|  | * @Email.* Correo electrónico por el cual el usuario inicia sesión. * Contraseña.* Cada usuario tiene una contraseña asignada, la cual debe ingresar cuando inicio sesión en la plataforma |
| 1. Para recuperar la contraseña se debe hacer clic en el enlace *¿olvidaste tu contraseña?* | 2. Escribe el correo correspondiente al usuario que desea recuperar la contraseña. Clic en restablecer contraseña. |
|  |  |
| 3. A la dirección del correo electrónico del usuario llegará un correo con un enlace que le permitirá modificar la contraseña. | 4. Al hacer clic en cambiar contraseña o en el enlace, se abrirá una nueva ventana donde especificará la nueva contraseña y posteriormente en restablecer. |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/I2n5akknOo8RTrfH-image.png) |  |
| **Información del perfil**: puede modificar el nombre, el avatar, # de identificación, correo, dirección. | **Cambiar contraseña** |
|  | **** |
| **Usuario y** proveedores [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/Z5wU1LNXEpqKrxMw-image.png) | Clientes [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/oC2pCPfeWRyQn35Q-image.png) | Productos [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/wiLFzBlv9xGPRIgs-image.png) |
| Cotización [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/GAHvAahXjCdLDIqg-image.png) | Programación de viajes [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/jPRoXjk6AmnLKo8Z-image.png) | Reservas [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/LIXJTPHMvp407EBT-image.png) |
*Nota:* Al hacer clic en los valores de esta sección, el usuario será redireccionado al módulo de **Reservas**, donde podrá ver los detalles específicos de las reservas asociadas.
[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/t6IpbxQN1zYxEuSb-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/y3Lw5vqmns2u70h8-image.png) #### Tercera Sección - **Avisos y Alertas:** Esta sección despliega alertas relacionadas con reservas, proveedores y clientes. - **Reservas:** Alerta en caso de que existan reservas sin pagos o con pagos parciales. - **Proveedores:** Alertas relacionadas con pagos pendientes u otros avisos importantes. - **Clientes:** Avisos sobre clientes que cumplen años o que están próximos a cumplir. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/43WK6e6i2UjFO3vi-image.png)*Nota:* Al hacer clic en las alertas de reservas y proveedores, el sistema redireccionará al módulo de **Reservas** para ver los detalles. Al hacer clic en las alertas de clientes, el sistema redireccionará al módulo de **Clientes** para mostrar los clientes asociados a la alerta.
#### Cuarta Sección - **Próximas Programaciones de Viajes:** Lista de viajes programados próximos a vencer en los próximos 14 días y los viajes programados próximos a regresar, a partir de la fecha actual. En este listado se puede visualizar: - Fecha de la programación - Servicio o destino turístico - Estado de los pagos (con porcentaje de pago para todas las reservas asociadas) - Etiquetas y agencia operadora - Otros detalles importantes. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/23xEZYQZFXFklrH5-image.png) - **Próximas a regresar:** Esta pestaña muestra las reservas con fecha de regreso en los próximos 14 días desde la fecha actual, permitiendo hacer seguimiento a los viajes próximos a finalizar y validar información operativa antes del cierre. Se visualizan los primeros 50 resultados con las siguientes columnas: - - Acciones - Fecha de salida - Fecha de regreso - Cliente - Servicio - Estado - Valor total - Saldo pendiente [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/v6Zm0eNxtySb1nMM-image.png)*Nota:* Al hacer clic en el ícono de reserva al lado del número de la programación, se accede directamente a la programación y a las reservas registradas.
[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/7bJ3EEKJWLKy1Jqu-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/02GH6H8t98uv97wH-image.png)*Nota:* Al hacer clic en el ícono de contabilidad que se encuentra al lado derecho del icono de reserva, se accede directamente al panel de apoyo contable del viaje.
[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/nYmfpNyqdVNgF1e6-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/m2bOooNKh8Docdg0-image.png)*Nota:* Tambíen podrás asignar etiquetas personalizadas a los viajes, mejorando la organización y facilitando la búsqueda de manera rápida y eficiente.
[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/6GjFlJYYXerWvW4s-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/2BJzK5yfiQbHHUOD-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/i8mDUbvIZCSuG4rp-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/g1sdy9BhOaWP8oC6-image.png) # Módulos principales Airvi está compuesto por módulos funcionales que estructuran el ciclo completo de operación de una agencia de viajes. Los módulos principales, **Usuarios y Proveedores, Clientes, Productos, Cotizaciones, Viajes y Reservas**, permiten centralizar la información operativa, facilitar la trazabilidad de cada proceso y optimizar la gestión administrativa y comercial. Cada módulo se encuentra conectado con los demás, permitiendo una operación fluida, segura y alineada con las necesidades del negocio.| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-10/jAY5pfu6FjuJ1uGD-menu-1.png) |
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|  | Este módulo te permitirá elegir un avatar, modificar la contraseña, te mostrará tus logros del mes y la administración de tus notificaciones. | |
| Un buscador dinámico que permite encontrar y acceder rápidamente a los módulos del sistema mediante coincidencias en tiempo real, optimizando la navegación y mejorando la eficiencia operativa. | |
| Inicio: Te permitirá regresar a la página principal, si te encuentras en cualquier otro módulo. | |
| Usuarios y proveedores: Podemos crear y modificar los diferentes proveedores que la agencia tenga. Además, este módulo les permitirá a los administradores crear y/o modificar a los usuarios que ingresan al sistema. | |
| Clientes: Se ingresan los clientes o viajeros, de los diferentes destinos que maneja la agencia. | |
| Producto: Se crean y modifican las plantillas de los servicios que ofrece la agencia. | |
| Cotizaciones: Nos permitirá utilizar una plantilla previamente creada para generar cotización rápidamente | |
| Viajes: Permite seleccionar la plantilla de los productos y programar los viajes, individual o por grupos de viajeros. | |
| Reservas: Muestra un listado con el estado de las reservas creadas, estas se pueden filtrar para una mejor búsqueda. | |
| Calendario de viajes: Muestra los viajes programados desde el día en que inicia hasta su culminación en el calendario. | |
| Viajes próximos: Brinda una lista detallada de los viajes programados y muestra en qué condiciones se encuentra dicho viaje; si en borrador o confirmado. | |
| Calendario de habitaciones: Visualización de la ocupación de cada habitación según su hotel correspondiente. | |
| Liquidador de Comisiones facilita la creación y el registro de pagos a los comisionistas. Este módulo permite llevar un control preciso de los pagos de comisiones, asegurando que cada transacción quede registrada para un seguimiento detallado. | |
| Tareas: puedes crear y asignarte tareas en el calendario. | |
| **Notificaciones:** Muestra un listado de los pendientes. | |
| Estadísticas: Facilita la descarga de informes según la necesidad del usuario. | |
| Panel de Graficos: Permite visualizar con detalles cada viaje desde varios puntos de vista. (Viajes o reservas, proveedores, clientes, comisión). | |
| Facturas de proveedores: Permite visualizar los pagos realizados a proveedores en un periodo específico, ofreciendo un control claro sobre las obligaciones financieras cumplidas. | |
| La sección **Historial de pagos de clientes** muestra el registro de los pagos realizados por los clientes, incluyendo información del viaje, valor pagado, método de pago, comprobante y fecha, facilitando el seguimiento de los ingresos. | |
| **Cuentas por cobrar y cuentas por pagar:** Muestra el resumen financiero de cada viaje, incluyendo valores por cobrar a clientes y por pagar a proveedores, junto con montos pagados, recibidos y saldos pendientes para el control de ingresos y egresos. | |
| ****Ventas por pasajero:** Muestra el detalle de las ventas registradas por cada pasajero, incluyendo reserva, estado de participación, viaje asociado, valor del cupo y agente de viajes, permitiendo analizar los ingresos individuales por pasajero.** | |
| Genera un histórico de las transacciones realizadas clasificado por cuentas. Herramienta útil para conciliaciones. | |
| **Reembolsos:** Muestra el registro de los reembolsos realizados a los clientes, incluyendo viaje asociado, pasajero, valor devuelto, método de pago, comprobante y fecha de registro, permitiendo el control de devoluciones. | |
| **Asignación de transporte:** Permite visualizar y gestionar la asignación de transporte asociada a las reservas, mostrando información como número de reserva, producto, tipo de contrato, vehículos asignados, agentes contable, comercial y logístico, así como las fechas del viaje y del registro, facilitando el control de la logística y responsables del servicio de transporte | |
| Modificación y configuración del sistema (Exclusivo para administradores) | |
| Cambiar a modo oscuro: cambio de la apariencia del sistema. | |
| **Hotel: Se crean y se modifican los hoteles.** | |
| Tipos de acomodación: Clasificación de los diferentes tipos de acomodaciones, donde podrás activar o desactivar las diferentes acomodaciones | |
| Tipos de habitación: Definición de los tipos de habitaciones junto con su capacidad máxima de huéspedes | |
| Tipos de cama: Configuración de los diferentes tipos de camas, especificando su capacidad de personas. | |
| Permite crear y modificar etiquetas para organizar y clasificar las programaciones y reservas. Las etiquetas personalizadas facilitan el seguimiento y la identificación rápida de cada elemento, optimizando la gestión de las actividades de la agencia | |
| Festivos permite visualizar y crear días feriados en el sistema. Esta configuración genera alertas automáticas al momento de programar una reserva en días festivos, ayudando a planificar y organizar las reservas de manera efectiva, considerando posibles restricciones o ajustes necesarios en días no laborables. | |
| Permite agregar nuevas fuentes de marketing al sistema. Estas fuentes estarán disponibles en la lista de selección de fuentes de marketing al momento de crear una reserva, facilitando el seguimiento del origen de los clientes y evaluando la efectividad de las estrategias de marketing | |
| Permite registrar nuevos métodos de pago en el sistema. Una vez creados, estarán disponibles en el listado desplegable al momento de registrar un pago dentro de una reserva. | |
| Permite gestionar las sedes de manera sencilla. Aquí podrás registrar la información completa de cada sede, incluyendo su nombre, dirección, ciudad, contacto, y otros detalles relevantes. | |
| El sistema permite registrar imágenes de las instalaciones de los proveedores, así como sus logotipos. Esta funcionalidad mejora la presentación visual del proveedor dentro del sistema y facilita la identificación en módulos como reservas, reportes o fichas técnicas. | |
| El módulo de **Políticas** te permite gestionar de manera eficiente las normas y condiciones que rigen los productos, reservas y cotizaciones de tu agencia de viajes. Puedes crear todas las políticas necesarias y asignarlas según cada caso, asegurando así un mejor control y transparencia en tus operaciones. | |
| Roles y Permiso: Brinda una lista y el detalle de lo que puede hacer dicho rol en el sistema. También permite al administrador crear nuevos roles según su necesidad. | |
| Puntos de encuentro: Aquí se crean los lugares específicos para que los viajeros puedan reunirse fácilmente. | |
| Categoría de productos: Permite crear categorías adicionales para asociar un producto. Esto aplica únicamente cuando los productos o servicios se publican en una página web. | |
| Programación de viajes: Visualiza una lista de destinos programados junto con su duración estimada. | |
| Cuentas bancarias: Permite agregar cuentas para la gestión de pagos. | |
| Impuestos: Permite crear conceptos de impuestos para asociarlos con los pagos | |
| Permite consolidar la información operativa y financiera al final de cada mes, bloqueando ediciones posteriores y generando reportes de control y seguimiento. | |
| El módulo de **Eventos del Sistema** registra y almacena cada movimiento realizado por los usuarios que inician sesión en el software. Esta funcionalidad permite un seguimiento detallado de las acciones dentro del sistema, brindando mayor seguridad y control sobre los procesos. | |
| Estado del Sistema: Se pueden visualizar las características y las condiciones de la licencia. | |
| El módulo de vehículos permite gestionar los vehículos usados en los servicios de transporte. Desde allí se pueden crear, editar, inactivar o eliminar registros, ingresando datos como tipo, marca, modelo, color y capacidad. Además, se integra con las reservas, permitiendo seleccionar vehículos activos, definir el tipo de contrato y asignar conductor sin modificar la información original del vehículo. | |
| Encontrarás toda la información detallada sobre el funcionamiento de nuestro software. Al seleccionarlo, serás dirigido a una sección completa con guías, manuales, preguntas frecuentes y explicaciones detalladas de cada funcionalidad, diseñada para resolver dudas y facilitar el uso eficiente del sistema. | |
| Novedades de Airvi: Te redirecciona al blog donde están publicados los cambios y actualizaciones del sistema. | |
| Encontrarás toda la información detallada sobre el funcionamiento de nuestro software. Al seleccionarlo, serás dirigido a una sección completa con videos y explicaciones detalladas de cada funcionalidad, diseñada para resolver dudas y facilitar el uso eficiente del sistema. | |
| Cerrar Sesión: Te permite salir del Sistema de forma segura. |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/9NQgwb60NTLSJuR2-image.png) | Botón del Menú Principal: Permite navegar y acceder a todos los módulos del sistema de forma sencilla. |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/dkQlIqYEur0oxwDg-image.png) | Botón de Navegación Atrás: Este botón es funcional cuando hay más de un movimiento en el sistema. Al pulsarlo, podrá retroceder un paso en la navegación. |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/dQXNxQXlOOEBNRvO-image.png) | Botón Home: Al hacer clic en este botón, será redirigido a la página principal del sistema |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/lW1Ugri5OesMyxkG-image.png) | Botón de Navegación Adelante: Este botón estará habilitado solo si ha utilizado previamente el botón de retroceder. Le permitirá avanzar un paso en la navegación. |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/iXTJDsiQsR7vixQb-alertas-del-sistema.png) | Debajo de la barra superior, encontrará las alertas importantes relacionadas con el sistema. Al hacer clic en estas alertas, será dirigido a la sección correspondiente, donde podrá obtener más detalles sobre la causa de la alerta y las posibles soluciones. |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/JWBhTimNzdri8phs-notificaciones.png) | El botón de notificaciones muestra alertas configuradas que se activan cada vez que se ejecuta una actividad, como pagos o reservas, entre otros. |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/n5bBLwEfOz1tUAo6-image.png) | Este botón permite agregar un nuevo elemento. La función específica de este botón varía según el módulo en el que se encuentre. |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/9uagTg8g1TCdedeI-image.png) | Botón de viajes: La función de este botón es redireccionar al módulo de viajes. |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/Rm7zFpiVURCetfop-image.png) | Botón de habitaciones: La función de este botón es redireccionar al módulo de calendario de habitaciones. |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/xbHGOgEKaZDNxO58-image.png) | Botón de clientes: La función de este botón es registrar un nuevo cliente en el software |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/v44MXzZZJ6caEcrM-image.png) | Botón de usuarios y proveedores: La función de este botón es registrar un nuevo usuario o proveedor en el software |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/TBfeGgItHStLwPKo-image.png) | Botón de facturas de proveedores: La función de este botón es listar las facturas a proveedores a nivel del viaje y a nivel de reserva |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/jPwLxvUtyjwrsgX1-image.png) | Botón de apoyo contable: La función de este botón es mostrar el resumen contable, ya sea para la reserva o para el viaje |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/pchewL6g8wiRm3V1-image.png) | Botón de editar: La función de este botón es editar él viaje donde podremos hacer cambios que solo afecten a esa salida |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/Zw6QG1uhfqJToUGH-image.png) | Botón tres puntos: La función de este botón es listar todas las opciones anteriores |
**Nota:** Los roles de usuarios y proveedores cuentan con características únicas que el sistema utiliza para definir sus funcionalidades y restricciones.
- **Diligenciar la información requerida:** Completar los datos necesarios según el rol asignado. - **Guardar:** Finaliza el registro y guarda la información en el sistema. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/dEiCPRoaWrqyDHyC-image.png) ##### **Consideraciones importantes:**Para los roles de **Administrador, Agente de Viajes, Contabilidad y Auditor**, el **correo electrónico** será utilizado como nombre de usuario para iniciar sesión en el sistema.
Este proceso asegura una gestión eficiente y personalizada de cada perfil, optimizando las operaciones de la agencia. #### **¿Cómo registrar un Agente de viajes?** - **Hacer clic en "Crear":** Inicia el proceso de registro. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/aAgYCda8CV2hSm6J-image.png) - **Seleccionar el rol:** Establece el rol **Agente de viajes** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/UFnI2KAZM2499OSp-image.png) - **Diligenciar la información requerida:** Completar los datos necesarios según el rol asignado. En este caso, para el agente de viajes, los campos Obligatorios son el **Nombre** y el **Teléfono** - Guardar:** Finaliza el registro y guarda la información en el sistema. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/C6Rx0vaOEZshsIbe-image.png)Para los roles de **Administrador, Agente de Viajes, Contabilidad y Auditor**, el **correo electrónico** será utilizado como nombre de usuario para iniciar sesión en el sistema.
