contrato y elegir los Vehículos disponibles. Al agregar un vehículo, el sistema muestra automáticamente su información en una tabla con datos como empresa transportadora, placa, marca, modelo, capacidad y estado. En esta misma tabla es posible personalizar los asientos confirmados, respetando el límite máximo del vehículo, así como asignar o modificar el conductor del servicio y eliminar el registro si es necesario.

La sección también incluye el bloque Fecha y estado de la factura, donde se pueden registrar la fecha del primer pago, la fecha de la factura y el estado de pago, permitiendo llevar control financiero del servicio de transporte desde la misma configuración.

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