#### **¿Cómo registrar un Hotel (aplica para la mayoría de proveedores)?** - **Hacer clic en "Crear":** Inicia el proceso de registro. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/aAgYCda8CV2hSm6J-image.png) - **Seleccionar el rol:** Establece el rol **Hotel** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/8zLOv5WklzDdRdmx-image.png) - **Diligenciar la información requerida:** Completar los datos necesarios según el rol asignado. En este caso, para el Hotel, los campos Obligatorios son el **Nombre**. - Guardar:** Finaliza el registro y guarda la información en el sistema. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/iT75Ijq5dWWBMc8n-image.png) #### **¿Cómo registrar una Agencia de viajes?** - **Hacer clic en "Crear":** Inicia el proceso de registro. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/aAgYCda8CV2hSm6J-image.png) - **Seleccionar el rol:** Establece el rol **Agencia de viajes** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/ykI0mmbnNnjSilCO-image.png) - **Diligenciar la información requerida:** Completar los datos necesarios según el rol asignado. En este caso, para la agencia de viajes, los campos obligatorios son el **Nombre** y el **Teléfono.** - Guardar:** Finaliza el registro y guarda la información en el sistema. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/2QlBfsIHklNu6rQf-image.png) # ¿Como subir archivos en usuarios y proveedores? 1\. Ingrese al módulo de Usuarios y proveedores desde el ícono de Usuarios y proveedores de la página principal. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/YD7lwEsD4j8tNN1H-image.png) También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Usuarios y proveedores: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/eB7Qm6kcKKsFuPZg-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/GGItEWq3uiZWffEz-image.png) - Para subir archivos a algún usuario o proveedor debes **hacer clic** en el botón azul para "**Editar"** un **usuario** o **proveedor**: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/IXbVQ80ewAoHcI7W-image.png) - **Hacer clic** en el apartado de **"Archivos"** ubicado en la parte superior derecha de la ventana de **usuarios** y **proveedores** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/Pq4xoJiND74uf13Z-image.png) - Para subir el archivo lo puedes hacer dando clic en el clip o en el área que dice **Clic para seleccionar archivos** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/s8K0kHp1TIXHbE0Y-image.png) - **Seleccionar** el archivo que deseas subir [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/jjURHxUfhO0vMSrR-image.png) - **Hacer clic** en "**Cargar archivos seleccionados**" y luego **hacer clic** en "**Guardar"** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/gK3gHf1v3WOb7VNj-image.png) # Roles adicionales y restrictivos Los roles adicionales de permisos nos permiten agregar roles adicionales a los agentes usuarios registrados de la agencia. Para hacerlo se debe hacer lo siguiente: 1\. Ingrese al módulo de Usuarios y proveedores desde el ícono de Usuarios y proveedores de la página principal. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/YD7lwEsD4j8tNN1H-image.png) También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Usuarios y proveedores: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/eB7Qm6kcKKsFuPZg-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/GGItEWq3uiZWffEz-image.png) - **Hacer clic** en el botón azul para "**Editar"** editar a un **usuario** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/YGDMLnIQsgNINpqm-image.png) - **Hacer clic** en el apartado de **"Roles y permisos"** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/OYkRVIZC1FxtgR38-image.png) - **Selecciona** el rol que quieres **Extender** o **Restringir** - **Extender:** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/xwvtgJ3xdS8u4Bpw-image.png) - - **Restringir:** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/PrZ914hVarYVoRWo-image.png) # ¿Cómo agregar imágenes a un hotel? 1\. Ingrese al módulo de Usuarios y proveedores desde el ícono de Usuarios y proveedores de la página principal. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/YD7lwEsD4j8tNN1H-image.png) También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Usuarios y proveedores: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/eB7Qm6kcKKsFuPZg-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/GGItEWq3uiZWffEz-image.png) - Para agregar imágenes a un proveedor tipo hotel debes **hacer clic** en el botón azul para "**Editar"** un **usuario** o **proveedor**: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/albuk0cZ0XcTUt0Q-image.png) - **Hacer clic** en el apartado de **"Galeria"** ubicado en la parte superior de la ventana de **usuarios** y **proveedores** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/DlwxkN1lGMJsmzdi-image.png) - Para subir la imagen lo puedes hacer dando clic en el clip o en el área que dice **Clic para seleccionar archivos**[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/mAKHelkoj9xWsD9r-image.png) - **Seleccionar** el archivo que deseas subir [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/jp9dwVdCcwlDA3bj-image.png) - **Hacer clic** en "**Cargar archivos seleccionados**" y luego **hacer clic** en "**Guardar"** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/fUicB700lgZGWfUH-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/fcjBOZgYmmFEkeza-image.png) # ¿Cómo agregar una descripción a un hotel? 1\. Ingrese al módulo de Usuarios y proveedores desde el ícono de Usuarios y proveedores de la página principal. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/YD7lwEsD4j8tNN1H-image.png) También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Usuarios y proveedores: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/eB7Qm6kcKKsFuPZg-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/GGItEWq3uiZWffEz-image.png) - Para agregar una descripción a un proveedor tipo hotel debes **hacer clic** en el botón azul para "**Editar"** un **usuario** o **proveedor**: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/2xNnOWJBBX82QriP-image.png) - **Hacer clic** en el apartado de **"Descripción"** ubicado en la parte superior de la ventana de **usuarios** y **proveedores**[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/qDEr7BvRJM2KCos5-image.png) - Agrega la descripción que deseas poner para el hotel y guardamos [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/5ktpiF2LMDuImlAM-image.png) # ¿Cómo agregar comodidades a un hotel? 1\. Ingrese al módulo de Usuarios y proveedores desde el ícono de Usuarios y proveedores de la página principal. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/YD7lwEsD4j8tNN1H-image.png) También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Usuarios y proveedores: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/eB7Qm6kcKKsFuPZg-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/GGItEWq3uiZWffEz-image.png) - Para agregar las comodidades a un proveedor tipo hotel debes **hacer clic** en el botón azul para "**Editar"** un **usuario** o **proveedor** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/IcTLvGM2oQG3i0QC-image.png) - **Hacer clic** en el apartado de **"Comodidades"** ubicado en la parte superior de la ventana de **usuarios** y **proveedores**[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/qeAldzCpReJToavJ-image.png) - Agrega las comodidades que tenga el hotel [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/nJYcAMedFIhFzh5M-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/6gHEgfUbkcpLcewt-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/D2pVYMoQxt8Ul9gq-image.png) # ¿Cómo agregar un logo a un hotel? 1\. Ingrese al módulo de Usuarios y proveedores desde el ícono de Usuarios y proveedores de la página principal. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/YD7lwEsD4j8tNN1H-image.png) También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Usuarios y proveedores: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/eB7Qm6kcKKsFuPZg-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/GGItEWq3uiZWffEz-image.png) - Para agregar un logo a un proveedor tipo hotel debes **hacer clic** en el botón azul para "**Editar"** un **usuario** o **proveedor**:[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/Hj2Madx7feLVsQc9-image.png) - **Hacer clic** en el apartado de **"Logo"** ubicado en la parte superior de la ventana de **usuarios** y **proveedores**[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/1e9rjWurLy4dQimV-image.png) - Seleccionamos el logo previamente cargado en el sistema que deseamos poner [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/hUMsBXr74ljoY69K-image.png)[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/E8X5Rw2XZWfe6btv-image.png) # Clientes # Módulo de Clientes Módulo para agregar todo lo relacionado con los clientes o usuarios de los servicios ofrecidos por la agencia. **Se accede desde el menú principal.** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-10/HHd6S43DQ7MSmPP7-image.png) **Se accede desde la página de inicio.** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/90AeVzkAfJZXay7A-image.png) El **Módulo de Clientes** es una herramienta integral que permite gestionar de manera eficiente los datos de los clientes, realizar búsquedas avanzadas, adjuntar documentos importantes y mantener un registro completo del historial de interacciones. #### **Funciones principales del módulo** Además de crear nuevos registros, este módulo permite: - **Modificar registros existentes:** Selecciona el cliente y actualiza la información. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/90BYayWOwyTzWDZh-image.png) - **Realizar búsquedas avanzadas:** Usa filtros como: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-10/1wb4iHbVbvKJS5fj-image.png) - Nombre o número de identificación. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/ih0OlByHkWPdLODL-image.png) - Rango de fechas. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/HkKHOiyPYLYci2kQ-image.png) - Días próximos a su viaje. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/VWZt6HSRm6EuSIil-image.png) - Agente de viajes asignado [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/ebMtg72f7Z6PaAhs-image.png) - **Adjuntar archivos:** Sube documentos relacionados, como cédula, pasaporte o visa. - Para subir archivos a algún cliente debes **hacer clic** en el botón azul para "**Editar"** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/KJLYh1bi1FqskUaq-image.png) - **Hacer clic** en el apartado de **"Archivos"** ubicado en la parte superior derecha de la ventana de **usuarios** y **proveedores** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/fjb92pqevm3XgmvO-image.png) - Para subir el archivo lo puedes hacer dando clic en el clip o en el área que dice **Clic para seleccionar archivos** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/n9OcRJAMSswadlQx-image.png) - **Seleccionar** el archivo que deseas subir [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/CjIOnBVl2C3qUEAL-image.png) - **Hacer clic** en "**Cargar archivos seleccionados**" y luego **hacer clic** en "**Guardar"** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/ZRy4kQFaW0OCcJYl-image.png) - **Visualizar el historial del cliente:** Accede a la lista de viajes relacionados mediante la lupa en la card del cliente. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/eJ5Jme6kMzVka2UA-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/EzoqLXNdoR79549Q-image.png) - **Cumpleaños:** La carta del cliente cambiará a color naranja si el cliente está cumpliendo años el día de la consulta. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-10/3mnc1qATKAwboRXH-image.png) --- #### **Detalles adicionales** - **Llamar al cliente:** - Si accedes al sistema desde un dispositivo móvil, puedes llamar directamente al cliente haciendo clic en el ícono de teléfono. El sistema abrirá la aplicación de teléfono de su dispositivo y rellenará el número de teléfono del cliente. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/BfZOatpnjulHipLs-image.png) **Eliminar un cliente:** - - Al ingresar al formulario mediante el botón de editar, ubica el campo *Estado*, cambia la opción de “Activo” a “Inactivo” y guarda los cambios. El icono de eliminar quedará activado una vez guardado. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/hc7IJt0Nmw0r0aev-image.png) - Al hacer clic en el ícono de eliminar, el sistema no borra el registro de forma definitiva por razones de trazabilidad. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/OHLyEmTfY0CiC723-image.png) - El cliente se oculta y puede ser restaurado desde la opción **"Mostrar eliminados"** si es necesario. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-10/pzJLsT4jkAlsWJwZ-image.png) # ¿Cómo crear un cliente? 1. Ingrese al módulo de Clientes desde el ícono de Clientes de la página principal.[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/aczbHRMmWcFdlOhG-image.png) También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Clientes: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/eB7Qm6kcKKsFuPZg-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/I7WlfE6TONSMw3IZ-image.png) - **Tenemos dos maneras de crear cliente, la primera es desde un archivo plano.** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/DLZ0smvz4Yj3KBYT-image.png) En Airvi te facilitamos el **formato de importación en Excel**, el cual puedes descargar desde el siguiente enlace:: [FORMATO DE IMPORTACIÓN.](https://v4.docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-airvi-software/page/formato-de-importacion-de-clientes) O acceder directamente desde la plataforma, tal como se muestra en la siguiente imagen. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-10/QYO0PHlUblRIv8AH-whatsapp-image-2025-10-03-at-3-13-39-pm.jpeg) - **Contenido de importación:** Debemos de adjuntar los datos de los clientes con ayuda del formato de Excel [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/5mtb08ydp0d93v0n-clientes-archivo-plano.png) - Debemos de seleccionar el formato de la importación [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/5JRgWzVhfREui5nZ-formato-importaion.png) - - Podemos activar dos opciones que nos ofrece el software para dar más claridad a la información de nuestros clientes [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/tB5ph2rgOZWk8Sfw-image.png) - **Previsualizar:** Damos clic para previsualizar la información que estamos importando [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/Mg5uBhvvm2dP8CbQ-previsualizar.png) - **Validar Datos:** Tendremos 4 vistas previas para ver los resultados de nuestra importación - 🟢Clientes que serán creados.[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/ypV259cIu5hmEQNZ-clientes-creados.png) - 🟡Clientes que serán actualizados. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/8GMk5zeUknKGeCZI-clientes-actualizados.png) - 🟠Clientes que serán omitidos. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/eAPt74FsPKi9t8kp-clientes-omitidos.png) - 🔴Clientes que serán fallidos. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/961T2S8gh4Eh2TVL-clientes-fallidos.png) - **Confirmar y crear clientes.** **[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/xcrQgyBqYA0XkKZ3-confirmar-clientes.png)** - **Finalizar:** Guardar los filtros. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/1NSvGoHyvS2sJAJG-finalizar.png) A traves de la plataforma de airvi tambien puedes acceder al formato de importacion, como lo indica la siguiente imagen #### **Creación manual** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/jR2Rqfao86Q0JRiy-image.png) - **Completar el formulario:** Diligenciar toda la información y guardamos dando clic en el icono de guardar en la parte superior derecha. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/hggLw2KPiPu9TEtB-image.png) [FMT 0025 - FORMATO DE IMPORTACIÓN DE CLIENTES.xlsx](https://v4.docs.airvi.com.co/attachments/2) # Formato de importación de clientes El formato de importación de clientes permite registrar múltiples clientes de forma simultánea en el sistema, a través de un archivo en formato Excel estructurado correctamente. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-10/yLesEZSyEeiJElRA-image.png) Para realizar la importación masiva, es necesario diligenciar el archivo con los siguientes campos: ### Campos requeridos: - **Nombre completo**: puede ingresarse en una sola celda o separarse en dos columnas (Nombre y Apellido). - **Número de identificación**: debe ser un valor numérico único por cliente. - **Tipo de identificación**: debe corresponder a uno de los siguientes códigos válidos: - **PA**: Pasaporte - **TI**: Tarjeta de Identidad - **CC**: Cédula de Ciudadanía - **RC**: Registro Civil - **NI**: NIT ### Campos opcionales: - **Fecha de nacimiento** (en formato `AAAA-MM-DD`, por ejemplo: `1980-12-31`) - **Teléfono** - **Dirección** - **Observaciones** - **País** - **Ciudad** > ⚠️ Todos los campos opcionales pueden dejarse vacíos sin afectar la carga del archivo. Sin embargo, se recomienda completarlos para mantener registros más completos y facilitar gestiones futuras. Una vez completado el archivo con los datos en el formato correcto, podrá ser cargado directamente desde el módulo de clientes. El sistema validará automáticamente la estructura y los campos requeridos antes de procesar la importación. #### **Aquí puedes descargar el formato de importación de clientes en Excel:** **[FMT 0025 - FORMATO DE IMPORTACIÓN DE CLIENTES.xlsx](https://v4.docs.airvi.com.co/attachments/3)** # Validación de Existencia Previa de Cliente 1. Ingrese al módulo de Clientes desde el ícono de Clientes de la página principal.[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/aczbHRMmWcFdlOhG-image.png) También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Clientes: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/eB7Qm6kcKKsFuPZg-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/I7WlfE6TONSMw3IZ-image.png) 2\. Dar clic en la parte superior derecha en el signo de (+) para crear un nuevo cliente [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/XKeVU5IMe3wYw6xg-image.png) Al crear un nuevo cliente, se verifica si el cliente ya existe en el momento de ingresar el número de documento. Asimismo, al modificar un cliente ya registrado, el sistema verificará si el documento de identificación ingresado pertenece a un cliente existente. Esto previene la duplicidad de información y errores de diligenciamiento. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/GbCAObHmICFtO0u2-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/PDq9l2qbF2e0T5L3-image.png) # Asignación de cliente a Freelancer o Agente de viajes Puede asignar a uno de sus freelancers como responsable de un cliente. Si un cliente fue referido por un freelancer, puede seleccionarlo de la lista y marcarlo como responsable de ese cliente. Esta asignación se puede realizar en el perfil del cliente al momento de su creación o actualización. 1. Ingrese al módulo de Clientes desde el ícono de Clientes de la página principal.[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/aczbHRMmWcFdlOhG-image.png) También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Clientes: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/eB7Qm6kcKKsFuPZg-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/I7WlfE6TONSMw3IZ-image.png) - - Para asignar a uno de sus freelancers como responsable de un cliente, debes **hacer clic** en el botón azul para "**Editar"** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/dDt0I93diipjFjf8-image.png) - Después presiona el campo de **agente de viajes** para seleccionar ese agente o freelancer [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/X4CWoMKyKxKtR669-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/p934gLAAJiEKakRn-image.png) # Alerta de Cumpleaños El sistema ahora muestra una nueva alerta en la página principal relacionada con los cumpleaños recientes de los viajeros. Cuando el cliente esté cumpliendo años, se mostrará el cuadro de registro de color naranja. 1. Ingrese al módulo de Clientes desde el ícono de Clientes de la página principal.[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/aczbHRMmWcFdlOhG-image.png) También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Clientes: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/eB7Qm6kcKKsFuPZg-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/I7WlfE6TONSMw3IZ-image.png) En el panel de clientes, hay un filtro que le permite buscar clientes que cumplen años en un rango de fechas específico. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/uDWf4NAlqSGitcQM-image.png) # Salud del Cliente La pestaña **Salud del Cliente**, ubicada en **Clientes → Editar cliente → Pestaña Salud**, permite registrar y gestionar información relevante sobre la condición médica del cliente. Esta actualización consolida el apartado como un espacio completo y confiable para almacenar datos de salud que pueden ser clave durante la prestación del servicio. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/s1HjhiE5KbnNaxXT-image.png) ##### Información general de salud En esta sección se pueden registrar los siguientes datos básicos del cliente: - **Grupo sanguíneo**: Permite identificar el tipo de sangre del cliente. - **Persona de contacto**: Nombre del contacto de emergencia del cliente. - **Teléfono de contacto**: Número telefónico del contacto de emergencia. ##### Condiciones médicas Permite registrar las condiciones médicas del cliente en un listado estructurado con los siguientes campos: - **Condición**: Nombre de la condición médica. - **Severidad**: Nivel de gravedad de la condición. - **Desde**: Fecha desde la cual el cliente presenta la condición. - **Notas**: Observaciones adicionales. - **Acciones**: Opciones para eliminar el registro. ##### Medicamentos Este apartado permite registrar los medicamentos que el cliente consume actualmente, utilizando la misma estructura de información: - **Condición**: Nombre del medicamento o tratamiento que consume el cliente. - **Severidad**: Nivel de importancia o impacto del medicamento en la salud del cliente. - **Desde**: Fecha desde la cual el cliente consume el medicamento. - **Notas**: Espacio para observaciones adicionales sobre el medicamento. - **Acciones**: Opciones disponibles para eliminar el registro. ##### Alergias Este apartado permite registrar las alergias del cliente, facilitando la identificación de reacciones adversas que pueden ser relevantes durante la prestación del servicio. En esta sección se pueden registrar los siguientes campos: - **Agente:** Sustancia o elemento que provoca la alergia en el cliente. - **Reacción:** Descripción de la reacción que presenta el cliente ante la alergia. - **Severidad:** Nivel de gravedad de la alergia (leve, moderada o severa). - **Notas:** Espacio para observaciones adicionales relacionadas con la alergia. - **Acciones:** Permite eliminar el registro de la alergia mediante las opciones disponibles. ##### Alertas visuales y control de guardado El sistema cuenta con una alerta visual que notifica al usuario cuando existen cambios sin guardar en la información de salud del cliente. Esta alerta se muestra con el siguiente mensaje: > **“Tienes cambios en la información de salud que aún no han sido guardados. Por favor, guárdalos antes de cerrar esta ventana.”** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/1WVm8u6twDxcKnuc-image.png) Esta funcionalidad ayuda a evitar la pérdida de información y garantiza que los datos registrados sean guardados correctamente. ##### Objetivo de la actualización La finalización de la pestaña **Salud del Cliente** permite contar con un registro completo, organizado y actualizado de la información médica relevante, mejorando la atención, la prevención de riesgos y la calidad del servicio ofrecido al cliente. # Calidad del Cliente La pestaña **Calidad del Cliente**, ubicada en **Clientes → Historial de viajes → Calidad del cliente**, presenta un **resumen integral del comportamiento financiero y operativo** del cliente dentro del sistema. Este apartado permite analizar rápidamente su historial de reservas, pagos, descuentos y estado actual, facilitando la toma de decisiones comerciales y operativas. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/mnSgqp7GTwky0FJp-image.png) ##### Filtros de Consulta [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/oxm6VtHZAe78sb6O-image.png) - **Filtrar por**: Permite seleccionar Fecha de viajes/Fecha de cierre de venta para el análisis del cliente. - **Desde / Hasta**: Rango de fechas para consultar la información en un periodo específico. - **Recargar**: Actualiza la información según los filtros aplicados. > Nota importante > > Los filtros aplicados en la pestaña **Calidad del Cliente** afectan únicamente los indicadores generales. > Los valores mostrados en el apartado **Estado actual del cliente** reflejan siempre la información total y vigente del cliente, **independientemente de los filtros de fecha o criterios aplicados**. ##### Indicadores Generales [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/c0OEY2oEij5sW6WY-image.png) - **Total pagado**: Muestra el monto total que el cliente ha pagado por todas sus reservas dentro del periodo consultado. - **Promedio por reserva**: Indica el valor promedio pagado por cada reserva realizada. - **Confirmado (Reservas)**: Cantidad de reservas que se encuentran en estado confirmado. - **Borrador (Reservas)**: Número de reservas creadas, pero que aún no han sido confirmadas. - **Cancelado (Reservas)**: Total de reservas canceladas por el cliente. - **Descuentos**: Suma total de los descuentos aplicados a las reservas del cliente. - **Reembolsos**: Valor total de los reembolsos realizados al cliente. ##### Estado Actual del Cliente [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/vdaG9ryjJVEv1feF-image.png) - **Deuda actual**: Monto pendiente de pago que el cliente tiene al momento de la consulta. - **Saldo a favor**: Valor disponible a favor del cliente para ser utilizado en futuras reservas. - **Primera reserva**: Fecha en la que el cliente realizó su primera reserva en el sistema. - **Última reserva**: Fecha correspondiente a la reserva más reciente del cliente. ##### Objetivo del Módulo Este apartado permite tener una **visión clara y centralizada de la calidad del cliente**, facilitando la evaluación de su comportamiento financiero, frecuencia de uso y estado actual, sin necesidad de revisar cada reserva de manera individual. # Productos # Acceder al módulo de productos Dentro del módulo de productos, se crean y almacenan las plantillas destinadas a la elaboración de cotizaciones y reservas de viajes. Este módulo es accesible a través del menú desplegable situado en la esquina superior izquierda, así como mediante la opción disponible en la página principal, representada por la imagen del paisaje. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-10/BVm5M9eGpMom5CF4-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/8AMIlbRYnp8oloXL-image.png) # Listado de productos 1. Ingrese al módulo de Productos desde el ícono de Productos de la página principal.[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/Q3QL71fnmVlBHpvF-image.png) También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Productos: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/eB7Qm6kcKKsFuPZg-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/pFjErQ1HFme4lWZ4-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/UcVzfhGBpacMw6YZ-image.png)[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/P8qzaaR5CnryouNG-image.png) Esta sección del sistema permite consultar, filtrar y gestionar los productos creados dentro de la plataforma. Está diseñada para ofrecer una visualización rápida y centralizada de todos los productos turísticos, como excursiones o paquetes, asociados a cada agencia de viajes. #### Funcionalidad general Al ingresar al módulo de **Productos**, se despliega una tabla que contiene los siguientes elementos: - **Barra de búsqueda y filtros superiores**: Permiten refinar la visualización de productos mediante los siguientes criterios: - **Búsqueda por texto libre**: para localizar productos por nombre o palabras clave. - **Producto (multiselección)**: permite filtrar por uno o varios productos específicos. - **Tipo de plan**: filtra según la categoría del producto (por ejemplo, paquete turístico o excursión). - **Estado**: permite mostrar solo los productos *Activos*, *Inactivos* o *Todos*. - **Mostrar eliminados**: habilita la visualización de productos previamente eliminados. - **Botones de acción global**: - **Limpiar**: reinicia todos los filtros aplicados. - **Recargar**: actualiza la tabla con la información más reciente. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/GpH31HxY5RrUg5E7-image.png) #### Tabla de productos La tabla principal contiene las siguientes columnas: - **Acciones**: conjunto de iconos que permiten realizar acciones rápidas sobre cada producto. Estas incluyen: - Editar - Eliminar - Programar un viaje - Descargar ficha técnica (PDF) - Visualizar ficha técnica (PDF) - Mas opciones: Sincronizar, Clonar Producto - **Producto**: nombre del producto, acompañado de un ícono de color que identifica visualmente el servicio. - **Agencia**: nombre de la agencia de viajes que gestiona el producto. - **Tipo de producto**: categoría del servicio, como *Excursión* o *Paquete Turístico*. - **Estado**: indica si el producto se encuentra *Activo* o *Inactivo* en el sistema. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/KJj39VCpzdpw7jUG-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/swH1Yizp1Ps70y6V-image.png) En la parte inferior del listado se encuentra el control de paginación, que permite ajustar la cantidad de registros visibles por página y navegar entre ellas. Esto es especialmente útil cuando el número de productos supera el límite visual por defecto. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/UcVzfhGBpacMw6YZ-image.png)[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/P8qzaaR5CnryouNG-image.png) # Ver y descargar ficha de los productos 1. Ingrese al módulo de Productos desde el ícono de Productos de la página principal.[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/Q3QL71fnmVlBHpvF-image.png) También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Productos: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/eB7Qm6kcKKsFuPZg-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/pFjErQ1HFme4lWZ4-image.png) Dentro del módulo de productos, se dispone de dos botones que permiten consultar o descargar la ficha técnica asociada a cada producto registrado en el sistema. Esta funcionalidad está diseñada para facilitar el acceso a la información comercial y operativa de los servicios ofrecidos. - [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/46BxnMfT44bFXfEb-image.png)**Nota:** *Estos pasos son aplicables para la creación de cualquier tipo de producto o servicio. Puedes omitir aquellos que no sean relevantes para tu caso específico.*
1. Ingrese al módulo de Productos desde el ícono de Productos de la página principal.[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/Q3QL71fnmVlBHpvF-image.png) También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Productos: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/eB7Qm6kcKKsFuPZg-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/pFjErQ1HFme4lWZ4-image.png) #### **Inicia la Creación** - Haz clic en "Crear". [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/A4Sau9RUwcmzE4qs-image.png) #### **Asigna Información Básica** - **Nombre del Producto/Servicio:** Introduce un nombre para el producto o servicio. - **Agencia Operadora:** Especifica la agencia que lo ofrece. - **Código interno:** Identificador único para tener referencia del producto - **Estado:** Deja el estado como "Activo" por defecto. Si en el futuro dejas de ofrecer el servicio, podrás cambiar el estado a "Inactivo" para evitar que se programe en reservas. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/eE7tgE3G28gTrpBB-image.png)**Nota** si en un futuro no presta ese servicio puede entrar a modificar y cambiar el estado a Inactivo. Así no corre el riesgo de programar un servicio que no esta prestando.
#### **Descripción Corta (Opcional)** - Añade una frase o texto llamativo que describa brevemente el producto o servicio. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/9HT8S4V29jxhw0GV-image.png) #### **Clasificación** - Selecciona la categoría que mejor describa el producto o servicio. Las opciones incluyen: Senderismo, Excursión, Pasadía, Día de Sol, Alojamiento, Transporte, Tiquetes, Asistencia Médica (nacional o internacional), Paquete Turístico. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/g4UQexQ7mYZNJUAt-image.png) #### **Tipo de Transporte Principal** - Elige el tipo de transporte utilizado: Aéreo, Terrestre, Mixto (Aéreo y Terrestre), Mixto (Terrestre y Marino), o "No Aplica". [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/ygSKhgWpRoOCy63t-image.png) #### **Duración** - - Indica la duración del producto o servicio en días y noches. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/SuicCl9xp6BzzYtq-image.png) #### **Cupos** - **Mínimo:** Define el número mínimo de clientes para ofrecer el servicio. - **Máximo:** Establece el número máximo de clientes, considerando aspectos como la capacidad del transporte o metas deseadas para el viaje. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/3tskoJ7LP4s2tOT6-image.png) #### **Publicación en la Web** - Marca la opción para que el producto o servicio se publique en tu sitio web, siempre y cuando esté disponible para ofrecer. Esta opción solo está disponible si el su sitio web está integrado con airvi. #### **Parametrización de Alojamiento (Opcional)** - Si el producto incluye noches de alojamiento, puedes especificar los períodos de alojamiento. - Para añadir servicios de alojamiento: - Haz clic en "Añadir Servicios de Alojamiento" y luego en "Sí". - Define el inicio y el fin de cada período de alojamiento con una numeración (Noche 1 a Noche 2). - Puedes gestionar varios alojamientos y periodos diferentes en el itinerario.**Ejemplo:** - Si el servicio solo cuenta con un lugar para el alojamiento y es de **3 días y 2 noches** entonces el inicio seria en la **noche 1 y terminaría en la noche 2**. - Por otro lado, si se trata de un tour o servicio de 15 días con **varios alojamientos** y a demás en distintos hoteles, puede ser que el primer alojamiento sea desde la **noche 1 hasta la noche 3,** el segundo alojamiento sea desde la **noche 5 hasta la noche 8.** Nótese que hay un espacio no cubierto entre la noche la **noche 3 a la noche 5** o sea la noche 4, esto puede ser porque talvez el cliente en esa noche *va viajando entonces no requiere alojamiento, o simplemente esa noche de alojamiento no está cubierta en el plan adquirido*. y así sucesivamente con cada alojamiento.
Al agregar esta parametrización en el área de alojamiento del conjunto tarifario podrá asignar el hotel para el o los diferentes periodos que se hayan creado.
 #### **Conjunto Tarifario** - El **Conjunto Tarifario** permite gestionar las tarifas asociadas a diferentes temporadas y condiciones de disponibilidad. - Dentro del conjunto tarifario encontramos siete sub-segmentos: - **Alojamiento** - **Receptivos y adicionales** - **Tarifas** - **Incluye** - **Itinerario** - **Observaciones** - **Ficha técnica** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/n1BD4alzPAecgLPG-image.png) - **Nombre del Conjunto Tarifario:** - Personalizable para facilitar su identificación y uso. - Es especialmente útil cuando se manejan múltiples conjuntos tarifarios, permitiendo elegir rápidamente el adecuado al momento de crear una reserva. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/mtemGlV63uwHji1u-image.png) - **Categorías de Temporadas Turísticas:** - - Puede asignarse a una de las siguientes categorías según las fluctuaciones del mercado o la demanda: 1. 1. **Alta** 2. **Media** 3. **Baja** 4. **General** (aplica de forma estándar durante todo el año). [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/fj4bamyKCFRau6Ix-image.png) - - **Rango de Disponibilidad o Vigencia:** 1. 1. 1. 1. 1. Es posible establecer un período específico en el que las tarifas serán aplicables, facilitando la planificación y organización de las ofertas. 2. Ideal para sincronizar las tarifas con campañas promocionales o temporadas específicas. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/uwpthVzdBS9Q2VJl-157a6c91-94e1-4457-b3cd-660bf0532d53.png) - **Otras funciones** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/PlZqmF6iqFdk0Xg4-image.png) - **Aplicar a todos** - Esta opción permite replicar la información configurada en un conjunto tarifario hacia los demás conjuntos registrados, según la sección en la que te encuentres. Por ejemplo, si has definido un itinerario en el primer conjunto tarifario y presionas "Aplicar a todos", el sistema copiará ese itinerario a los demás conjuntos automáticamente. Lo mismo ocurre con cualquier otra sección donde utilices esta función, lo que facilita una gestión más ágil y coherente de la información. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/HOcbKDH8b2HlajzX-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/Zx4lpp9FsBEnjtNI-image.png) **Conjunto tarifario #2** antes de aplicar los cambios [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/CQrpjZXkfnnJiEVz-image.png) **Conjunto tarifario #2** después de aplicar los cambios [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/hx7GVaJzpQKZxvpe-image.png) - Alojamiento - **Obligatoria** si se configuran servicios de alojamiento. 1. Permite seleccionar el hotel o los hoteles asociados al servicio turístico. 2. Incluye la opción de marcar si la agencia administra directamente el hotel. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/Uc9V5uGMb4WnQ1fZ-image.png) - ** Receptivos y Adicionales ** - - Podrás agregar servicios complementarios no incluidos en el paquete turístico. - **Opciones de creación:** - **Manualmente:** Haz clic en el botón “+” para agregar un receptivo o adicional, asignándole un nombre y una descripción. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/2NGXMGuG1SL80tpm-image.png) - **Importando información de otro producto:** Usa la lupa para buscar un producto existente, selecciona el deseado, especifica la información a extraer (precios, incluye, no incluye, observaciones y recomendaciones) y confirma para añadirlo. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/8jFqsracVW424Rxf-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/G4a3KKxzaddt273p-image.png) - Presionamos el botón de **Seleccionar** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/Svu2hC8fTVXBgMMf-image.png) - Podremos modificar el nombre de este servicio adicional y seleccionar la información que deseamos extraer del producto previamente seleccionado para establecerlo como servicio adicional [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/G4t8o6b2dPptMMGB-image.png) - **Tarifas:** - - Configura los precios según las acomodaciones y la moneda en la que operará el servicio (diferente a la predeterminada, si se requiere). - Define tarifas para adultos, niños e infantes. - Si hay receptivos o adicionales, también aparecerán en esta sección para establecer sus precios. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/Pyd3wrRjFbvSlXHn-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/fxYnrL2IBixvavl0-image.png) - **Incluye** - Se detallan los servicios, productos o beneficios que ya vienen cubiertos dentro del precio de un paquete turístico. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/Z81gAHAZqJU1Ezbe-image.png) - **No incluye** - Se detalla todo aquello que no está cubierto dentro del precio del paquete o plan turístico. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/Uzle6abTKLswBzr1-image.png) - **Itinerario (Opcional)** - El campo **Itinerario** en la creación de un producto permite registrar el detalle completo del recorrido o prestación del servicio asociado. Esta información funcionará como **plantilla base**, de manera que, al utilizar el producto en una cotización o reserva, el itinerario se copie automáticamente y pueda ser modificado según las necesidades del cliente o del servicio específico. Al configurar el itinerario en el producto, podrás añadir ítems clasificados por tipo: - - **Día** - **Actividad** - **Información** - **Alojamiento** - **Vuelo** - **Transporte** - **Crucero** Cada ítem permite ingresar texto libre e incluir información como paradas, horarios estimados, actividades programadas, condiciones logísticas, observaciones clave o cualquier detalle relevante. También es posible agregar imágenes, íconos y logotipos para reforzar la presentación visual. Cuando el producto se utilice en una cotización o reserva, el itinerario cargado podrá ser editado para personalizarlo sin afectar la plantilla original del producto. Esto permite que la información base se mantenga estandarizada, mientras se adaptan los detalles a cada caso particular. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-09/dweuJuVskwUCZAMr-image.png) - **Observaciones (Opcional)** - Son aclaraciones o advertencias que el cliente debe tener en cuenta sobre el paquete, el destino o los servicios ofrecidos. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/InxatDMxXoWAlHjS-image.png) - **Recomendaciones (Opcional)** - Son sugerencias para que el cliente tenga una mejor experiencia o para evitar contratiempos durante el viaje. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/EHGNuv9OqokG29Z5-image.png) - **Ficha técnica (Opcional)** - Puede adicionar información esencial sobre el servicio ofrecido. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/IOlnmdXuWp4BOieB-image.png) #### **Ventajas** - Permite adaptar los precios a la estacionalidad del turismo. Facilita el control y ajuste de tarifas en función de la demanda. Mejora la claridad en la gestión de tarifas y su aplicación en las reservas. #### **Punto de Encuentro** - - Si no tienes un punto de encuentro creado previamente, selecciona "Nuevo Punto de Encuentro". Modifica el nombre, la hora y añade la URL de la ubicación en Google Maps. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/LRWY5MJ4iuzs7bnI-image.png) #### **País y Región (opcional)** - La configuración de las casillas **País** y **Región** al momento de crear un producto o servicio tiene un propósito estratégico: - **Análisis Estadístico de Ventas:** 1. Permite visualizar y analizar las ventas realizadas en diferentes **países** y **regiones** del mundo mediante las herramientas de estadísticas del sistema. - **Clasificación de Destinos Turísticos:** - Los destinos turísticos pueden ser organizados estadísticamente según su país y región de origen, lo que facilita: 1. Identificar los destinos más populares por ubicación. 2. Evaluar tendencias de mercado en zonas específicas. 3. Planificar estrategias de ventas o promociones basadas en regiones. - **Optimización de Operaciones:** 1. Ayuda a segmentar los datos de ventas para tomar decisiones informadas sobre la oferta de productos y servicios en determinadas ubicaciones. #### **País y región** - Esta funcionalidad es fundamental para comprender el comportamiento de los clientes y la distribución geográfica de las ventas, mejorando la capacidad de respuesta de la agencia frente a las demandas del mercado global[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/qMaRaguHGfDcAz0U-image.png) #### **Políticas** - Puedes asignar políticas personalizadas para ese servicio o producto que previamente debiste de haber creado en el **módulo de políticas.** - **Tener en cuenta** 1. En caso tal deje este campo vacío, el sistema cogerá las políticas globales, las cuales están en **parámetros > legal.** 2. Todos los viajes que programes para este producto o servicio estarán con las políticas que asignaste cuando se creó el producto. Si realizas un cambio de políticas dentro del producto y ya hay reservas para este viaje, el sistema no actualizará estos cambios en las reservas que ya estaban creadas para este viaje, este nuevo cambio de políticas se reflejaran en la creación de nuevas reservas. Si deseas cambiar las políticas de una reserva, debes de entrar a esa reserva y dentro de la opción de políticas escoger la que corresponda. **[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/acFHBsPKEsPLwqll-politicas-en-el-producto.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/EcXrQLewfgQvaKel-seleccionar-politica-en-producto.png)** - Después de seleccionar estas políticas guardas y el sistema te agregará esta política al producto o servicio. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/byrecNeWOvzP05z5-politicas-en-el-producto-seleccionadas.png) - **Guardar:** 1. Haz clic en "Guardar" para finalizar la creación del producto o servicio. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/DM5EMXfe6dIiHet6-image.png) # Integración Airvi Web La implementación de esta característica no está incluida en el valor regular de la licencia. Consúltenos para más información. Con Airvi software, podrás publicar tus planes y servicios en tu página web de manera sencilla y eficiente. A continuación, te explicamos cómo publicar un producto o servicio desde Airvi hacia tu sitio web vinculado. - **Configuración de Visibilidad en Línea ** - Dentro del software Airvi en la creación de la plantilla de producto, selecciona la opción "Configuración de visibilidad en línea". - Marca la casilla "Publicar este producto en línea". [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/t4GhK7nyu3cFdyi5-image.png) - **Descripción del Producto:** - En la parte superior, podrás ingresar una nueva descripción del producto o servicio. Por defecto, este campo toma el mismo nombre que le diste a la plantilla de producto. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/snNjBfob5QMyzYOA-image.png) - **Conjunto Tarifario:** - En el conjunto tarifario, verás la opción de publicar la información. Si tienes más de un conjunto tarifario, elige solo uno. **Nota:** La tarifa que se publica en la web es la primera que dice "Adulto". [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/TaTu7S4OBKjTL5PK-image.png) Aparecerá una alerta si no selecciona un conjunto tarifario [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/BrhQDLkRW8fTbYHD-image.png) - **Módulo de Sitio Web:** - Después de seleccionar el conjunto tarifario que deseas publicar, aparecerá un módulo adicional llamado "Sitio Web". - Este módulo incluye dos celdas para insertar información complementaria del producto. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/uRbco2uDBsoeBuY5-image.png) - **Galería de Fotos:** - Se habilitará un campo para subir una galería de fotos, donde puedes agregar entre 1 y 20 imágenes. - Los formatos aceptados son: .gif, .jpg, .jpeg, .png, .avif, .bmp. - La suma total del tamaño de las imágenes seleccionadas debe ser inferior a 12 MB. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/E0tFTITFGB1PbSE9-image.png) - Debes seleccionar una de las imágenes como la imagen principal. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/Lek2fXyPa5UTSguf-image.png) - **Actualizar la portada del producto:** Desde Airvi podrás actualizar las portadas de los productos en el sitio web. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/007hr5g8vvmiXSAy-image.png) - **Categorías de producto:** Debes de seleccionar las categorías que correspondan al producto que sé está creandoNota: Las categorías se registran en el módulo llamado **Categorías de producto.**
- **Seleccionar el idioma:** Selecciona los idiomas que se manejan para el producto o servicio que se está creando. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/W4N1ekZnk2TzVFil-e1c4f8ec-aa13-47c6-8141-4c5634196cc0.png) - **Duración del tour:** Podrás establecer una duración diferente en tu página web.Nota: el sistema establece por defecto las duración total en noches y días que se configurarón en el software
- **Videos:** Copia y pega un link de YouTube para mostrar un video relacionado con el producto o servicio que se está publicando en la página web [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/cpiIiTUzQSqG0ZSQ-image.png) - **Calendario de programación:** permite registrar, administrar y publicar fechas de salida para productos turísticos de forma clara y estructurada. Este módulo es clave para la planificación de temporadas, visualización de tarifas y organización de itinerarios comerciales. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/2Od6QGvBuK9prP3N-image.png) **Guardar y Publicar:** - - - Al guardar, la información del producto se publicará automáticamente en tu página web. Siguiendo estos pasos, podrás asegurar que tus productos y servicios estén siempre actualizados y visibles para tus clientes en tu sitio web. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/0AlZodmuU3frTVYG-image.png) # Generar Collage en los editores de texto En todos los **editores de texto enriquecido** del sistema se incorpora una nueva funcionalidad denominada **Collage**, la cual permite **insertar múltiples imágenes organizadas en un solo bloque visual** dentro del contenido. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/BhXumGgt2wqlbRZA-image.png) ##### **Acceso a la funcionalidad** El usuario puede acceder a esta opción desde la barra de herramientas del editor, haciendo clic en el **botón “Collage”**. Al seleccionar esta opción, se abrirá un **modal de configuración** para la creación del collage de imágenes. ##### **Modal “Generar Collage”** Al abrir el modal, el usuario podrá realizar la configuración del collage siguiendo los pasos descritos a continuación. Selección de imágenes - Se deben seleccionar las imágenes que formarán parte del collage. - El sistema indica: - **Cantidad de imágenes seleccionadas** - **Formatos permitidos** (jpg, jpeg, png, gif, webp, avif) - **Tamaño máximo por archivo** Es importante seleccionar la cantidad de imágenes acorde al diseño de collage que se desea utilizar. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/jw04RdluUjAeWN9p-image.png) ##### **Selección del diseño predeterminado** En el apartado **Diseño predeterminado**, el usuario podrá elegir entre diferentes **presets de collage**, los cuales definen: - Cantidad de imágenes requeridas - Distribución (horizontal) - Número de filas y columnas - Dimensiones finales del collage Ejemplo de diseños disponibles: - - **Horizontal, 2 fotos** - **Horizontal, 3 fotos** - **Horizontal, 4 fotos** - **Horizontal, 5 fotos** - **Horizontal, 6 fotos** - **Horizontal, 7 fotos** > **Nota:** > ⚠️ Si la cantidad de imágenes seleccionadas **no coincide** con la requerida por el diseño predeterminado elegido, el sistema mostrará un **mensaje de advertencia** indicando que el número de imágenes seleccionadas **no es compatible** con el preset seleccionado. En este caso, será necesario ajustar la cantidad de imágenes o seleccionar un diseño acorde. ##### **Opciones de personalización** El modal permite ajustar diversos parámetros para personalizar el collage, tales como: - **Espaciado entre imágenes:** Define la distancia en píxeles entre cada imagen dentro del collage. - **Márgenes externos:** Establece el espacio exterior que rodea todo el collage. - **Padding interno:** Controla el espacio interno entre el borde del collage y las imágenes. - **Color de fondo:** Permite seleccionar el color de fondo del collage, visible en los espacios vacíos o separaciones. - **Brillo:** Ajusta la intensidad de luz de las imágenes del collage. - **Contraste:** Modifica la diferencia entre las zonas claras y oscuras de las imágenes. - **Ancho y color del borde:** Define el grosor y el color del borde que rodea el collage. - **Radio de esquinas:** Ajusta el nivel de redondeo de las esquinas del collage. Estas opciones permiten adaptar el collage a las necesidades visuales del contenido. ##### Previsualización del collage Una vez seleccionadas las imágenes y el diseño correspondiente, el sistema mostrará una **previsualización** del collage. Esta vista previa permite verificar el resultado final antes de insertar el collage en el editor de texto. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/V1DTa50K8lbbG86a-image.png) ##### Inserción del collage Cuando el collage cumpla con la configuración deseada, el usuario podrá **insertarlo directamente en el editor de texto**, quedando integrado como un solo elemento visual dentro del contenido. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/ZOKqCo3f4UzhU5Tl-image.png) # Cotizaciones Una cotización es un documento que detalla los costos y los detalles del producto o servicio que un cliente está considerando adquirir. Proporciona información detallada sobre el precio y lo que está incluido en el tour o servicio ofrecido, lo que permite a los clientes tener una idea clara de lo que están obteniendo y a qué costo. # Definición Una cotización es un documento que detalla los costos y los detalles del producto o servicio que un cliente está considerando adquirir. Proporciona información detallada sobre el precio y lo que está incluido en el tour o servicio ofrecido, lo que permite a los clientes tener una idea clara de lo que están obteniendo y a qué costo. En su interfaz podemos identificar las siguientes herramientas.| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-03/Z8yUfZODgFZi3yj2-image.png) | **Menú de navegación.** |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-03/1u8y4nQN6aDRElBG-image.png) | **Botón para crear.** |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-03/eITEXql7RJ0mluES-image.png) | **Filtros de búsquedas avanzadas.** |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-03/eaPWflPTlCkLc4fQ-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-03/Nn2dRuaaVVo7ck6a-image.png) | **Nos informa sobre el estado de la conversión de la cotización a reserva.** |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-03/Zs2PhNLbJuDNuaUc-image.png) | **Botón para editar o modificar.** |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-03/ywyIul5mVI43WPgH-image.png) | **Botón de eliminar.** |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-03/lQIbjIdZcnHsSwA8-image.png) | **Creador de reserva: Para pasar la información de la cotización a una reserva de viaje.** |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-03/uKP1fXSjMUSEf9nz-image.png) | **Botones para descargar y visualizar la cotización en formato corporativo.** |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/5oELjQuRSolcXyzX-image.png) | **Botones para descargar y visualizar la cotización en formato marca blanca.** |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-03/y04sptHOFY4MKfPZ-image.png) | **Botón de clonar.** |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-03/i5rVVrtJFA6yiGzF-image.png) | **Botón de enviar la cotización, ya sea en el formato corporativo o marca blanca, al correo del cliente registrado en la cotización.** |
| Botones de acción | [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/EVJ0n8SuwXHJnJ1A-image.png) |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/BJoBVhfdHnTD9eqZ-image.png) | [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/tUUZVMx9NllTz5oO-image.png) |
| Botones de acción | [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/EVJ0n8SuwXHJnJ1A-image.png) |
| Botones de acción | [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/EVJ0n8SuwXHJnJ1A-image.png) |
**Nota:** Una vez asignado, el guía aparecerá en la lista de clientes para la póliza
 # Actualizar la información de un viaje o servicio programado Para modificar un viaje, asegúrate de aplicar los cambios sólo a ese viaje concreto. Al acceder al panel de reservas, se visualiza una barra azul en la parte superior. En esta barra se encuentra el menú de navegación a la izquierda, el nombre y la fecha del viaje en el centro, y diversas herramientas disponibles a la derecha. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-08/dl6u4UKHuCnVK5z3-image.png) Para acceder y modificar la información del viaje, simplemente haz clic en el botón de "Editar". Aquí podrás modificar absolutamente todo. - Nombre. - Fecha del viaje. - Operador turístico. - El Estado. - Descripción corta. - Tipo de Servicio. - Duración por noches. - Cupos. - Servicios de alojamiento. - Conjunto tarifario. - Puntos de encuentros. # Panel de apoyo contable Para acceder a este panel, simplemente haz clic en el icono de la mano con la moneda. Este icono puede aparecer en color naranja, azul o blanca.  Ejemplo desde el apartado de **viajes** **Ingrese al módulo de viajes desde el ícono de viajes de la página principal. ** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/M1bqWz9khaxq8IKL-image.png) **También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón viajes:** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/bWnYe7qDwPdlvkej-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/ABM9Hne1q0OGaJI9-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/3T39RpOdjs7BoVVB-image.png) El **Panel de Apoyo Contable** es una herramienta integral diseñada para facilitar la gestión administrativa, financiera y operativa de cada viaje en tiempo real. Su objetivo principal es brindar una visión clara y detallada de todos los movimientos económicos relacionados con el servicio, permitiendo un control eficiente de ingresos, egresos, comisiones y beneficios. Este módulo está dividido en cuatro secciones clave, que permiten a los usuarios analizar y tomar decisiones basadas en datos actualizados: #### **Resumen** En esta vista se concentra toda la información clave del viaje: - Número de inscritos y confirmados. - Presupuesto total y descuentos aplicados. - Pagos recibidos por parte de los clientes. - Gastos asociados a proveedores. - Comisiones del equipo (intermediarios y agentes). - Retenciones, ingresos propios e IVA. - Beneficio final estimado del viaje. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/jLq1QPOAsqHYQb35-image.png) #### **Proveedores** Aquí se gestionan las facturas relacionadas con los proveedores del viaje: - Visualización del estado de pago (pagado o no pagado). - Registro de nuevas facturas y pagos. - Detalle de servicios prestados, comisiones y retenciones. - Acceso a los soportes y archivos asociados a cada factura. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/oDBvEdTDOl9kVYqf-image.png) #### **Reservas** Esta sección muestra las reservas activas asociadas al viaje: - Estado de confirmación. - Identificación de cada reserva con su respectivo número. - Contacto asignado y valor total pagado o pendiente. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/ruauvAluUaIfOdHE-image.png) #### **Clientes** Permite consultar el listado completo de los clientes vinculados a la reserva: - Datos de identificación, tarifa, teléfono y estado de confirmación. - Asignación de silla y estado de acomodación. - Control de asistencia y detalles operativos del cliente. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/kFCnC4kvRdd4n9Yr-image.png) # Reservas El panel de reservas es el módulo donde se administra todo lo relacionado con el viaje. Esto incluye la creación y gestión de reservas de viajes, la asignación de clientes a estos reservas, el seguimiento de los pagos, la aplicación de conjuntos tarifarios, comisiones, descuentos, entre otros aspectos. # Formas de acceder al módulo de reservas Se puede acceder de dos formas. - A través del menú desplegable, haciendo clic en 'Reservas' - Desde la página principal, seleccionando 'Reservas' en el primer módulo ubicado en la parte superior derecha. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/miF26NBa4ZNb9dem-image.png) [q](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-10/015bPJuKqanRtbh9-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/2IxmNdM7Kp2BHapF-image.png) # Panel de seguimiento de reservas y panel de reservas #### Panel de seguimiento de reservas Para consultar la funcionalidad del panel de seguimiento reservas, haga clic aquí: [https://v4.docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-airvi-software/page/seguimiento-de-reservas](https://v4.docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-airvi-software/page/seguimiento-de-reservas) 1. Ingrese al módulo de reservas desde el ícono de reservas de la página principal. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/nhOvk55UjKGdWphw-image.png) También es posible acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón reservas: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/bWnYe7qDwPdlvkej-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/7one6pwZbulP3zxF-image.png) El panel de seguimiento de reservas es el siguiente: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/JoLqiwEtratr8dDM-image.png) #### Panel de reservas El panel de reservas, por otro lado, se refiere al panel donde se administran todos los detalles de las reservas, incluyendo pagos, reembolsos, tarifas, listado de pasajeros, entre otros aspectos: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/4tEMK79j1BAbRrza-image.png) # Mensajes de errores **Viaje Cancelado**: Si intentas acceder al panel de reservas de un viaje que ha sido cancelado, recibirás un mensaje de error indicando que el viaje está cancelado. Esto te informa que no puedes gestionar reservas para ese viaje.  **Viaje Eliminado**: Al intentar acceder al panel de reservas de un viaje que ha sido eliminado, se mostrará un mensaje de error que te notificará que el viaje ha sido eliminado. Esto significa que el viaje ya no está disponible para gestionar reservas.  # Herramientas del panel de reservas #### **Panel de reservas** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-03/0cLEErEZ5Smj5XPL-image.png) #### **Herramientas**| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/2LyL9ZOflO9mxgJU-image.png) | Para crear un nuevo cliente. |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/peVrr6FN1kYB4Kc6-image.png) | Para registrar un nuevo proveedor. |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/eIpeWsKmsih9rKS6-image.png) | Para registrar las facturas y los pagos a proveedores. |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/2UIMNVfahBOUjM2Q-image.png) | Apoyo contable. |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/OfV3JrXb5MKzxclp-image.png) | Editar. |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/K70issfhYOL15edB-image.png) | Menú con todas las opciones. |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/lGLAfwMfXrHjb51g-28c614c5-6cd6-4348-aa9f-224fa443c80a.png) | Para descargar el voucher o el paz y salvo directamente al PC |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/NIE8uhxQ1WmCR9ke-9256edd0-1635-4854-9e20-fc435dbd1180.png) | Para visualizar el voucher o el paz y salvo en el navegador |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/vsNTDykstAtIdlrY-91ec1896-104b-416a-9a45-7de2fcd1d434.png) | Para descargar directamente el voucher sin logo o el paz y salvo al PC |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/270syr7RAH18drsr-dc53a909-50a5-48a8-b14f-9364b2fcc94b.png) | Para visualizar el voucher sin logo y el paz y salvo en el navegador |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-03/ILPoQabSicS1TNjD-image.png) | Botón para enviar el paz y salvo al correo registrado en el cliente titular de la reserva. |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/DJNbrzdsSAYU6PRp-476e9962-aa87-487a-b028-ebea92949f60.png) | Permite cambiar la programación del viaje del grupo. Es importante destacar que para realizar este cambio, es necesario que la programación deseada ya esté creada previamente. |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/s2mwETK5VvsL8Doj-91f40277-0cf4-4eb0-9e4d-85eb098d7b35.png) | Informa que el grupo de viaje no ha realizado ningún abono |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/BBo4rwtwY5PYEs9f-2d93199e-39d9-4cb9-9fc5-d56c9786155c.png) | Elimina el grupo de viaje. Esta opción aparece cuando no hay ningún registro |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/EsfyG7Wn0eM01Z0h-5553061c-2dac-4513-a611-d4a61865f4ac.png) | Crea nuevos grupos de viajeros |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/1CTifkOgtWcyQVpU-3548beed-af76-4064-9781-87221cd8377a.png) | Descarga la lista de pasajeros |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/QNTWkxsvHesXewZj-ff2e03ab-836e-4cd7-ad8a-e7002801d70c.png) | Descarga la planilla de acomodación |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/6LRXIHSeT6Thdaqn-6e49b7d6-32b9-4d70-a532-1bc1e443920d.png) | Descarga la lista de los clientes para la póliza de viajes |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/BMdZn39NDSLW3AVc-e4576dbe-a86d-49c1-8786-0b60a728a449.png) | Al hacer clic calculará el valor en pesos colombianos según Tasa Representativa del Mercado (TRM) cuando se estén manejando tarifas en moneda extranjera |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/9VhfgqB9uGha4HHz-dee33871-434c-44ee-add4-55344873fe67.png) | Aplicará la tarifa seleccionada para todos los pasajeros |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/epfoSOqZNbUc7U0J-675c92c3-eff9-488e-93b2-05c64c388929.png) | Aplicará el punto de encuentro seleccionado para todos los viajeros |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/NHXStQZxsGtPyJka-8d0c024d-ade8-401e-bd4a-6ab43aee1d25.png) | Seleccionar el titular del viaje |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/3w0ibB0VAMbjxU2l-83010e50-294b-4f1c-9ae4-bb4d1318946b.png) | Registrar clientes de forma masiva |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/khbhlCej8eVIyQ9P-c0012694-6cfc-45d5-ac00-ec94fad4a5d9.png) | Registra un nuevo cliente |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/8w3B6m3fLOATOwJn-image.png) | Modificar la información registrada en la factura o en el pago. |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/AHADiMqWiQzCYe1F-image.png) | **Eliminar registro.** |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-03/2nNM59lGvkVZqveH-image.png) | **Visualiza al detalle la factura en una nueva pestaña del navegador.** |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-03/5BTik3YhBztuo0Du-image.png) | **Descarga un archivo con el detalle de la factura de proveedores.** |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/qLLR2uQnmM6Y7g7m-image.png) | **Permite adjuntar a la factura.** |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/JnoJQpPNQNmNNfiX-image.png) | Se puede establecer como titular de la reserva |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/H5e69XAHalItgfwX-image.png) | No se puede elegir este cliente como titular de la reserva. Por favor revise que sea mayor de edad, tenga país asignado, teléfono, documento de identidad, tipo de documento y que el cliente no esté inhabilitado a nivel de sistema |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/XEWO0QMyKIuQuG1P-image.png) | Es el titular de la reserva |
**Nota:** Para los viajes y servicios que gozan de tarifas estables y permanentes durante períodos largos de tiempo, recomendamos registrar las tarifas en los conjuntos tarifarios del Producto, de modo que al programar viajes, cotizar y crear reservas, estas tarifas ya vengan prestablecidas.
Por otro lado, si las tarifas cambian continuamente, recomendamos dejar los tarifarios en valor 0 y establecer las tarias al momento de cotizar o de crear las reservas.
# Descargar listado de pasajeros Para descargar el listado de pasajeros, simplemente pasa el puntero del ratón sobre el botón de creación de grupos de viaje, que es un botón azul con tres estrellas ubicado en la parte inferior derecha. Cuando lo hagas, se desplegarán tres opciones adicionales: una de color naranja, otra de color fucsia y otra de color verde. Para descargar la lista de pasajeros, simplemente haz clic en la opción de color verde.  # Listado de Cumpleaños en lista de pasajeros A partir de ahora, al descargar el **listado de pasajeros** de una reserva, el archivo incluirá una pestaña adicional donde se listan los clientes que cumplen años en una fecha cercana a la operación del viaje. Esta pestaña muestra automáticamente los pasajeros cuya fecha de cumpleaños ocurre **15 días antes o después** de la fecha de salida de la reserva. Esta funcionalidad permite identificar fácilmente cumpleaños próximos dentro del grupo de pasajeros, facilitando acciones comerciales, detalles personalizados o gestos de atención durante el viaje. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-10/90PQlb0tURp5SAKD-image.png) # Descargar listado de pasajeros para seguro de viajes Para descargar el listado de pasajeros para seguros de viajes, simplemente pasa el puntero del ratón sobre el botón de creación de grupos de viaje, que es un botón azul con tres estrellas ubicado en la parte inferior derecha. Cuando lo hagas, se desplegarán tres opciones adicionales: una de color naranja, otra de color fucsia y otra de color verde. Para descargar la lista de pasajeros para seguros de viajes, simplemente haz clic en la opción de color naranja.  # Control de disponibilidad de cupos Anteriormente, la plataforma no validaba el control de cupos, lo que permitía que las reservas superaran el límite máximo establecido para cada producto. Aunque en la configuración de los productos se definían tanto un cupo mínimo como un máximo, el sistema no restringía la asignación de espacios cuando se alcanzaba el tope, lo que generaba inconvenientes en la gestión de disponibilidad. Con la nueva actualización, ahora se implementa una validación automática que impide exceder el cupo máximo, garantizando un control más preciso y eficiente sobre las reservas. **Primer escenario** - Añadir clientes a la reserva, si excedes el límite de pasajeros el sistema no te dejará añadir esos clientes, te muestra un mensaje donde te dice el total de cupos disponibles. - **Ejemplo:** tenemos un viaje con cupo máximo de 3 personas y podemos observar que se intentan agregar 4 personas, pero solo hay un cupo disponible, ya que en la lista de los pasajeros ya hay dos registrados [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/CeG0ZPustaXEbbIT-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/XwJD1mJ4jYvnZvET-image.png) **Segundo escenario** - Añadir clientes cuando el cupo está completo, por ejemplo 10/10. El sistema no te dejará añadir más pasajeros y te muestra una alerta que nos dice que debemos aumentar el cupo del viaje para añadir más personas. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/sKq0GQLRae3NQCXo-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/WF0K4tHPAD9xIn3j-image.png) **Tercer escenario** - Añadir bloqueos de cupos cuando el viaje está completo, por ejemplo: vas a añadir un bloqueo de cupos, pero el viaje está 5/5 [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/IOHhrrtaefh0hyao-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/R8tgfmVdsisUDqMx-image.png) **Cuarto escenario** - Añadir clientes desde un archivo plano cuando está completo, por ejemplo 4/4. El sistema no te dejará añadir más pasajeros y te muestra una alerta que nos dice: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/OtHm3j3N1cyOoVwI-image.png) - Si intentas seguir con el proceso y presionas el botón de **"Añadir y Finalizar"** el sistema te mostrará otra alerta donde nos dice que los cupos están agotados [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/0uWXxGEtcPortJ0V-image.png) **Quinto Escenario** - Añadir clientes desde un archivo plano cuando se excede el límite máximo, por ejemplo 3/4. Y vamos a subir 4 personas desde el archivo plano, el sistema nos mostrará la siguiente alerta [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/FGK5hKgfTy9BhKwW-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/JE7Ce90RMzIIdPke-image.png) **Sexto escenario** - Disminuir el cupo máximo cuando el viaje está completado, por ejemplo tenemos un viaje 4/4 y disminuimos el cupo del viaje a 2, el sistema nos mostrara una alerta donde nos dice que tenemos sobre cupo [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/4DXQ8QMpK5K3kjdW-image.png) **Séptimo escenario** - Convertir una cotización a reserva escogiendo un viaje con cupos completos, el sistema te mostrará un mensaje donde nos dice que el viaje que seleccionaste no tiene cupos disponibles. Puedes presionar el botón azul que nos dice que podemos editar el viaje y así aumentar la capacidad máxima de cupos para el viaje [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/lAvgmRT3lmtsraV3-image.png) # Notas de seguimiento El módulo de **Notas de seguimiento** permite registrar anotaciones internas sobre una reserva o cliente, no visibles para el cliente final. Cada nota incluye un campo de texto obligatorio, la opción de notificar a otro usuario de la plataforma mediante un selector desplegable, y un nivel de prioridad (Alta, Media o Baja), representado con colores rojo, amarillo o verde. Las notas se visualizan con la fecha, hora de creación, nombre del autor, destinatario (cuando aplica), y pueden eliminarse si el usuario tiene permisos. Este módulo está ubicado en el panel de la reserva, y está diseñado para mejorar la gestión operativa dentro de la agencia. Las notificaciones internas se activan si el usuario seleccionado tiene habilitadas las alertas por correo o interfaz. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-09/QNEYiCq7E4YNoNUD-image.png) # Modulo de servicio de transporte **Servicio de transporte:** Permite configurar la logística del transporte dentro de una reserva, definiendo el **Destino** del viaje y los responsables operativos mediante los campos **Agente contable**, **Agente comercial** y **Agente de logística**. También se incluyen opciones como **Verificación de antecedentes** y **¿Es servicio de cartera?**, que permiten marcar condiciones específicas del servicio según la operación. Adicionalmente, se puede seleccionar el **Tipo de contrato** y elegir los **Vehículos** disponibles. Al agregar un vehículo, el sistema muestra automáticamente su información en una tabla con datos como **empresa transportadora**, **placa**, **marca**, **modelo**, **capacidad** y **estado**. En esta misma tabla es posible personalizar los **asientos confirmados**, respetando el límite máximo del vehículo, así como asignar o modificar el **conductor** del servicio y eliminar el registro si es necesario. La sección también incluye el bloque **Fecha y estado de la factura**, donde se pueden registrar la **fecha del primer pago**, la **fecha de la factura** y el **estado de pago**, permitiendo llevar control financiero del servicio de transporte desde la misma configuración. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-03/w4ZnnaV71Y5e0pJ2-image.png) # Calendario de viajes # Calendario de viajes El módulo de Calendario de Viajes ofrece una visualización clara y organizada de la programación de las reservas de viajes. Facilita la búsqueda avanzada de reservas programadas y permite acceder rápidamente al panel de reserva de viajes haciendo clic en la opción "Ver" desde el calendario. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/YO4wmxZ38XB3zhS0-cc083369-324b-4426-baab-2de5d8e41d63.png) # Viajeros próximos # Viajeros próximos Ofrece una lista detallada de las reservas que están próximas a ejecutarse, brindando información específica sobre cada una de ellas. Además, para facilitar la búsqueda y la gestión de esta información, el módulo cuenta con filtros de búsqueda avanzados. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/Hi1Df28ZG80d7GCL-1de2b3ca-26e2-4f03-99ce-44306270df0c.png) # Comisiones # Liquidador de Comisiones de Ventas de Sus Agentes y Otros Intermediarios Para realizar el pago de las comisiones, debe acceder al módulo de liquidación de comisiones. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/HL5TDi62ADyhVuQs-image.png)Dentro de la interfaz de este módulo, en la parte superior, encontrará los filtros de estado, propietario de comisión, fechas, y el botón para agregar el pago de la comisión. En la parte inferior, se mostrará la lista de las comisiones generadas. ##### Los pasos a seguir para el pago de las comisiones son: 1. Crear un nuevo pago de comisiones haciendo clic en el botón "+". ○ Se abrirá una ventana llamada: **Buscar comisiones**. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/CnxdJWrCR3fPRMNL-image.png) ○ La interfaz facilita la búsqueda a través de los filtros de búsqueda o, simplemente, pulsando el botón "Buscar" para que automáticamente aparezcan todas las comisiones pendientes de pago. 3\. Utilizando los filtros de búsqueda avanzada en la primera celda de "Propietario de la comisión", busque a quien se le va a realizar el pago. ○ Seleccione las comisiones a las cuales se les van a realizar sus respectivos pagos. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/4qSMKkA62qeViSEc-image.png) 4\. Haga clic en "Crear liquidación". [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/kw3d56nGffl0r7Jb-image.png) ○ Se abrirá una ventana de confirmación donde puede añadir la sede y algún tipo de observación. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/C6TPT3qBuYGT6vV1-image.png) 5\. Haga clic en "Guardar". ○ Una vez guardado, aparecerá la interfaz de liquidaciones. Aquí, debe hacer clic en el botón de modificar el registro guardado para registrar el pago. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/r1t1J5yo6ia86Gif-image.png) 6. Dentro del registro, aparecerán dos opciones: "Editar liquidación" y "Buscar comisiones". ○ Haga clic en "Editar liquidación". [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/NhK4x1l0lZFaeHGj-image.png) 7. Haga clic en el botón "Añadir pago". [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/pd4SwNQy3KoICGBh-image.png) ○ Registre el pago y guarde los cambios. 8\. ¡Listo! [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/svVAbPN0bJkZw2HC-image.png) Además, el módulo de Liquidaciones de Comisiones, una vez generado el registro de pagos, cuenta con un botón para visualizar el comprobante tipo cuenta de cobro de las comisiones pagadas. # Seguimiento # Seguimiento de Reservas Tiene como objetivo principal proporcionar una visión detallada del estado de las reservas. Para facilitar la gestión de estas transacciones, ofrece una serie de herramientas: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-03/RiKOjEePGL7PSM8J-image.png) - **Filtro de búsqueda avanzada: **Permite realizar búsquedas específicas según diferentes criterios, como fechas de reserva, nombres de clientes o destinos. Esto facilita encontrar rápidamente la información deseada entre una gran cantidad de reservas. - **Resumen en valor de las reservas:** Proporciona un resumen claro y conciso del valor total de las reservas registradas en el sistema. Esto permite tener una idea rápida del volumen de negocio generado por las reservas en un período determinado. - **Lista de Reservas y su estado: **Muestra una lista detallada de todas las reservas realizadas, junto con su estado actual. Esto incluye información sobre si la reserva está confirmada, pendiente de pago, cancelada, etc. Esta función facilita el seguimiento de cada reserva y permite tomar las acciones necesarias según su estado. El panel de seguimiento de reservas proporciona herramientas poderosas para gestionar eficazmente todas las reservas, desde su creación hasta su finalización, garantizando un control completo sobre el proceso de reserva. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/ah6ts6PORYOGNzmd-image.png) **Herramientas** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-08/mRMnAjJLSUbwtiXJ-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/QSLBn7osobmhf2ZE-image.png) - **Más filtros** - **Filtro por estado de facturación a clientes** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/5lvvE0CL417XjKJg-hnjnsnerqpcx8gqo-mas-filtros-clientes.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/vuEoOZC1nssRq7JX-facuracion-a-clientes.png) - - Tenemos dos estados, Facturado 🟢 y no Facturado 🔴 **Facturado 🟢** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/P70ZN44ti3PRTdLm-estado-de-facturacion.png) **No Facturado 🔴** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/I74lVQNjPS9jamSR-estado-no-facturado.png) - **Más filtros** - **Filtro por estado de facturación a proveedores [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/hZWX1dIYX8E8jD9I-facturacion-a-proveedores.png)[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/xPvzXH5qwxml1VAJ-mas-filtros-proveedores.png)** - Dentro de la columna **Facturas a proveedores** tenemos dos valores, el primer valor hace referencia a la factura de los proveedores a nivel global del servicio o producto. El segundo valor hace referencia a la factura de los proveedores a nivel de reserva. - **Ejemplo [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/0tQsOveO4XIcZfy6-ejemplo-factura-a-proveedores.png)** Podemos observar dos reservas con el mismo servicio, en la primera reserva podemos observar que en la columna de **Facturas a proveedores** tenemos [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/9U8ItCiz9mmzwIDn-factura-proveedor-reserva-1.png)esto significa que tenemos una factura a proveedores a nivel goblal y a nivel de reserva. En la segunda reserva podemos observar que tenemos [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/cR8WxJ4SDj4qaTQP-factura-proveedor-reserva-2.png)esto significa que tenemos una factura a proveedores a nivel goblal y no hay facturas a proveedores a nivel de reserva. # Facturas de proveedores Tiene como objetivo principal mostrar los gastos relacionados con las reservas. Además, ofrece diversas herramientas para facilitar la gestión de estas transacciones: - **Filtro de búsqueda avanzada:** Permite realizar búsquedas específicas según diferentes criterios, como fechas, proveedores o estado de la factura. - **Resumen en valores:** Proporciona un resumen claro y conciso de los gastos totales registrados en el sistema, lo que facilita la visualización y el análisis de la información financiera. - **Lista de reservas y su estado:** Muestra una lista detallada de las reservas asociadas a las facturas de proveedores, junto con su estado actual. Esto permite un seguimiento preciso del proceso de pago y la situación de cada reserva. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/9qlMgtCVP5XAczxS-image.png) # Historial de pagos de clientes Brinda una visión integral de los pagos realizados por los clientes en relación con sus reservas, lo que permite un seguimiento preciso del estado de las reservas y una gestión eficiente de los pagos. - **Filtro de Búsqueda Avanzada:** Permite realizar búsquedas específicas según diferentes criterios, como fechas, número de pago o comprobante. - **Listado de pagos:** Muestra una lista detallada de los pagos asociados a las reservas del cliente. Esto permite un seguimiento preciso del proceso de pago y la situación de cada reserva. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/3D4hZIXaWFYl9Aef-image.png) # Historial de Comisiones Proporciona una visión detallada de los pagos realizados en concepto de comisiones en relación con las reservas, lo que permite un seguimiento preciso del gasto asociado a estas comisiones. - **Filtro de Búsqueda Avanzada:** Permite realizar búsquedas específicas según diferentes criterios, como el número de reserva, estado, propietario de la comisión, fecha del viaje o servicio (desde y hasta), y fecha del registro (desde y hasta). Esto facilita una búsqueda rápida y precisa. - **Resumen en Valores:** Proporciona un resumen claro y conciso de las comisiones totales estimadas en diferentes monedas, incluyendo: - Comisión total en COP - Comisión en COP - Comisión en USD - Comisión en EUR - Comisión en PEN: - **Lista de Reservas y su comisión:** Muestra una lista detallada de las reservas asociadas a las comisiones, junto con su estado actual y el propietario de la comisión, permitiendo un seguimiento preciso del proceso y la situación de cada reserva. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/GuTpdkdrcsyqLQw2-image.png) # Cuentas por cobrar y cuentas por pagar Este panel permite conocer el estado de los pagos pendientes de clientes y los pagos pendientes a proveedores según un rango de fechas. Puede acceder a este panel a través del menú desplegable: Liquidaciones > Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar. **Filtro de Búsqueda Avanzada:** Permite realizar búsquedas específicas según diferentes criterios, como el tipo de plan, la operadora y las fechas de salida del viaje (desde y hasta). Esto facilita encontrar información precisa sobre los planes y servicios ofrecidos. **Resumen en Valores:** Proporciona un resumen claro y conciso de los valores totales relacionados con los pagos a proveedores y las ventas a clientes: - A Proveedores: - Valor del pago total - Pagado - Por pagar - A Clientes: - Valor de venta total - Recibido - Por cobrar **Lista de Planes y su Estado:** Muestra una lista detallada de los planes o servicios ofrecidos, junto con su tipo, operadora y estado de pago (pagado, por pagar, recibido, por cobrar), lo que permite un seguimiento preciso del proceso financie [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/22fPXDIwt4SVCWT4-image.png) # Ventas por pasajero El módulo **Ventas por Pasajeros** está diseñado para brindar a las agencias de viajes un control exhaustivo y adaptable sobre las ventas asociadas a cada pasajero, permitiendo una gestión más precisa de los ingresos en función de las dinámicas de registro y liquidación de cada cliente. Este módulo es especialmente útil para agencias que manejan reservas y ventas de manera no simultánea, adaptándose a los requerimientos únicos de su operación. #### **Descripción Detallada del Módulo** - **Control Avanzado de Ventas** - **Registro por pasajero**: Permite un seguimiento detallado de cada pasajero ingresado en una reserva, reflejando de manera precisa las fechas de registro y evitando confusiones entre la fecha de creación de la reserva y la fecha efectiva de venta. - **Gestión de datos históricos**: La capacidad de filtrar registros desde el origen del sistema asegura una trazabilidad completa. - **Opciones de Filtrado Personalizadas** - **Número de reserva**: Encuentre información específica de cada reserva con facilidad. - **Producto vendido**: Clasifique las ventas según los servicios o paquetes turísticos ofrecidos. - **Estado del pasajero**: Identifique rápidamente clientes confirmados, en borrador o cancelados para obtener datos más precisos. - **Rango de fechas**: Analice periodos específicos que reflejen actividades de venta y registro en intervalos ajustados a las necesidades de la agencia. - **Agente responsable**: Monitoree el desempeño individual de cada asesor, facilitando la asignación de tareas y la evaluación de resultados. - **Moneda de transacción**: Organice y compare ventas realizadas en diferentes monedas. - **Visualización y Gestión de Datos** - La tabla inicial ofrece una vista panorámica de entre **300 y 500 registros**. - Herramientas de búsqueda que optimizan el análisis y la personalización de los resultados, asegurando que la información sea fácil de interpretar y aplicar en decisiones estratégicas [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/y87FbE9FONwjEWVs-image.png) # Filtros del panel de seguimiento Airvi permite visualizar y segmentar información crítica mediante filtros integrados en el panel de seguimiento. Estos filtros han sido diseñados para brindar control, trazabilidad y facilidad en el análisis operativo. A continuación se documenta el funcionamiento específico de los filtros disponibles en el **Panel de Seguimiento** - **Número de la reserva** Permite buscar directamente una reserva específica ingresando su número único. Este filtro es útil cuando se conoce con exactitud la reserva que se desea consultar, evitando búsquedas amplias. - **Producto** Filtra las reservas asociadas a productos turísticos específicos (por ejemplo, paquetes, experiencias, excursiones). Al hacer clic en el campo, se despliega una lista con los productos disponibles, permitiendo seleccionar uno o varios elementos. - Uso recomendado: Combinar con Estado de la reserva y Fecha de venta desde/hasta para analizar el rendimiento de un producto en un período determinado. - **Viajes que salen desde / hasta** Permite filtrar las reservas según la fecha de salida del viaje reservado. Es un filtro temporal que acota el análisis a un rango de fechas. - Ejemplo de uso: Consultar todas las reservas cuya fecha de salida esté entre el 01/06/2025 y el 30/06/2025. - **Agente de viajes** Filtra las reservas creadas o gestionadas por un agente específico. La lista se completa automáticamente con los agentes registrados en la plataforma. - Aplicación típica: Identificar el desempeño de cada agente con respecto a las ventas y el estado de reservas. - **Intermediario o FreeLancer** Permite segmentar las reservas gestionadas por freelancers o intermediarios comerciales registrados. Este filtro ayuda a analizar el impacto de terceros en las ventas. - **Estado de la reserva** Filtra según el estado actual de la reserva: Confirmado, Cancelado, Borrador. Es útil para auditorías y seguimiento de reservas aún no gestionadas. - Combinación útil: Estado de la reserva + Estado de pago → permite identificar reservas confirmadas con pagos pendientes. - **Estado de pago** Filtra las reservas en función del estado de sus pagos: Pagado, No pagado. Facilita el control financiero y la gestión de cuentas por cobrar. - **Regresan desde / hasta** Permite filtrar reservas con base en la fecha de retorno del viaje. Ideal para seguimiento post-venta y encuestas de satisfacción. - **Fecha de venta desde / hasta** Permite acotar las reservas generadas dentro de un rango de fechas específicas. Este filtro se basa en la fecha de creación del registro de la reserva. - Ejemplo: Filtrar todas las reservas vendidas en el primer trimestre del año para análisis comercial. - **Filtrar por etiqueta** Permite aplicar filtros según etiquetas personalizadas asignadas a las reservas. Estas etiquetas pueden representar campañas, tipos de cliente, temporadas, etc. - Nota: Las etiquetas deben ser previamente configuradas en el sistema. - **Agencia de viajes/ Operadora** Segmenta las reservas según la agencia de viajes que las generó. Este filtro es útil en estructuras empresariales donde se gestiona más de una agencia o sucursal. - **Ubicación / Sede** Filtra las reservas en función de la sede o ubicación geográfica desde donde se gestionaron. Ayuda a analizar el rendimiento regional o por sucursal. - **Referencia de cobro / factura** Permite realizar búsquedas específicas ingresando la referencia asignada por el proveedor a la factura o documento de cobro. Es útil cuando se desea rastrear un documento en particular. - Ejemplo de uso: Buscar la factura con número “INV-98523” asociada a un servicio específico. - **Plan / Servicio** Filtra las facturas asociadas a un plan turístico o servicio puntual contratado. Este filtro permite analizar la distribución de pagos por tipo de producto ofrecido. - Aplicación típica: Determinar qué servicios están generando más gastos en proveedores. - **Proveedor** Permite seleccionar uno o varios proveedores del listado registrado en la base de datos. Es útil para visualizar los pagos pendientes o realizados a un proveedor específico. - Uso recomendado: Combinar con Estado y Fecha de vencimiento para identificar cuentas por pagar. - **Estado** Este filtro permite clasificar las facturas según su estado actual: Pendiente, Pagada, Parcialmente pagada, Anulada, etc. Facilita la gestión del flujo de caja y auditorías de pagos. - **Número del pago** Filtra directamente por el número o código único que el sistema asigna a cada pago registrado. Útil cuando se desea acceder rápidamente al detalle de un pago puntual. - Aplicación práctica: Localizar el comprobante “PAG-10567” para verificar su estado. - **Número del viaje** Permite buscar pagos asociados a un viaje específico, sin necesidad de conocer el número de reserva. Este filtro es especialmente útil cuando se manejan reservas múltiples dentro de un mismo viaje grupal. - Ejemplo de uso: Consultar todos los pagos asociados al viaje con código “VJ-7893”. - **Pagos registrados en sistema desde / hasta** Este filtro no corresponde a la fecha de realización del pago, sino a la fecha en la cual fue registrado dentro de la plataforma Airvi. Es útil para realizar cortes contables o auditorías según la actividad administrativa del sistema. - Diferencia clave: Un pago puede haberse realizado el 10 de marzo, pero si fue registrado el 15 de marzo, esta es la fecha que contará aquí. - **Comprobante** Permite filtrar los registros de pago que tienen un comprobante adjunto o asociado, como soportes bancarios, recibos escaneados o archivos en PDF. También sirve para validar pagos sin comprobante cargado. - Aplicación: - Identificar qué pagos no tienen soporte digital adjunto. - Validar que todos los pagos relevantes están correctamente soportados - **Propietario de la comisión** Permite filtrar las comisiones según la persona o entidad a la que le fue asignada (por ejemplo, un agente de viajes, un intermediario o un freelancer). Este filtro es clave para el análisis individual de rendimientos y pagos de comisiones. - Aplicación práctica: Consultar las comisiones generadas por el agente "Laura Sánchez" entre enero y marzo. - **Fecha del viaje/servicio desde / hasta** Permite acotar el análisis de comisiones según el rango de fechas en las que se realizó efectivamente el servicio o viaje vendido. Esto es diferente a la fecha de venta o de registro en el sistema, enfocándose en el cumplimiento de los servicios. - Ejemplo de uso: Ver todas las comisiones de viajes prestados durante el segundo semestre del año, sin importar cuándo se vendieron. - **Estado de participación del pasajero** Permite clasificar a los pasajeros según su estatus dentro de la operación: Confirmado, Cancelado, Borrador. Es esencial para monitorear la evolución de las ventas por individuo, considerando cambios de estado en la participación. - Aplicación práctica: Visualizar únicamente los pasajeros con participación activa en reservas asociadas al mes de julio. - **Pasajeros registrados desde / hasta** Este filtro delimita la búsqueda según la fecha en la que fue registrado el pasajero en el sistema, independientemente de la fecha de viaje o reserva. Es útil para monitorear tendencias de registro en temporadas específicas. - Ejemplo de uso: Filtrar los pasajeros registrados entre el 1 y 31 de marzo para evaluar el comportamiento de ventas en dicho mes. - **Seleccionar moneda** Permite definir la divisa con la cual se desea visualizar las ventas por pasajero. Este filtro es clave cuando se trabaja con ventas en múltiples monedas, ya que ofrece mayor control financiero y claridad en los reportes. - Caso de uso: Consultar las ventas individuales expresadas exclusivamente en dólares estadounidenses (USD). # Módulo de Reembolsos El **Módulo de Reembolsos** permite consultar y hacer seguimiento detallado a los reembolsos realizados a clientes dentro del sistema. Este apartado centraliza la información financiera relacionada con devoluciones, facilitando el control, la trazabilidad y la validación de pagos reembolsados. ##### Ubicación del módulo El módulo se encuentra disponible en el menú principal siguiendo la ruta: **Menú principal → Estadísticas y seguimientos → Reembolsos** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/RaCgutizAS31jc0H-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/EHYpDBicyakbnUjr-image.png) ##### Filtros de búsqueda [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/CQOFvCW68tjp5H3q-image.png) El módulo cuenta con múltiples filtros que permiten refinar la información del **historial de reembolsos de clientes** según diferentes criterios: - **Número del reembolso**: Permite buscar un reembolso específico mediante su identificador. - **Producto**: Filtra los reembolsos asociados a uno o varios productos seleccionados. - **Viaje de destino**: Permite consultar reembolsos según el viaje de destino. - **Número de la reserva**: Filtra los reembolsos vinculados a una reserva específica. - **Agente de viajes**: Permite consultar reembolsos gestionados por un agente en particular. - **Pagos realizados desde / hasta**: Filtra los reembolsos según la fecha en que se realizó el pago al cliente. - **Pagos registrados en sistema desde / hasta**: Permite filtrar por la fecha en la que el reembolso fue registrado en el sistema. - **Comprobante**: Permite identificar reembolsos que cuentan con comprobante asociado. Estos filtros facilitan la localización rápida de información específica y el análisis detallado de los reembolsos registrados. ##### Historial de Reembolsos [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/4CE1F28UYIjmWPhE-image.png) El resultado de la búsqueda se presenta en un listado que muestra la información detallada de cada reembolso registrado en el sistema, con los siguientes campos: - **Fecha de reembolso**: Fecha en la que se realizó el reembolso al cliente. - **Fecha del viaje**: Fecha correspondiente al viaje asociado al servicio reembolsado. - **Soportes**: Documentos o archivos de respaldo asociados al reembolso. - **Servicio**: Descripción del servicio al cual corresponde el reembolso. - **Receptor**: Persona o entidad que recibe el reembolso. - **A nombre de**: Nombre bajo el cual se realizó el reembolso. - **Valor**: Monto total del reembolso. - **TRM**: Tasa Representativa del Mercado aplicada, en caso de corresponder. - **Forma de pago**: Medio utilizado para realizar el reembolso (transferencia, efectivo, etc.). - **Notas**: Observaciones adicionales relacionadas con el reembolso. - **Comprobante**: Acceso al comprobante del reembolso, si aplica. - **Agente de viajes**: Agente responsable de la gestión del reembolso. - **Fecha de registro**: Fecha en la que el reembolso fue registrado en el sistema. [Generar el reporte de los reembolsos ](https://v4.docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-airvi-software/page/reembolsos-ldz) # Estadísticas # Acceso al Módulo de Estadísticas Para ingresar al módulo de **Estadísticas**, haz clic en el **menú principal** y luego selecciona la opción **Estadísticas**. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/lbQSFkt2zXfglg5z-image.png) #### Contenido del Módulo de Estadísticas: Dentro de este módulo, encontrarás las siguientes secciones: 1. **Reportes:** Permiten descargar cualquier tipo de información que necesites sobre las reservas y ventas. 2. **Gráficos:** Ofrecen una visualización gráfica de la información disponible, facilitando el análisis y comprensión de los datos.   # Generación de Reportes La sección de **Reportes** ofrece la posibilidad de generar y descargar informes en formato de hoja de cálculo, lo que permite a los usuarios acceder y analizar la información de manera más manejable en comparación con otros módulos, como el de liquidaciones. #### Informes Disponibles: Los informes pueden descargarse desde diversas perspectivas, tales como: - Ventas - Ventas - Ventas por pasajero - Reservas - Reservas - Finanzas - Cuadre de caja - Cuentas por cobrar y pagar - Historial de pagos - Pagos por reserva - Reembolsos - Retenciones - Transacciones - Clientes - Clientes - Destinos por cliente - Facturación de clientes - Mejores clientes - Proveedores - Facturas de proveedores - Facturas de proveedores por viaje - Ingresos para terceros - Pagos de facturas de proveedores - Proveedores - General - Cotizaciones - Descuentos - Productos - Servicio de transporte - Comisiones - Comisiones de agentes - Viajes - Pasajeros por viaje - Viajes #### Cómo Generar un Informe: - Selecciona la **categoría** deseada del informe| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/E2ppNNVEuDK7gr4a-reporte-ventas.png) |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/MyfIqNDbVedWmcoR-image.png) |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/nzuv2OF4NGIhnu17-image.png) |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/ifxN2BcF1h0GJZvL-image.png) | [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/QwPut0VkO4KFJqLv-image.png) |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/rmlojqxUioXrVwh0-image.png) |
| Intervalo de tiempo predeterminado |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/0LII3cM9z7u3F9Wc-image.png) |
| Intervalo de tiempo Personalizado |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/FBpeShOgK6KN7B2v-image.png) |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/CZIKZBIZO83G01oN-image.png) |
| Torta |  |
| Barras |  |
| Área |  |
| Dona |  |
| Lineal |  |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/vSvtVR2ha0jeXeqY-image.png) | [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/JiVQD7OFnqhb1Wyv-image.png) |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/xu9kTubZ8DpX7EcI-image.png) | [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/pvVDxYk1EA756pIM-image.png) |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/XPf529eMFh18XbRw-image.png) | [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/mRqDqdHE64T4Sew8-image.png) |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/chgw6I6d0IXO7rdK-image.png) | [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/0wWS6INv1iMMGIiB-image.png) |
| **Botón de Recargar Gráfica** | [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/XC5s0l0DuuKJrFfC-image.png) |
| **Botón +** | [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/9KnxqjZxLwXJxNT5-image.png) |
| **Botón -** | [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/O8pWlNCoQPBVUJl6-image.png) |
| **Botón de Lupa** | [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/V6d92HWNfKiKniwF-image.png) |
| **Botón de Mano** | [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/0d3nqePrq4HNUuTb-image.png) |
| **Botón Home** | [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/CQsR6Png8rhVpcEK-image.png) |
| **Botón de Tres Líneas** | [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/ac0hY9BSLOcV45EM-image.png) |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/8blPpbFlPiDFtJmr-image.png) | ## [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/ubQ7cBFSM8KytiKm-image.png) |
Solo podras eliminar las transacciones que fueron registradas con tu usuario
Para eliminar esta transacción debemos de presionar el icono de la papelera que se encuentra al lado derecho del botón de editar [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/lPTq14QNP5dLgsGZ-image.png) Después confirmamos en el sistema que deseamos eliminar esta transacción [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/psM39Du6qYVMQ79E-image.png) # Tareas # Tareas En el módulo de Tareas se pueden gestionar y hacer seguimiento a las actividades asignadas dentro de la agencia. El sistema permite filtrar las tareas por nombre, número de tarea, rango de fechas de vencimiento (desde/hasta) y estado (programado o finalizado), lo que facilita la búsqueda y organización de pendientes. Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón tareas: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/bWnYe7qDwPdlvkej-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/19f2n86VG6eHkqvc-image.png) Para crear una nueva tarea, solo debes presionar el ícono de **nuevo**, completar el formulario con el nombre y detalles de la tarea, seleccionar su prioridad (baja, media, alta o muy alta), establecer la fecha de vencimiento y definir su estado. Una vez todo esté listo, simplemente guardás y la tarea quedará registrada. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/7pY2LD6yA1qWc0CL-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/MtWKh1oMJGB9Bi0F-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/LpO71eY9x2haOCYR-image.png) # Notificaciones # Notificaciones Aquí se muestran las tareas programadas, ordenadas por prioridad:**Prioridad Muy Alta:** Notificaciones que requieren acción inmediata.
**Prioridad Alta:** Notificaciones que requieren atención pronto, pero pueden esperar algunas horas.
**Prioridad Media:** Notificaciones que pueden esperar hasta una semana antes de volverse de alta prioridad.
**Prioridad Baja:** Notificaciones con suficiente tiempo de respuesta, como pagos y consignaciones.
Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón tareas: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/bWnYe7qDwPdlvkej-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/gupGAVWXKTew3VVW-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-08/nVHuVyoaNbLs2C0l-image.png) ##### **Perfil del Usuario** Algunas notificaciones pueden ser visualizadas desde el perfil del usuario. Es necesario configurar las preferencias de notificación para recibir las alertas deseadas. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/sXDTM1PVuijrZuBV-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-08/XoZNT9JqpNpKluMI-image.png) ##### **Icono de Campanita** El sistema también cuenta con un icono de campanita en la parte superior derecha para mostrar algunas notificaciones relevantes. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/2WT2h0PlUSzvSUlV-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-08/YA3PqYSWWu3sKS9p-image.png) # Hoteles y alojamientos El módulo de hoteles y alojamientos es altamente integral, ya que se subdivide para una configuración más detallada. # Hoteles y alojamientos El módulo de hoteles y alojamientos es altamente integral, ya que se subdivide para una configuración más detallada. Este módulo permite la creación y configuración de hoteles y sus sucursales, así como de las habitaciones y los tipos de habitación disponibles en cada establecimiento. **Hoteles:** La interfaz muestra una lista de los hoteles creados y facilita la búsqueda con un filtro. También permite la creación de nuevos hoteles, requiriendo detalles como el nombre del hotel, correo electrónico, número de identificación, teléfono y dirección. Además, se enlaza con el segmento de "Torres" para agregar las instalaciones adicionales que pueda tener el hotel. **Torres: **La interfaz muestra una lista de los hoteles con cada torre relacionada, permitiendo la creación y asignación de torres específicas a cada hotel. Para crear una torre, es necesario seleccionar el hotel correspondiente y asignarle un nombre. **Habitaciones:** Muestra una lista de las habitaciones creadas por cada hotel y torre. Para crear una nueva habitación, se deben proporcionar detalles como el nombre o número de la habitación, el hotel al que pertenece, la torre y el piso donde se encuentra. **Tipos de habitación:**Permite la creación de diferentes tipos de habitaciones, identificables por su configuración de camas y tipo de acomodación (sencilla, doble, triple, camarote, tarima). **Tipo de cama:**Permite definir los diferentes tipos de camas disponibles, especificando el nombre del tipo de cama y la capacidad de personas que pueden alojarse en ella. # Hoteles Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Hoteles: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/bWnYe7qDwPdlvkej-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/F0Bn2wi5qZrxA4MZ-image.png) Para crear un hotel, simplemente haz clic en el botón "Crear". [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/mgkkDeasGFJisel5-image.png) Esto abrirá una ventana donde deberás completar la información del hotel a crear. Por defecto, el rol seleccionado será "Hotel". Llena los campos con los siguientes detalles: - Nombre del hotel. - Correo electrónico. - Número de identificación del hotel. - Teléfono. - Dirección. - Finalizamos con clic en guardar. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/n3dBsOTSWcIWZUxz-image.png) # Torres Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Hoteles: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/bWnYe7qDwPdlvkej-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/sl6o2fr8rs8yO1kZ-image.png) Para crear la torre, simplemente haz clic en el botón "Crear". [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/GWkJgYkmrj8WXmmo-image.png) Esto abrirá una ventana donde deberás completar la información de la torre a crear. Llena los campos con los siguientes detalles: - Se selecciona el hotel al cual se le va a agregar la torre. - El nombre de la torre. Finalizamos con clic en guardar. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/0C10393wAc0IjdNn-image.png) # Habitaciones Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Hoteles: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/bWnYe7qDwPdlvkej-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/6EHJbWp67Kz8QJ7v-image.png) Para crear una habitación, sigue los siguientes pasos. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/eaRulKI0Hg26Fq79-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/i6uEceZvfTRPxckM-image.png) Esto abrirá una ventana donde deberás completar la información de la habitación a crear. Llena los campos con los siguientes detalles: - Nombre o número de la habitación. - Selecciona a qué hotel pertenece. - Elige la torre. - Elige en qué piso está la habitación. - Finalizamos con clic en guardar. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/r99k5RsbXIYHxDTy-image.png) # Tipos de habitación Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Tipo de habitación: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/bWnYe7qDwPdlvkej-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/Kf5yEJ826tGoP15f-image.png) Para crear el tipo de habitación, simplemente haz clic en el botón "Crear". [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/mAsiZ35AqC3cwQhC-image.png) Esto abrirá una ventana donde deberás completar la información de la habitación a crear. Llena los campos con los siguientes detalles: - Nombre, al elegir el nombre, se sugiere que sea descriptivo e incluya detalles sobre las camas presentes para las habitaciones. - Elija el tipo de cama. - Clic en añadir. - Especifique la cantidad de la cama elegida en esa habitación. - Finalizando en el icono de guardar. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/kr2dFIwEz67DKuuC-image.png) # Tipos de cama Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Tipo de cama: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/bWnYe7qDwPdlvkej-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/6ujuktdUI8eyGzes-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/iu170kwCYVWi5lPC-image.png) Para crear el tipo de cama, simplemente haz clic en el botón "Crear". Esto abrirá una ventana donde deberás completar la información del tipo de cama a crear. Llena los campos con los siguientes detalles: - Nombre del tipo de cama. - Se especifica la cantidad de personas que pueden alojarse en la cama. - Finalizamos en guardar. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/04mHa36ZYK88nSUE-image.png) # Calendario de Habitaciones El Módulo de Calendario de Habitaciones permite visualizar las ocupaciones del hotel seleccionado en un periodo específico. Por defecto, muestra la disponibilidad desde el día actual y los próximos 30 días. Además, ofrece la posibilidad de ver los usuarios que ocupan una habitación y acceder directamente a la reserva correspondiente. También es posible crear un servicio de alojamiento, siempre que exista una plantilla de producto configurada para el hotel en cuestión. # Secciones del Módulo Permite visualizar de forma clara la ocupación de las habitaciones de los hoteles para un rango de fechas específico. Está diseñado para brindar a los usuarios una experiencia intuitiva y eficaz al momento de ver cuáles habitaciones tienen reservas. #### **Parte Superior (Zona de Filtros)** Incluye herramientas clave para el control de la vista general del calendario: - **Selección de hotel:** Permite elegir el establecimiento que se desea consultar. - **Selector de fechas:** Define el rango de fechas para la visualización de asignaciones. - **Botón de recarga:** Refresca la información para mostrar los cambios más recientes. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/SODieCyJIHhoP8Dt-image.png) #### **Lado Izquierdo (Estructura del Hotel)** Se muestra la jerarquía del alojamiento: - **Sucursales o torres.** - **Pisos.** - **Tipos de habitación o acomodación.**  #### **Área Principal (Calendario de Asignaciones)** - Muestra un calendario con la distribución de habitaciones por fecha. - Las celdas grises representan días disponibles. - Las reservas activas se visualizan en bloques asignados que contienen el nombre del cliente, número de reserva y detalles clave. **Nota:** Al hacer clic en una reserva programada, se mostrará un informe detallado de los huéspedes
[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/Gyjr8eGlV9fczpoG-image.png)**Comprobante de reserva:** Muestra el voucher de la reserva en pantalla.
**Reservas:** Redirecciona al panel de la reserva
**Cerrar:** Oculta el cuadro de dialogo que se ve en pantalla.
# Partes de la ventana de asignación de habitaciones 1. Nombre del viaje y fecha. 2. Titular de la reserva. 3. Opción para mostrar más detalles en la configuración de las habitaciones. 4. Fecha de check-in y check-out de la reserva. 5. Nombre del hotel. 6. Sucursal o torres del hotel. 7. Cantidad de pisos. 8. Habitaciones disponibles. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/hBlM6RzIOLEFVfNT-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/mWNdOM8hhVUWSSYq-image.png) # ¿Cómo Asignar una Habitación? Para asignar una habitación a una reserva, asegúrate de cumplir con los siguientes requisitos: - La reserva debe tener una duración mínima de 2 días y 1 noche. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/gErXdwkTqUc3ghn0-image.png) - Debes asignar al menos un servicio de alojamiento. (Es posible asignar más de un servicio de alojamiento, y estos no necesitan ser consecutivos. La configuración es flexible y se adapta a las necesidades del servicio ofrecido). [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/r6yps4gr78wWXy9d-image.png) - En la sección de alojamiento, selecciona el hotel o los hoteles correspondientes. La configuración se aplicará de acuerdo con los periodos de alojamiento que hayas agregado. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/2EdWdnHjw6O3suvy-image.png) - Guarda la configuración. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/TGOack8phVXpmPIh-image.png) Una vez configurado, los clientes, huéspedes o viajeros, junto con el titular de la reserva, aparecerán en la barra principal de cada reserva, donde se encuentra un ícono rojo en forma de cama. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/WiZHK3WudDcki8fb-image.png) Al hacer clic en este ícono, se abrirá una nueva ventana con la información del hotel, que incluye: - Nombre del hotel. - Sucursales o torres. - Habitaciones disponibles. **Pasos para Asignar una Habitación:** 1. Selecciona la habitación disponible que mejor se ajuste a la acomodación requerida. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/RLecgSeZOhfBmq8C-image.png) 2. Haz clic en "Cerrar" para confirmar la asignación. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/YnFvYx1IU3Vs3uKI-image.png) > **Nota:** Si deseas obtener más detalles sobre la habitación, selecciona la opción correspondiente que se encuentra debajo del nombre del titular de la reserva. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/fWE8AQRWfW8Ahvab-image.png) # Avisos **Error**, cuando no se tiene las noches de duración elegidas en la sección de plan y tarifas. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/FfIWmZaAHM6atWAJ-image.png) Las habitaciones asignadas a la reservas se muestran de color **azul marino o verde oscuro.** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-08/ktKbBWQwzcpuiiuH-image.png) Las habitaciones no disponibles se muestran de color **marrón**. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-08/43MN9VTSrXdkH2n2-image.png) Las habitaciones no disponibles y además con doble asignación se muestran de color **naranja**. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-08/015BOP2UBMvPA5O9-image.png) # Parámetros y configuración del sistema Los "Parámetros y configuración del sistema" son elementos esenciales dentro de una plataforma como Airvi, ya que permiten personalizar y adaptar el sistema según las necesidades específicas de cada usuario o empresa. # Parámetros El **módulo de Parámetros** es accesible únicamente desde el **menú principal** y está disponible solo para usuarios con **permisos de administrador**. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/cvAsZ4SivvjfhAgT-image.png) Este módulo te permite **visualizar y configurar** diversos parámetros del sistema, tales como: - **Empresa**: Muestra y permite editar la información configurada de la agencia. - **Página de inicio**: Permite configurar la TRM que se desea visualizar en la pantalla de inicio en la sección de bienvenida, las cuales son el Dólar=USD, el Euro=EUR, el peso mexicano=MXN, el sol peruano=PEN y l - **Legal**: Aquí puedes redactar toda la información referente a las políticas de la agencia, que se mostrará en todas las reservas y cotizaciones. - **Banco**: Permite redactar un mensaje informativo para los clientes sobre cómo y dónde pueden realizar transferencias bancarias. - **Impresión**: Configura los elementos que aparecerán en los vouchers emitidos. - **Comprobante de reserva:** En este módulo se configura la información que se mostrará en el voucher de reservas. - **Comprobante de pago:** En este módulo puedes activar la opción para mostrar la información de la cuenta bancaria. - **Cotización**: Ajusta los parámetros relacionados con las cotizaciones. - **Paz y Salvo**: Permite la gestión y configuración de este documento. - **Moneda**: Configura la moneda predeterminada y habilita otras opciones de moneda para usarlas en las reservas. - **Misceláneo**: Establece el porcentaje del IVA aplicable. Configuración de la base comisionable de los agentes. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/1e5pQfh1IhEU2LJY-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/aqNgKnZXVV66a330-image.png) # Empresa En este módulo podrás gestionar la información principal de tu agencia de viajes. Aquí se puede registrar el nombre del sitio web y el número del Registro Nacional de Turismo (RNT). Más abajo encontrarás las secciones para configurar las imágenes gráficas que se usan en los distintos formatos del sistema. Ahora, además de ingresar las URL, podrás **subir directamente los archivos del logo y el pie de página**, los cuales serán almacenados en CDN para mejorar el rendimiento y disponibilidad. Podrás configurar: - El logo de tu empresa (540px \* 230px), mediante URL o carga directa de archivo - La imagen del pie de página para formatos de impresión (1280px \* 285px), mediante URL o carga directa de archivo - La URL de la imagen de fondo general para formatos de impresión (750px \* 790px) - La URL de la imagen de fondo para cotizaciones (750px \* 790px) Esto permite personalizar todos los documentos y darle identidad visual a tu agencia en cada impresión o envío de cotización, con una gestión más sencilla y optimizada de los recursos gráficos. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/hElSDoqmeasZKEl2-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/8C6RvDNbOFAN0e8y-image.png) # Página de inicio #### **TRM visibles en la página principal** Esta funcionalidad permite agregar o quitar la Tasa Representativa del Mercado (TRM) de diferentes monedas extranjeras, como el Dólar (USD), Peso Mexicano (MXN), Euro (EUR), Sol Peruano (PEN) y Colón de Costa Rica (CRC). Esto facilita la consulta rápida de las tasas de cambio directamente desde la página principal, brindando una herramienta útil para la gestión financiera y operativa. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/ZzQP9A6U4fQBzOFw-image.png) # Información legal La parametrización de la "Información legal" se refiere al proceso de configurar y establecer los distintos aspectos legales dentro de un sistema o plataforma. Esto incluye definir y personalizar políticas, términos de servicio, políticas de privacidad y cualquier otra información legal relevante para los usuarios y la empresa. Además, implica asegurar el cumplimiento normativo en las distintas jurisdicciones donde opera la empresa. - **Documentos en los que se muestran las políticas:** Permite seleccionar en qué módulos se mostrarán las políticas mediante un checklist. Así, pueden elegir si desean que aparezcan en todos los módulos o solo en algunos específicos. - **Política de reservas: **Detalla los términos y condiciones para realizar reservas, incluyendo los requisitos de pago, las políticas de modificación de reservas y cualquier otra información relevante para los usuarios al momento de reservar. - **Política de cancelación:** Establece las condiciones y los términos bajo los cuales los usuarios pueden cancelar sus reservas, incluyendo posibles penalizaciones o reembolsos. - **Tratamiento de datos personales**: Define cómo se recopilan, utilizan, almacenan y protegen los datos personales de los usuarios de acuerdo con las leyes de protección de datos aplicables, como el RGPD en la Unión Europea o leyes locales de privacidad. - **Advertencia de puntos de encuentro:** Informa a los usuarios sobre los puntos de encuentro para los servicios turísticos y proporciona cualquier instrucción o advertencia relevante para su seguridad y conveniencia. - **Aviso legal:** Establece las responsabilidades legales y las limitaciones de responsabilidad de la plataforma en relación con el uso de los servicios, incluyendo información sobre derechos de autor, propiedad intelectual y otras disposiciones legales. - **Advertencias por cambios en itinerarios de viajes:** Informa a los usuarios sobre la posibilidad de cambios en los itinerarios de viaje y proporciona orientación sobre cómo se manejan estos cambios, incluyendo posibles compensaciones o alternativas disponibles. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/MV0lGjYiuqMeNbGH-image.png) # Bancos La parametrización de "Bancos" implica configurar la información bancaria relevante que los clientes necesitan conocer para realizar pagos de manera segura y efectiva. Aquí están algunos aspectos clave que se incluyen en esta parametrización: **Información bancaria**: Se proporciona información detallada sobre las cuentas bancarias de la agencia, incluyendo el nombre del banco, el número de cuenta, el tipo de cuenta y cualquier otra información relevante para facilitar las transferencias de fondos. Se parametriza las cuentas bancarias que tenga la agencia. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/MPCYKH0ZtordkxAt-image.png) # Impresión La parametrización de "Impresión" abarca una serie de configuraciones importantes relacionadas con la generación de documentos impresos, tales como vouchers, recibos, cotizaciones y certificados de pago. Aquí se detallan algunos aspectos clave de esta parametrización: **Prefijos de impresión**: Se establecen prefijos personalizados para los vouchers y recibos, lo que permite una identificación clara y organizada de los documentos generados. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/oD0FohFpbIdIhz3i-image.png) **Mostrar detalles del hotel en el voucher:** Podrás activar o desactivar la visualización de la fecha de check-in y los contactos del hotel. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/7dbaTvjBZVWwyOP2-image.png) **Configuración general de documentos imprimibles:** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/pXWUWvhddOR1aSLM-image.png) **Fuentes, tipografía y márgenes:** En esta sección, podrá: - - Elegir tipografías diferentes a la actual, de entre cerca de 30 opciones diferentes. - Elegir el color de fondo de los títulos de las secciones de los PDF - Elegir el tamaño de la fuente para cada tipo de documento - Ajustar las márgenes [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/VzBf8TWoifCqLnAG-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/ti9wrKWFcEsSkitG-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/RfbRoVt2NWnMqHfA-image.png) # Notas de cancelación **Nota personalizable de cancelación automática de la reserva** Para editar este campo, debe tener un perfil de administrador en Airvi. Airvi no tiene la facultad de cancelar una reserva de manera automática; esta acción debe ser realizada por un operador. Sin embargo, se ha añadido un campo especial donde puede ingresar una nota para informar al cliente sobre la eventual cancelación de su reserva si no se realiza el pago antes de la fecha límite, establecida en los campos "Fecha Límite de Pago".  Para modificar esta nota, diríjase al panel de Parámetros en el menú principal. Luego, ubique la pestaña "Comprobante de reserva" y modifique la siguiente sección: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/7DOHbjSZx2SFojZz-image.png) #### Nota personalizable sobre disponibilidad de cupos y vigencia de tarifas. **Para editar este campo, debe tener un perfil de administrador en Airvi.** El sistema cuenta con un campo donde puede diligenciar una nota indicando al cliente que los cupos y tarifas de la cotización están sujetos a cambio y disponibilidad.  Para modificar esta nota, diríjase al panel de Parámetros en el menú principal. Luego, ubique la pestaña "Impresión" y modifique la siguiente sección: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/dtspqQV4egXXeDcc-image.png) # Comprobante de reserva En este módulo se configura la información que se mostrará en el voucher de reservas. A través de casillas de verificación, podrás activar o desactivar elementos como: el usuario que registró la reserva, el responsable, el intermediario (agencia o freelancer), los puntos de encuentro, enlaces válidos, estado de la reserva (ya sea Borrador o Confirmado), fecha de nacimiento del pasajero y el punto de encuentro en el listado de pasajeros. Además, se pueden personalizar dos notas automáticas importantes: - **Nota de cancelación sin pago:** se mostrará cuando no se haya recibido el primer pago y exista una fecha límite establecida. - **Nota de anulación automática:** informa al cliente que la reserva será cancelada si no se realiza un pago antes de la fecha límite. Estas opciones permiten controlar con precisión la información visible para el cliente en su comprobante. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/k58QXYSUQA4Hm9NG-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/UVFdcegg0cWRAuAS-image.png) #### **Firma de contrato** El módulo de **Firma de contrato** permite configurar el contenido legal que será incluido en el comprobante de la reserva, destinado a la aceptación expresa de las condiciones del servicio por parte del cliente. ##### Configuración del texto de la firma del contrato [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-01/CQRYH7xvjxgPq2P8-image.png) **Texto predeterminado de firma del contrato** Permite definir y personalizar el texto legal que el cliente deberá aceptar. Este texto puede incluir: - Confirmación de que ha leído y comprendido la información del comprobante - Aceptación de las condiciones del servicio - Declaración de veracidad de la información suministrada - Compromiso de cumplimiento de las obligaciones derivadas de la reserva **Editor de texto enriquecido** El sistema cuenta con un editor que permite dar formato al texto del contrato mediante herramientas como negrillas, cursivas, alineación, enlaces y otros estilos, facilitando la adaptación del contenido a los lineamientos legales y comerciales de la empresa. **Habilitar o deshabilitar la firma del contrato** Mediante una casilla de verificación, se puede activar o desactivar la inclusión de la firma del contrato en el comprobante de la reserva. ##### Visualización de la firma en el voucher [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-01/bmsW74xN5lBvwR6V-image.png) Al habilitar la firma del contrato, el **voucher de la reserva** incluirá un apartado adicional de firma, en el cual se mostrará: - Información del **cliente titular de la reserva** - Información de la **agencia** - Espacios destinados para la **firma del cliente** y la **firma de la agencia** Este apartado se visualiza directamente en el voucher, fortaleciendo el carácter contractual del documento y dejando constancia expresa de la aceptación de las condiciones del servicio. # Comprobante de pago En este módulo puedes activar la opción para - **Mostrar la información de la cuenta bancaria.** - **Mostrar archivos adjuntos en el comprobante de pago.** en el comprobante de pago. Solo debes marcar la casilla correspondiente según prefieras que esa información sea visible o no para el cliente. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/kc1v7wmDEYe0bCuO-image.png) # Cotización Permite personalizar los textos que acompañan las cotizaciones generadas, estableciendo tanto el diseño del texto previo como el posterior al cuerpo de la cotización, además de incluir un texto de advertencia si es necesario. ### Funcionalidades principales: 1. **Texto personalizable** Diseñe y edite los textos que aparecerán antes y después de la cotización, asegurando una presentación clara y profesional para los clientes. También puede añadir un texto de advertencia relacionado con términos o condiciones específicas de la cotización. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/n9BlGgUUeMqhIuGP-image.png) 2. **Parametrización de vigencia** Configure el número de días durante los cuales una cotización será válida, asegurando claridad sobre los plazos para el cliente. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/fDMhsX3oZSgh7DNU-image.png) 3. **Variables disponibles** Para un diseño dinámico y personalizado, puede incorporar las siguientes variables en los textos: - **General** - **Fecha de la cotización:** `#fecha-de-cotizacion#` - **Nombre del usuario que genera la cotización:** `#nombre-del-usuario#` - **Email del usuario que genera la cotización:** `#email-del-usuario#` - **Teléfono del usuario que genera la cotización:** `#telefono-del-usuario#` - **Nombre del cliente en la cotización:** `#nombre-del-cliente#` - **Nombre de la cotización:** `#nombre-de-la-cotizacion#` **Agencia** - **Nombre de la agencia:** `#nombre-de-la-agencia#` - **Dirección de la agencia:** `#direccion-de-la-agencia#` - **Ciudad de la agencia:** `#ciudad-de-la-agencia#` - **País de la agencia:** `#pais-de-la-agencia#` - **Sitio web de la agencia:** `#sitio-web-de-la-agencia#` - **Teléfonos de la agencia:** `#telefono-de-la-agencia#` **Sede** - **Código de la sede:** `#codigo-de-la-sede#` - **Ciudad de la sede:** `#ciudad-de-la-sede#` - **País de la sede:** `#pais-de-la-sede#` - **Dirección de la sede:** `#direccion-de-la-sede#` - **RNT de la sede:** `#rnt-de-la-sede#` - **Identificación de la sede:** `#identificacion-de-la-sede#` - **Email de la sede:** `#email-de-la-sede#` - **Teléfono de la sede:** `#telefono-de-la-sede#` ### Beneficios: - **Flexibilidad y personalización**: Adapte las cotizaciones a los estándares de comunicación y branding de la agencia. - **Eficiencia operativa**: Al usar variables dinámicas, se automatiza la personalización de las cotizaciones, reduciendo errores y ahorrando tiempo. - **Transparencia**: Los textos claros y la parametrización de vigencia establecen expectativas precisas para los clientes # Paz y Salvo Esta sección permite personalizar el contenido del mensaje para la **carta de paz y salvo**, adaptándolo a las necesidades de la agencia. El diseño del texto puede configurarse en dos formatos: **presentación estándar** y **marca blanca**. ### Funcionalidades principales: 1. **Personalización del texto** - Diseñe el contenido del documento según el estilo y tono requerido, ya sea para uso interno o externo. - Adapte el mensaje utilizando variables dinámicas que garantizan precisión y profesionalismo. 2. **Variables disponibles** A continuación, se detallan las variables que se pueden integrar en el cuerpo del mensaje: - **Reserva** - **Número de la reserva:** `#numero-de-la-reserva#` - **Fecha de la reserva:** `#fecha-de-la-reserva#` - **Valor de la reserva** `#valor-de-la-reserva#` **General** - **Nombre del Agente:** `#nombre-del-agente-de-viajes#` - **Número de Identificación de la Agencia:** `#nit-de-la-agencia#` - **Número de registro de turismo:** `#rnt-de-la-agencia#` - **Nombre de la agencia:** `#nombre-de-la-agencia#` - **Dirección de la agencia:** `#direccion-de-la-agencia#` - **Ciudad de la agencia:** `#ciudad-de-la-agencia#` - **País de la agencia:** `#pais-de-la-agencia#` - **Sitio web de la agencia:** `#sitio-web-de-la-agencia#` - **Teléfonos de la agencia:** `#telefono-de-la-agencia#` - **Fecha de certificación** `#fecha-de-la-certificacion#` **Sede** - **Código de la sede:** `#codigo-de-la-sede#` - **Ciudad de la sede:** `#ciudad-de-la-sede#` - **País de la sede:** `#pais-de-la-sede#` - **Dirección de la sede:** `#direccion-de-la-sede#` - **RNT de la sede:** `#rnt-de-la-sede#` - **Identificación de la sede:** `#identificacion-de-la-sede#` - **Email de la sede:** `#email-de-la-sede#` - **Teléfono de la sede:** `#telefono-de-la-sede#` ### Beneficios: - **Profesionalismo**: Garantiza que cada carta esté alineada con los estándares de comunicación de la agencia. - **Flexibilidad**: Permite adaptar el mensaje tanto para clientes como para propósitos administrativos internos. - **Eficiencia**: Al utilizar variables dinámicas, se automatiza la generación de cartas, minimizando errores y optimizando el tiempo. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/qwDkD4IWHdpAJpcK-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/kZBovJNNzQWMetBO-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/QDgiHIQ5rDfragFB-image.png) # Moneda La parametrización de **Moneda** permite definir las opciones de moneda con las que se realizarán las transacciones en las reservas de viajes. El sistema actualmente tiene configuradas las siguientes monedas: - **Pesos colombianos (COP)** – Moneda predeterminada. - **Dólar americano (USD)** - **Euro (EUR)** - **Pesos mexicanos (MXN)** - **Sol peruano (PEN)** - **Colón costarricense (CRC)** Esta configuración brinda flexibilidad al sistema, permitiendo adaptarse a las preferencias y necesidades comerciales específicas de los clientes. Por defecto, los **Pesos colombianos (COP)** se establecen como la moneda predeterminada. #### Importante: - La **moneda predeterminada (COP)** no podrá ser modificada una vez que se inicie el uso del sistema. - La **tasa Representativa del Mercado (TRM)** se actualizará de forma automática, a menos que se desactive el checkbox correspondiente, permitiendo ajustes manuales. - Los **puntos decimales** se agregaran dependiendo del valor que le asignes, por ejemplo pones para el dólar y el euro 2 decimales, entonces el valor se reflejara de esta manera, **150.75,** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-10/pQ51KePWH9E1Acvm-image.png) # Misceláneo En este módulo se configuran aspectos clave relacionados con el cálculo de comisiones e impuestos. Podrás establecer el porcentaje del **IVA** aplicable sobre los ingresos propios, ingresando un valor numérico entero (por ejemplo: 19). También se define la **tasa administrativa**, la **base comisionable de los agentes** y el comportamiento del sistema frente a los descuentos en el cálculo de ingresos para terceros. Puedes elegir si los **descuentos se restan** del valor de venta al momento de calcular los ingresos propios y los de terceros. - Si la casilla está **activa**, el valor base será el resultado **después de aplicar los descuentos**. - Si está **inactiva**, se tomará como base el valor **antes de descuentos**. Estas opciones permiten que cada empresa adapte el cálculo de ingresos según su modelo operativo. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/kKFXoZ59SiYi3k22-image.png) # Etiquetas # ¿Cómo crear una etiqueta? **Accede al Menú Principal:** Dirígete al menú principal y selecciona la opción "Etiquetas". [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/oSxjwLD0DzflrCVe-image.png) **Inicia la Creación:** Haz clic en el botón "Crear".  **Asigna un Nombre:** Introduce el nombre de la etiqueta. Asegúrate de que sea un nombre corto, con un máximo de 15 caracteres. **Elige un Color:** Selecciona el color representativo para tu etiqueta. **Guardar.** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/9pEMXg2bEGcrmrqE-image.png)**Nota Importante**: En la sección de acciones encontrarás los botones para "Editar" y "Eliminar". Ten en cuenta que cualquier cambio en el nombre o el color de una etiqueta afectará todas las reservas donde se haya utilizado esa etiqueta.
# ¿Por qué etiquetar una reserva? Etiquetar una reserva en una agencia de viajes ofrece múltiples ventajas que mejoran la organización y la eficiencia en la gestión de tus viajes. Aquí te explicamos cómo te puede ayudar: 1. **Organización Eficiente:** Las etiquetas te permiten clasificar y agrupar reservas según categorías específicas, como tipo de viaje, destino, fecha o cliente. Esto facilita la búsqueda y gestión de información, ahorrando tiempo y evitando confusiones. 2. **Filtrado y Búsqueda Rápida:** Con etiquetas, puedes filtrar reservas por temas relevantes. Por ejemplo, puedes ver rápidamente todas las reservas para un destino específico o para un grupo de clientes recurrentes, haciendo la gestión mucho más ágil. 3. **Personalización del Servicio:** Al etiquetar reservas, puedes identificar preferencias o necesidades especiales de tus clientes. Esto te permite personalizar tu comunicación y ofrecer un servicio más adaptado a sus expectativas. 4. **Mejora en la Comunicación Interna:** Las etiquetas facilitan la colaboración entre los miembros del equipo. Todos pueden ver y entender rápidamente el estado y la categoría de cada reserva, mejorando la coordinación y reduciendo errores. 5. **Análisis y Reportes:** Las etiquetas también te permiten realizar un seguimiento más detallado y generar informes específicos. Puedes analizar tendencias, como la popularidad de ciertos destinos o la frecuencia de viajes en determinadas fechas, lo que te ayuda a tomar decisiones estratégicas. 6. **Gestión de Prioridades:** Puedes asignar etiquetas para indicar la urgencia o el estado de una reserva, como "alta prioridad" o "pendiente de confirmación". Esto ayuda a gestionar las tareas de manera más efectiva y a asegurar que nada se pase por alto. # ¿Dónde y como puedo etiquetar?**Nota**: Para asignar una etiqueta primeramente debe estar creada.
Puedes etiquetar las reservas y viajes en las siguientes ubicaciones: **1. Durante la Creación de una Reserva:** - Mientras estás en el proceso de hacer una reserva, busca el área de descripción de las acomodaciones y el presupuesto. - Justo debajo de esta sección, encontrarás una franja titulada "Etiquetas". - Aquí podrás seleccionar la etiqueta que desees asignar a la reserva. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/fJIRiI0DZ7SXTc2H-image.png) **2. En la Página Principal – Próximos Viajes:** - Dirígete a la sección "Próximos Viajes" en la página principal. - En esta sección, hay una columna que indica si la reserva tiene una etiqueta asignada o no. - Haciendo clic en el espacio correspondiente, podrás asignar, añadir o eliminar etiquetas de la reserva. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/4xKZABrEwEpx50o4-image.png) **3. En el Módulo de Viajes:** - Accede al módulo de viajes donde también encontrarás una columna específica para etiquetas. - En esta columna, puedes asignar, añadir o quitar etiquetas a las reservas según sea necesario.  **4. En el Módulo estado de la reserva:** - Accede al módulo de Reservas donde también encontrarás una columna específica para etiquetas. - En esta columna, puedes asignar, añadir o quitar etiquetas a las reservas según sea necesario. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/4xKZABrEwEpx50o4-image.png) Estas opciones te permiten gestionar las etiquetas de manera flexible y eficiente, mejorando la organización de tus reservas. # Festivos # Festivos Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón festivos: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/bWnYe7qDwPdlvkej-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/BDiNPNZftqU0KH8A-image.png) En el módulo de Festivos se gestionan las fechas especiales relevantes para la agencia. Se pueden aplicar filtros de búsqueda por nombre o descripción del festivo, por estado (activo o inactivo), y por rango de fechas (desde/hasta), lo que facilita ubicar o revisar festivos registrados previamente. Para crear un nuevo festivo, solo hay que dar clic en el ícono de **nuevo**, ingresar el nombre o una breve descripción, establecer la fecha correspondiente y definir el estado. Luego se guarda y queda registrado en el sistema. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/sjfaZ7PwJQ3pt8Cl-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/lpFsvlwtI5YdyWgS-image.png) # Fuentes de Marketing # Fuentes de Marketing Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Fuente de marketing: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/bWnYe7qDwPdlvkej-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/gPfcSlDHB0QNKs99-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/IQzpVy7MeRhcZSwK-image.png) #### Funcionalidades del Módulo: 1. **Creación y Modificación de Fuentes:** - Puedes crear o modificar las fuentes de conocimiento. Los cambios realizados se reflejarán al crear una nueva reserva. 2. **Listado de Fuentes Predeterminadas:** - El módulo incluye un listado de fuentes de conocimiento predeterminadas. Solo es posible modificar su estado, eligiendo entre **activo** o **inactivo**. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/zAHMlRhQ1KB3KNOJ-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/aO3MXl4MF5mLJWRK-image.png) #### Cómo Crear una Nueva Fuente de Conocimiento: 1. Haz clic en el botón **+ "Nuevo"**. 2. Asigna un nombre a la nueva fuente y selecciona su estado (activo o inactivo). 3. Finalmente, haz clic en el botón **Guardar** para confirmar la creación. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/VvhccPUvEQiTDM9J-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/isJxT8q0AGg21OHX-image.png) # Ubicaciones/Sedes # ¿Cómo crear una nueva Ubicación/Sede? Para ingresar al módulo de **Ubicación/Sede**, haz clic en el **menú principal** y luego selecciona la opción **Ubicación/Sede** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/0kKJ5eMRaYSdSLTe-image.png) ### **¿Cómo crear una Ubicación/Sede?** 1. **Clic en "Crear"[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/vdUfTps13Kuv1PZK-guardar-sede.png)** 2. **Completar el formulario y dar clic en "Guardar"** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/9dD8qqhfDSu8hf2Y-image.png) ### **¿Cómo editar una Ubicación/Sede?** 1. **Clic en "Editar" [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/nvk2F0vGMwaBW8aQ-editar-sede.png)** 2. **Modificamos el campo que deseamos editar y dar clic en "Guardar"**[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/GrmTvdNV6557bwrp-image.png) # Políticas # ¿Cómo crear una nueva Política? Para ingresar al módulo de **Políticas**, haz clic en el **menú principal** y luego selecciona la opción **Políticas.** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/WQaCejYPr1xEGxLJ-image.png) ### **¿Cómo crear una Política?** **1. Clic en "Crear"** **[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/8E8zhE87EpSh8dsk-crear-nueva-politica.png)** **2. Completar el formulario y dar clic en "Guardar"** **[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/uPyrooJyAo0ys3Nj-formulario-politicas.png)** ### **¿Cómo editar una Política?** **1. Clic en "Editar"** **[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/Q4L8jYVRpRYOIXnq-editar-politica.png)** **2. Modificamos el campo que deseamos editar y dar clic en "Guardar"** **[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/81xwRIBGnl6TM2If-editar-campo-de-politica.png)** # Preguntas frecuentes #### ¿Cómo elegir los tipos de documento donde se mostrarán las políticas? - [https://v4.docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-airvi-software/page/informacion-legal](https://v4.docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-airvi-software/page/informacion-legal) #### ¿Cómo establecer la política de una cotización? - [https://v4.docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-airvi-software/page/como-crear-una-cotizacion](https://v4.docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-airvi-software/page/como-crear-una-cotizacion) #### ¿Cómo establecer la política predeterminada de un producto turístico? - [https://v4.docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-airvi-software/page/como-crear-un-producto-o-servicio](https://v4.docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-airvi-software/page/como-crear-un-producto-o-servicio) #### ¿Cómo establecer la política de una reserva específica? - [https://v4.docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-airvi-software/page/politicas](https://v4.docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-airvi-software/page/politicas) #### ¿Cómo funcionan las políticas globales y cuando se muestran? - [https://v4.docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-airvi-software/page/politicas-globales](https://v4.docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-airvi-software/page/politicas-globales) # Políticas Globales El sistema permite administrar las políticas de forma global o personalizada, garantizando flexibilidad y un control más preciso. Las **Políticas Globales** se configuran desde el menú **Parámetros > Legal** y se aplican de manera predeterminada en todos los módulos que no tengan políticas específicas asignadas. Por ejemplo, en el módulo de productos, los usuarios pueden definir políticas personalizadas para cada caso. Si ese campo queda vacío, el sistema utilizará automáticamente las **Políticas Globales** configuradas en **Parámetros > Legal**. Este comportamiento se replica en otros módulos como reservas, cotizaciones, entre otros. De esta forma, siempre habrá una política visible, ya sea personalizada o global, asegurando coherencia y cumplimiento en cada proceso. **Parámetros > Legal** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/ZKpzNeAWVbOOMLMw-politicas-globales.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/8NTi5WsJJTsL3e2g-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/UrpnNuUC08Rb4bTk-image.png) # Roles y permisos # Roles y Permisos El módulo **Roles y Permisos** permite gestionar los diferentes roles de usuarios en el sistema, asignando permisos específicos para asegurar el correcto desarrollo de sus tareas.Nota: Los roles predeterminados vienen pre configurados y **no pueden ser modificados**.
Los roles con el candando cerrado son los roles predeterminados que no se podrán modificar [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/02TTSawHbRqlGuZu-image.png) #### **¿Cómo se accede al módulo?** Puedes acceder al módulo **Roles y Permisos** desde el **menú principal** del sistema. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/cZgtBEJiDWiEKu0D-image.png) #### ¿Cómo crear un nuevo rol? - Haz clic en el botón de creación de roles. - Se abrirá una nueva ventana donde deberás: - Asignar un **nombre** al rol. - Incluir una **breve descripción** del rol. - Seleccionar los **permisos** que dicho rol debe tener. - Una vez configurados los permisos, haz clic en **Guardar** para finalizar el proceso. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/0BBsIyrPpiu8DhhD-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/WlHh0icykU13ApMn-image.png) #### Roles de extensión o restricción La sección **Roles y Permisos** del formulario de edición del usuario permite gestionar los niveles de acceso y control de funcionalidades dentro del sistema, ajustando de manera precisa qué acciones puede o no realizar un usuario según su rol. A través de esta herramienta, es posible: - **Extender permisos** según roles elegidos. - **Restringir permisos** según determinados elegidos. #### **¿Cómo funciona?** - **Roles adicionales** Esta opción permite otorgar permisos adicionales a usuarios que ya tienen un rol principal. Basta con elegir un rol y el sistema sumará los permisos del rol elegido, a los permisos del rol principal del usuario. - **Roles restrictivos** Los roles que se elijan en esta sección se restringirán al usuario, basados en los permisos asignados al rol elegido. #### **¿Cómo establecer un rol adicional o restrictivo?** - Debemos ingresar al módulo de **Usuarios y Proveedores,** presionamos el botón de editar y nos desplazamos a la sección **Roles y permisos** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/rqEuP4XhQeOzdDAs-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/zk7ZiObyxMaJG1iT-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/brFuex3ipZpg7D2B-image.png) #### **Ejemplo práctico** Supongamos que se ha creado un nuevo rol llamado **Cotizaciones.** En el rol **Cotizaciones** se eligieron los permisos de crear, editar, ver cotizaciones. - Si a un agente d viajes se le aplica este rol en el campo **Roles restrictivos**, el sistema **le restringe** el acceso a este los permisos definidos en el rol. En este caso, el agente de viajes perderá el acceso a **crear, editar y ver cotizaciones**. **Para añadir permisos determinados en el rol seleccionado.** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/ujCXa6U01jcg52xL-image.png) - Ahora, supongamos que a un usuario con el perfil Marketing se le aplica el mismo rol, en modo **Roles adicionales. En este caso, el sistema le añadirá los permisos seleccionados en el rol,** por lo cual el usuario tendrá acceso a **crear, editar y ver cotizaciones. Para restringir permisos determinados en el rol seleccionado.**[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/ErjzstRAvM9aIaz5-image.png) # Concepto de propio y ajeno El sistema de Airvi implementa un modelo de control de acceso basado en la propiedad de los registros, el cual permite establecer restricciones según el usuario que crea o gestiona cada elemento dentro de la plataforma. Este modelo diferencia entre registros **propios** y **ajenos**, con el objetivo de garantizar la seguridad, trazabilidad y delegación de funciones en función del rol asignado. > ⚠️ **Importante:** Este concepto es exclusivo para el contexto de **permisos de acceso**. No debe confundirse con otros usos del término “propio”, como cuando se habla de “viaje propio”, el cual tiene relación con la agencia que opera directamente el viaje y no con el usuario que lo registró. #### **¿Qué es un registro “Propio”?** Un registro se considera **propio** cuando es creado directamente por un usuario autenticado en el sistema. Por ejemplo, si un usuario ingresa con sus credenciales y crea un producto o una cotización, dicho registro queda automáticamente asociado a su cuenta como propietario. Esto aplica a todos los módulos donde se genera contenido individualmente: viajes, cotizaciones, reservas, productos, etc. ##### **Ejemplo:** > El usuario *agente1 *crea un viaje y lo guarda. Ese viaje es considerado propio de *agente1*. #### **¿Qué es un registro “Ajeno”?** Un registro se considera **ajeno** cuando ha sido creado por otro usuario distinto al que está actualmente autenticado. Por defecto, un usuario **no tiene permisos** para visualizar ni modificar registros ajenos, a menos que el administrador del sistema le haya asignado permisos explícitos para hacerlo. #### **Lógica general de permisos** Para cualquier usuario no administrativo: - Puede **ver y modificar** los registros que ha creado (propios). - Puede **ver o editar registros ajenos solo si tiene permisos específicos** para hacerlo. - La visualización en pantalla y disponibilidad de botones depende del estado de los permisos. - En algunos módulos como “Usuarios y Proveedores”, **no aplica el concepto de propio o ajeno**, ya que los accesos son absolutos: o puede gestionar o no puede. #### **Aplicación por módulo** ##### **Usuarios y Proveedores** - El agente de viajes no puede crear ni modificar usuarios. - Puede crear proveedores, pero no puede editarlos. - No aplica el concepto de propio/ajeno; los permisos son binarios (puede o no puede). ##### **Cotizaciones** - Los agentes pueden ver, editar y eliminar solo sus cotizaciones. - No pueden ver ni modificar cotizaciones ajenas, a menos que se les asignen permisos especiales (como “ver ajenas”, “editar ajenas”). - Las cotizaciones siempre están asociadas al usuario que las creó. ##### **Viajes** - El agente de viajes puede **ver todos los viajes** creados por él o por otros. - Solo puede **editar, eliminar o restaurar** los viajes que él mismo creó. - No puede modificar viajes ajenos, a menos que tenga permiso asignado. ##### **Reservas** - Las reservas tienen un comportamiento especial: pueden tener **dos propietarios simultáneos**: - El **usuario que crea la reserva**. - El **agente de viajes asignado** en el campo correspondiente. - Ambos pueden ver y editar la reserva mientras tengan los permisos activos. - Por defecto, los agentes pueden ver reservas ajenas, pero **no pueden editarlas**, a menos que se les otorgue permiso específico. - Funciones como imprimir vouchers o certificados dependerán de si pueden visualizar la reserva en pantalla. ##### **Gestión de Pagos** - Los permisos de pago (registro, modificación, eliminación) pueden ser limitados por tipo de usuario. - Solo los usuarios con roles administrativos o permisos personalizados pueden acceder a pagos ajenos. ##### **Permisos en Etiquetas de Viajes y Reservas** - El permiso **“editar etiquetas”** permite modificar etiquetas dentro de una reserva, sin importar si el registro es propio o ajeno. - Este permiso suele asignarse a roles como contabilidad o administrativos, quienes necesitan clasificar registros aunque no sean los creadores. ##### **Permisos en Notas de Seguimiento** *(Próximamente disponible)* - El módulo de notas de seguimiento incluirá permisos específicos para: - Visualizar notas. - Registrar notas. - Editar o eliminar notas según su creador. - Controlar acceso por usuario y entidad asignada. - Se aplicará el mismo criterio de propiedad (propio/ajeno) y se complementará con permisos para notificaciones. # Puntos de encuentro Los puntos de encuentro son las ubicaciones designadas para el inicio del recorrido o el lugar donde se reúnen los participantes. También son los puntos donde la ruta del tour puede pasar para recoger a los viajeros. # ¿Cómo crear puntos de encuentro? El módulo de puntos de encuentro se encuentra disponible a través del menú Principal. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-04/1mJKWPrNmJSAgcUL-image.png) ##### Para crear un nuevo punto de encuentro, sigue estos pasos: 1. Haz clic en el botón "Crear punto de encuentro". 2. Se abrirá una ventana con tres campos para completar: ❖ **Nombre:** Ingresa un nombre corto para identificar el lugar de encuentro. ❖ **Hora:** Define la hora establecida para el encuentro. ❖ **Dirección o nombre del lugar:** Escribe la ubicación; el sistema mostrará automáticamente el mapa de Google. ❖ **Descripción:** Proporciona detalles clave del lugar para una mejor orientación. 3. Una vez completados los campos, guarda la información. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-03/PT8E7WizKI88YDGz-image.png) # Puntos de encuentro en la plantilla Al crear o modificar una plantilla de producto o reserva, puedes seleccionar y agregar uno o más puntos de encuentro previamente registrados según las necesidades del servicio. Si no existen puntos de encuentro creados, es posible agregar uno nuevo desde la opción "Nuevo punto de encuentro", completando los campos de nombre, hora, dirección o nombre del lugar y descripción. Con la nueva integración de Google Maps, al ingresar la dirección se mostrará automáticamente la ubicación en el mapa, y de forma opcional se pueden incluir la URL del mapa y las coordenadas para una referencia más precisa. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-03/QpuLSdnTUrvta6Zz-image.png) #### **Configurar puntos de encuentros para una reserva sin lista de pasajeros.** - **Parámetros > Impresión > Mostrar puntos de encuentro del viaje en reservas que no tengan personas en el listado de pasajeros. ** - - Si tienes este check desmarcado, no se mostrarán los puntos de encuentro en una reserva que no tenga un listado de pasajeros. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/MjcvlAZRpf9s6A06-image.png) **Nota:** Esto no mostrará los puntos de encuentro en una reserva sin pasajeros - Si tienes este check marcado, se mostrarán los puntos de encuentro en la reserva, así no tengan pasajeros [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/iyHlAczTZa6FIA1Z-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2026-03/NNBczfuDljNwL8PQ-image.png) # Programador de viajes # ¿Cómo Programar un Viaje? Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Programación de viajes: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/bWnYe7qDwPdlvkej-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/Sda0BPpoY0ZKA9fj-image.png) - En el módulo de programación de viajes haz clic en el botón **Crear**. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/GWynS3d4tLhFeyQ5-image.png) - Escribe el nombre del producto para facilitar su búsqueda. - Selecciona el producto de la lista. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/y4gpeY8SAOg6HUyk-image.png) - Establece la fecha en la que operará el servicio. Puedes elegir entre: - Una fecha específica. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/PtcPyi8mPJVWVhv0-image.png) - Todos los días dentro de un rango de fechas. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/8Dtquu7V6DqhIIXB-image.png) - Días específicos de la semana dentro de un rango de fechas. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/jnWWTgEXtq2SQzB0-image.png) - Una vez configuradas las fechas, haz clic en **Guardar** [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/OhwkX7aQpyZPot5Z-image.png) # Cuentas Bancarias # Cuentas Bancarias Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Cuentas bancarias: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/bWnYe7qDwPdlvkej-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/a0Ih7fcorb4xpnZP-image.png) El **Módulo de Cuentas Bancarias** permite registrar, visualizar y administrar de manera centralizada todas las cuentas asociadas a la agencia. Estas cuentas están directamente vinculadas con los abonos y pagos de las reservas, garantizando trazabilidad y control financiero en cada transacción. #### **Funcionalidades Principales** Desde una interfaz clara y dinámica, los usuarios pueden: - **Registrar nuevas cuentas** asociadas a diferentes bancos o medios de pago. - **Visualizar balances actualizados** de cada cuenta en tiempo real. - **Filtrar y buscar registros** según múltiples criterios. - **Editar o inactivar cuentas** cuando sea necesario. #### **Datos que debe contener cada cuenta** Para garantizar una correcta identificación y funcionamiento, cada cuenta registrada incluye los siguientes campos obligatorios: - **Nombre de la cuenta** - **Número de cuenta** - **Tipo de cuenta** (Ahorros, Corriente, Efectivo, etc.) - **Moneda utilizada** - **Nombre del banco o entidad** - **Balance de apertura** - **Estado** #### **Herramientas de Consulta y Gestión** Este módulo ha sido mejorado con funciones que optimizan la administración de los registros: - **Búsqueda rápida:** por nombre o número de cuenta. - **Filtro por estado:** permite mostrar solo las cuentas activas o inactivas. - **Filtro por fecha:** selección de intervalos personalizados ("desde" y "hasta") para consultar el comportamiento de las cuentas en un rango específico. - **Botones de acción rápida:** para editar o gestionar las cuentas directamente desde la tabla principal. - **Visualización de balances:** se muestran tanto el balance de apertura como el balance actual de cada cuenta. #### **Ventajas del Módulo** - Mayor control sobre los flujos de dinero. - Integración directa con módulos de reservas y pagos. - Visibilidad clara del estado financiero de la agencia. - Soporte para múltiples entidades financieras. #### **¿Cómo crear una cuenta bancaria?** - Hacer clic en "Crear": Inicia el proceso de registro. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/L1Msbj0flZifmgD6-image.png) - **Diligenciar la información requerida:** Completar los campos con los datos necesarios. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/YX3j2wuKo2ORK3lT-image.png) #### **¿Cómo inactivar una cuenta bancaria?** - **Desde el formulario de edición:** - Al ingresar al formulario mediante el botón de editar, ubica el campo *Estado*, cambia la opción de “Activo” a “Inactivo” y guarda los cambios. El elemento quedará inactivado una vez guardado. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/lOSPcySbHqERE6HC-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/NTtOkKWkZOezyQpS-image.png)[](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/FDu9mBtYzVu17Gau-image.png) #### **¿Cómo activar una cuenta bancaria?** - Debemos de filtrar por estado inactivo para que el sistema muestre el listado de las cuentas bancarias que están inactivos. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/HnMtxRgONiBJmEMo-image.png) - **Desde el formulario de edición:** - Al ingresar al formulario mediante el botón de editar, ubica el campo *Estado*, cambia la opción de “Inactivo” a “Activo” y guarda los cambios. El elemento quedará inactivado una vez guardado. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/mJNyF7nWRsO4IXFM-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/JYh9f94OBFu6NJg8-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/avPpXqNkSi7Y5pRK-image.png) # Impuestos # Impuestos Se podrá acceder desde el menú principal, haciendo clic en el ícono de Hamburguesa y luego seleccionando el botón Impuestos: [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/bWnYe7qDwPdlvkej-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-12/IojVhzOMgkNRlpmE-image.png) En el módulo de Impuestos se gestionan las tasas aplicadas en los diferentes procesos de la agencia. Se cuenta con filtros de búsqueda por nombre y por estado (activo o inactivo), lo que permite localizar fácilmente los impuestos registrados. Para crear un nuevo impuesto, se debe presionar el ícono de **nuevo** y completar el formulario con el nombre, la tasa en porcentaje (%), el tipo de impuesto (actualmente solo disponible: retención) y el estado correspondiente. Una vez guardado, el impuesto queda disponible para su uso. [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/XnwDQv2kyMtY6u6N-image.png) [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/qdo1UM2Kk0wQTqVM-image.png) # Estado del sistema El módulo "Estado del Sistema" permite al administrador supervisar de manera detallada la situación general del software y de la agencia de viajes. Desde este apartado, el administrador puede: Visualizar el estado de la licencia: Información sobre la vigencia y validez de la licencia del software, asegurando que la agencia esté siempre en cumplimiento. Verificar la información de la agencia: El sistema muestra un resumen con los detalles actuales de la agencia, incluyendo su estado y cualquier información relevante. Supervisar el estado del servidor: Ofrece un reporte sobre el estado de la información del servidor, permitiendo identificar posibles problemas o necesidades de mantenimiento. Gestionar las copias de seguridad: Muestra una lista de las copias de seguridad realizadas por el sistema, lo que garantiza la integridad y recuperación de datos en caso de ser necesario. # Licencia El módulo "Licencia" proporciona toda la información relacionada con la licencia adquirida por la agencia de viajes, permitiendo a los usuarios gestionar y supervisar su estado de forma eficaz. Este módulo facilita la administración de los recursos disponibles y asegura que el sistema funcione dentro de los parámetros de la suscripción actual. A continuación, se detallan las principales funciones e información que ofrece el módulo: ##### Información de tu licencia| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/L7xWjvQqdmqbRUNW-image.png) | Muestra un contador regresivo con el número de días que quedan antes de que la licencia deba ser renovada, ayudando a anticipar la fecha de expiración. **Botón de renovación:** Incluye un botón de pagos que permite renovar la licencia de manera sencilla cuando sea necesario |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/JD6WbLG21HonDBWm-image.png) | Indica el valor mensual de la licencia, la fecha de activación, la última fecha de renovación y el número de días transcurridos desde la última renovación. |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/nuDhAJPnWV0KvHFs-image.png) | Límite de ventas mensuales: Define el número máximo de reservas que pueden realizarse mensualmente, según el tipo de licencia adquirida. Al alcanzar el límite, el sistema no permitirá realizar más reservas hasta que se actualice a una suscripción superior o se amplíe el límite. |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/JKcOJyiXnsnTEgCO-image.png) | Límite de usuarios: Muestra la cantidad máxima de usuarios que pueden registrarse y utilizar el sistema, según el plan actual. Si se alcanza el número máximo, existe la opción de actualizar a una licencia superior o pagar por la adición de un nuevo usuario. |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-08/3eq0kgmfQPB2qrQI-image.png) | Permite seleccionar el año a trabajar |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-08/4tT6iyWT7gnKpWMs-image.png) | Permite seleccionar el mes a trabajar |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-08/XWameMeJbDxjOTFo-image.png) | Permite leer el tipo de cierre de mes |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-08/5RAr0kaTb0ASy0BF-image.png) | Permite recalcular la base comisionable de las reservas del mes seleccionado |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-08/ltWy54jldlMW8TDL-image.png) | Permite establecer el porcentaje de comisión sobre tasa administrativa de las reservas del mes seleccionado |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-08/06ykmEmx1GNgSA9m-image.png) | Permite establecer el porcentaje de impuestos sobre ingresos propios de las reservas del mes seleccionado |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-08/deog60FR5IvgzFxi-image.png) | Permite establecer vuelos como no comisionables en las reservas del mes seleccionado |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-08/PQX0xPDxGql5GRWn-image.png) | Permite establecer el porcentaje de comisión según ventas de las reservas del mes seleccionado. |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-09/bT70rjvWVAxq6dtb-image.png) | Permite recargar los datos de la página |
| [](https://v4.docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-09/Eo3n26ptoUSrDgtV-image.png) | Este botón **ejecuta el cierre definitivo del mes seleccionado** |
| Parámetro | Descripción | Obligatorio | Formato |
|---|---|---|---|
| `take` | Cantidad de registros a mostrar | ✅ Sí | Número entero |
| `skip` | Cantidad de registros a omitir antes de iniciar la búsqueda | ❌ No | Número entero |
| `date_from`, `date_to` | Rango de fechas según el endpoint | ❌ No | `YYYY-MM-DD` |
| Parámetro | Tipo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|---|
| filters\[status\] | string | No | Estado de la moneda. Ej: `activo` |
| skip | integer | No | Cantidad de registros a omitir. Ej: `0` |
| take | integer | Sí | Cantidad de registros a retornar. Ej: `10` |
| Parámetro | Descripción |
|---|---|
| `take` | Cantidad de registros a retornar (obligatorio). |
| `skip` | Cantidad de registros a omitir. |
| `birthday_from` y `birthday_to` | Rango de fechas de nacimiento (opcional). |
| `ids[]` | Lista de identificadores específicos (opcional). |
| Parámetro | Descripción |
|---|---|
| `assignment_date_from`, `assignment_date_to` | Fecha de asignación del viaje. |
| `trip_date_from`, `trip_date_to` | Fecha del viaje. |
| `skip`, `take` | Control de paginación. |
| Parámetro | Tipo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|---|
| filters\[city\] | string | No | Ciudad de la ubicación. Ej: *San José* |
| filters\[country\] | string | No | País de la ubicación. Ej: *Costa Rica* |
| filters\[status\] | string | No | Estado de la ubicación. Ej: *activo* |
| skip | integer | No | Registros a omitir. Ej: 0 |
| take | integer | Sí | Registros a retornar. Ej: *10* |
| Parámetro | Descripción |
|---|---|
| **take** | Cantidad de registros a retornar (obligatorio). |
| **skip** | Cantidad de registros a omitir. |
| **filters\[payment\_ids\]** | IDs de pagos separados por comas (opcional). |
| **filters\[reservation\_id\]** | ID de la reserva asociada (opcional). |
| **filters\[date\_from\]** | Fecha inicial del rango de pago (Y-m-d) (opcional). |
| **filters\[date\_to\]** | Fecha final del rango de pago (Y-m-d) (opcional). |
| **filters\[currency\_code\]** | Código de moneda del pago, ej: USD (opcional). |
| **filters\[method\]** | Slug del método de pago, ej: efectivo (opcional). |
| **filters\[payer\_identification\]** | Identificación del pagador (opcional). |
| Parámetro | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
| **id** | integer | Identificador del pago que se desea consultar (obligatorio). |
| Parámetro | Tipo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|---|
| filters\[status\] | string | No | Filtra por estado (activo/inactivo) |
| skip | integer | No | Registros a omitir |
| take | integer | Sí | Registros a retornar (máximo permitido) |
| Parámetro | Tipo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|---|
| skip | integer | No | Cantidad de registros a omitir. Ej: 0 |
| take | integer | Sí | Cantidad de registros a retornar. Ej: 10 |
| Parámetro | Descripción |
|---|---|
| `assignment_date_from`, `assignment_date_to` | Fecha de asignación del viaje. |
| `trip_date_from`, `trip_date_to` | Fecha del viaje. |
| `skip`, `take` | Control de paginación. |
| Parámetro | Tipo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|---|
| filters\[status\] | string | No | Estado de la categoría. Ej: *activo* |
| skip | integer | No | Registros a omitir. Ej: 0 |
| take | integer | Sí | Registros a retornar. Ej: *10* |
| Parámetro | Tipo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|---|
| filters\[document\] | string | No | Número de documento del proveedor |
| filters\[status\] | string | No | Estado del proveedor (activo / inactivo) |
| filters\[user\_ids\] | string | No | IDs separados por comas |
| skip | integer | No | Cantidad de registros a omitir |
| take | integer | Sí | Cantidad de registros a retornar |
| Parámetro | Tipo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|---|
| filters\[document\] | string | No | Número de documento del usuario |
| filters\[status\] | string | No | Estado del usuario (activo / inactivo) |
| filters\[user\_ids\] | string | No | IDs separados por comas |
| skip | integer | No | Cantidad de registros a omitir |
| take | integer | Sí | Cantidad de registros a retornar |
| Parámetro | Tipo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|---|
| filters\[plan\_id\] | integer | No | ID del plan |
| filters\[plan\_type\] | string | No | Tipo de plan (ej. alojamiento) |
| search | string | No | Término de búsqueda |
| skip | integer | No | Cantidad de registros a omitir |
| take | integer | Sí | Cantidad de registros a retornar |
| Característica | Facturación de Clientes | Viajes |
|---|---|---|
| Nivel de detalle | Por reserva | Por viaje |
| Utilidad | Detallada | Consolidada |
| Análisis de comisiones | Sí | Sí (global) |
| Análisis por cliente | Sí | No |
| Característica | Pagos por Reserva | Historial de Pagos |
|---|---|---|
| Nivel de análisis | Reserva | Pago |
| Agrupación | Por reserva | No |
| Fecha principal | Fecha de viaje | Fecha de registro del pago |
| Uso contable | Parcial | Principal |
| Conciliación bancaria | No recomendado | Recomendado |